Bonjour chers administrateurs de WESTAF !
Il se passe tellement de choses à WESTAF en ce moment, je suis donc très heureux de vous voir tous à notre réunion virtuelle ce jeudi 21 mai. Merci beaucoup pour votre implication dans tout ce qui concerne WESTAF. Nous réalisons à quel point il est devenu complexe et déroutant pour nous tous de naviguer dans ce nouveau monde, donc le fait que vous preniez ce temps pour concentrer votre attention et votre expertise sur WESTAF signifie énormément et est profondément apprécié. Allons-y directement :

RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE WESTAF CE MERCREDI ET JEUDI (CG)
Vendredi, l'ensemble du conseil d'administration a également reçu un ordre du jour et un dossier pour la réunion virtuelle du conseil d'administration du jeudi 21 mai de 14h00 à 16h30 MDT. Les comités exécutif et de développement ont également reçu leurs ordres du jour et leurs dossiers du conseil pour leurs réunions du mercredi 20 mai. Je suis presque sûr qu'il s'agit de la première réunion complète et régulière du conseil d'administration qui se soit tenue par vidéoconférence. Si vous n'avez pas reçu le dossier ou si vous avez des questions de dernière minute sur la réunion, veuillez me contacter ou contacter Natalie Scherlong et nous vous fournirons tout ce dont vous avez besoin.

PLAN DE RETOUR AU BUREAU DE WESTAF (CG)
La semaine dernière, WESTAF a officiellement publié son plan de retour au bureau à l'ensemble de l'équipe WESTAF. Nous avons lancé ce processus il y a plusieurs semaines avec une enquête d'équipe qui évaluait l'appétit et la volonté - en tant que groupe et individuellement - autour de ce processus. Avec ces données, nous avons formulé le plan de retour au bureau de WESTAF comprenant cinq phases de deux semaines. Nous resterons, avancerons ou reculerons à chaque phase, en examinant le taux d'incidence cumulé sur deux semaines et la courbe épidémique actuelle mise à jour fréquemment par le ministère de la Santé publique et de l'Environnement et le Centre des opérations d'urgence de l'État du Colorado. L'approche des phases de deux semaines est calquée sur les critères de sélection des directives du CDC. À chaque marqueur de deux semaines, nous déterminerons si nous devons rester dans notre phase actuelle, passer à la phase suivante ou revenir à une phase précédente. À partir du lundi 18 mai, nous commencerons à surveiller notre première période de deux semaines. Nous resterons dans notre statut actuel de télétravail pendant cette période. Si les données indiquent une amélioration encourageante, nous lancerons la phase 1 le lundi 1er juin. Si ce n’est pas le cas, nous ne le ferons pas. Il est probable que le nombre de nouveaux cas de coronavirus augmente, comme nous l’avons déjà constaté dans d’autres pays, États et comtés, y compris Denver. Je tiens donc à souligner que nous ne sommes pas pressés. Nous serons patients et réfléchissons à chaque phase. Rien ne presse. La confiance est très importante, il appartient donc à chaque membre du personnel de décider dans quelle mesure il souhaite s’engager dans le plan, le cas échéant, ou si les circonstances personnelles lui permettent même de le faire, maintenant ou plus tard. « Alors pourquoi tout faire ? » est une question à laquelle nous nous sommes attaqués. Eh bien, nous devons être capables de mesurer, de suivre et d’enregistrer nos progrès et nos échecs. Nous devons établir des repères en cours de route et nous avons besoin d’un cadre de langage et de compréhension communs autour des précautions de santé et de sécurité lorsque nous parlons de ce à quoi pourrait ressembler un retour à la vie de bureau normale. Attendre de voir indéfiniment sans aucun plan en place peut également être sa propre source d’anxiété. Nous avons également été encouragés par un bref message vidéo adressé à tous les membres du personnel par la présidente du conseil d'administration, Tamara Alvarado, ce qui était génial !

RÉPONSE DE WESTAF AU COVID-19 (DH)
783 réponses ont été reçues pour l'enquête WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey, et ce projet de rapport analyse les résultats finaux de l'enquête. L'enquête a pris fin le 1er mai et les résultats complets seront publiés plus tard ce mois-ci. Les premiers résultats ont été partagés avec les agences artistiques des États et les responsables de la défense des arts des États de la région, et ont été utilisés dans la contribution de WESTAF à la soumission collaborative initiale du RAO à la Fondation Mellon. WESTAF continue de réviser les pages Web COVID-19 Update et Resources sur notre site Web, et une présentation/briefing qui fournit des informations plus approfondies est également révisée chaque semaine et continue d'être partagée avec les organisations de services artistiques et les bailleurs de fonds des arts dans l'Ouest et au niveau national alors que nous discutons des moyens de fournir un soulagement au domaine. Les pages COVID-19 Resources et COVID-19 Update ont été les plus consultées sur le site Web de WESTAF en mars et avril, et au total, la page Update a enregistré 822 pages vues et la page Resources 3 849 pages vues.

FONDS DE SECOURS WESTAF CARES POUR LES ORGANISATIONS (CD)
La clôture officielle des candidatures au Fonds de secours WESTAF CARES pour les organisations a eu lieu le lundi 11 mai. Avec plus de 400 candidats provenant des 13 États, l’équipe a déterminé qu’il serait avantageux de prolonger la date limite pour 3 États ayant un faible nombre de candidatures – l’Alaska, le Nevada et le Wyoming. La semaine du 18 mai, Chrissy et Madalena finaliseront les candidatures et se prépareront à passer à la phase suivante du processus, qui consiste à orienter et à réunir 4 panels distincts de 16 bénévoles des 13 États de la région WESTAF sur trois jours – du 15 au 17 juin. Les recommandations de financement finales seront formulées la dernière semaine de juin avec une approbation et une annonce d’ici la fin du mois.
SOUTIEN DE L'OUEST À L'ACTION DE L'ÉTAT OU AUX BUDGETS DES AGENCES ARTISTIQUES DE L'ÉTAT (DH)
WESTAF s’engage auprès des agences artistiques nationales de la région qui anticipent et subissent des coupes budgétaires proposées. Plus récemment, nous avons répondu à une demande de renseignements de Colorado Creative Industries (CCI), qui nous invitait à formuler des recommandations sur les mesures à prendre pour répondre à une recommandation du personnel du Comité mixte du budget visant à interrompre le transfert des fonds de jeu à l’agence. Cette action, sans aucune autre proposition de financement ultérieur, aurait conduit CCI à cesser ses activités. En étroite collaboration avec l’organisation de défense des droits de l’État Arts for Colorado et le lobbyiste soutenu par WESTAF au Colorado, WESTAF a envoyé des appels aux législateurs du JBC et aux législateurs du Caucus des Arts de l’État, leur demandant respectueusement de continuer à financer CCI par l’État. WESTAF a également organisé une alerte de plaidoyer auprès de nos réseaux du Colorado pour les encourager à écrire à leurs législateurs pour exprimer leur soutien à CCI. (Cette alerte de plaidoyer a eu un taux d'ouverture de 41,8% et un taux de clic de 19,5%, et MarComms travaille en étroite collaboration avec Alliances, Advocacy et Policy pour utiliser cette campagne rapidement déployée afin de développer une stratégie pour toute campagne future.) Le lundi 11 mai, le directeur du Bureau de la planification et de la budgétisation de l'État du Colorado a révélé une nouvelle recommandation alternative qui fournirait un financement CCI (bien que réduit) à partir des fonds généraux, qui a été suscitée par une question du sénateur du Colorado Zenzinger, qui a déclaré avoir reçu un nombre important de lettres de défenseurs des arts. WESTAF continue de surveiller la situation et est prêt à répondre par de nouvelles mesures. WESTAF est également en pourparlers avec des groupes de défense des arts de la région au sujet d'actions coordonnées dans leurs États liées à des sessions législatives spéciales examinant les finances de l'État qui pourraient avoir un impact négatif sur les budgets des agences artistiques de l'État.
POLITIQUE D'ENGAGEMENT PUBLIC ET DE PLAIDOYER DE WESTAF (DH)
Sachant que WESTAF augmente ses activités d'engagement public et de plaidoyer, David a élaboré un projet de politique d'engagement public et de plaidoyer pour l'approbation du conseil d'administration qui clarifie, consolide et communique la position de WESTAF sur les déclarations publiques, la gestion des programmes de financement de plaidoyer et l'engagement dans le plaidoyer direct.
FONDS RÉGIONAL DE RÉSILIENCE ARTISTIQUE DES ÉTATS-UNIS (CG)
Comme indiqué précédemment, grâce à une subvention de $10MM de la Fondation Andrew W. Mellon, les RAO américaines lancent un fonds de résilience qui fournira des subventions non correspondantes aux organisations artistiques et culturelles des États-Unis confrontées à des difficultés économiques causées par la pandémie de COVID-19. Le fonds ciblera les organisations rurales et urbaines qui ont un impact à l'échelle de l'État, régionale ou nationale. Les subventions s'échelonneront de $30 000 à 75 000 000 et soutiendront les organisations artistiques de petite et moyenne taille de toutes les disciplines artistiques, en particulier celles qui manquent historiquement de ressources et celles qui représentent des populations, des communautés et des formes d'art sous-financées. Le fonds peut prendre en charge les dépenses liées aux opérations générales, aux activités de réponse immédiate, à la planification de scénarios futurs, au soutien aux nouveaux besoins des médias, à l'aide aux coûts des collaborations et aux coûts associés à l'aide aux organisations pour réimaginer leur travail et accroître leur résilience. Il s'appuiera sur une philanthropie fondée sur la confiance, offrant une flexibilité aux organisations et à leurs dirigeants afin qu'ils puissent orienter les fonds vers leurs besoins et opportunités les plus urgents. Et cela permettra de faire progresser les efforts continus de notre domaine pour créer et soutenir de nouveaux systèmes de financement équitables. Les RAO prévoient de continuer à collecter des fonds autour du fonds avec un objectif d'au moins $2,5MM-$5MM de financement supplémentaire au cours des 1 à 2 prochaines années.
WESTAF ENGAGÉ DANS DES DISCUSSIONS SUR DES PROGRAMMES DE TYPE WPA AU NIVEAU RÉGIONAL ET NATIONAL (DH)
Suite à des conversations entre RAO et Michael Orlove, directeur des partenariats étatiques, régionaux et locaux et des activités internationales de l'Arts Endowment, Christian et David ont rencontré Rachel Chanoff, directrice de The Office Performing Arts + Film, une société de production et de curation indépendante basée à New York et à Londres, qui a développé un concept pour un programme Artists at Work (AAW) qui soutiendra les artistes individuels travaillant dans des centres culturels, d'abord par le biais d'un projet pilote dans l'ouest du Massachusetts. David a mis en contact avec The Office les membres du réseau WESTAF qui travaillent sur des initiatives similaires dans les États de la région, et s'entretient avec Randy Engstrom, directeur du Bureau des arts et de la culture de la ville de Seattle, qui a proposé un programme de type Works Progress Administration (WPA) englobant l'apprentissage des arts, les arts et la santé mentale, et l'art public. Christian et Torrie Allen, directrice exécutive d'Arts Midwest, ont été invités à rejoindre un groupe de travail national qui explorera la possibilité de développer un ou plusieurs programmes de ce type à l'échelle nationale. WESTAF a fourni des recommandations et des informations aux réseaux engagés dans ce travail et explorera cette nouvelle direction possible de la politique culturelle qui s'appuie sur des antécédents tels que le Projet fédéral One de la WPA et les programmes d'arts communautaires de l'Accord économique et commercial global, qui ont tous deux utilisé des programmes d'emploi et de travaux publics pour employer des artistes et soutenir les arts communautaires, l'art public et la pratique sociale. 
RÉSEAU DE PLAIDOYER DES ARTS DE L'OUEST — WAAN (DH)
Des appels mensuels WAAN sont prévus jusqu'en juin, et les notes des discussions de la première réunion ont été partagées avec le réseau. La première réunion du 24 avril a réuni les dirigeants de l'Alaska Arts & Culture Foundation, de l'Alaska State Council on the Arts, d'Arizona Citizens for the Arts, d'Arts for Colorado, de Californians for the Arts, de l'Idaho Commission on the Arts, d'Inspire Washington, du Nevada Arts Council, de l'Utah Cultural Alliance et de la Wyoming Arts Alliance. Les dirigeants de Montana Cultural Advocacy, Cultural Alliance Nevada, Creative New Mexico et Cultural Advocacy Coalition (Oregon), qui sont également membres du réseau mais n'ont pas pu assister au premier appel, ont été contactés par téléphone et par courrier électronique. 
WESTAF PREND SOIN DES ÎLES MARIANNES DU NORD (DH)
Comme indiqué précédemment, l'Arts Endowment a demandé à WESTAF d'administrer le financement CARES Relief pour les îles Mariannes du Nord. La planification du programme WESTAF CARES pour les îles Mariannes du Nord a commencé et Chrissy, Madalena et David ont un appel de suivi avec Parker Yobei, directeur exécutif du Commonwealth Council for Arts and Culture, après quoi les détails sur les critères d'éligibilité et d'examen du programme, les directives et le calendrier seront finalisés.
TOURWEST (CD)
L’équipe de TourWest (Lani Morris, Chrissy Deal, Madalena Salazar) a eu une séance d’orientation réussie avec les sept membres du jury qui examineront plus de 250 candidatures TourWest ce mois-ci avant la réunion du jury du 18 juin. Ce léger « temps mort » permettra à l’équipe de se concentrer sur les bénéficiaires de subventions de 2019 qui souffrent des effets de la COVID-19 sur les salles de spectacle et les diffuseurs.
PLAN STRATÉGIQUE (NS)
La semaine dernière, Natalie Scherlong a eu des réunions productives avec Leah et David. Depuis, elle a mené ses propres recherches stratégiques et a traité les ressources qui lui ont été communiquées afin d’identifier les prochaines étapes pour faire avancer le travail des cohortes. Entre-temps, Natalie a intégré de nouveaux membres du personnel à temps plein dans les cohortes qui correspondent le mieux à leurs domaines d’intérêt. La réunion du conseil d’administration approchant à grands pas, elle a concentré une grande partie de son attention sur ces préparatifs, et Natalie est ravie de partager sa première mise à jour de planification stratégique avec le conseil jeudi prochain. 
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
WESTAF a reçu un prêt du programme de protection des salaires d'un montant total de 14377 000 TTP. L'équipe veillera à ce que les dossiers appropriés soient soumis pour remise de dette, comme l'exigent la Small Business Administration et l'USBank. Il est prévu que WESTAF utilisera environ 14346 000 TTP de ce prêt pour les dépenses autorisées et restituera le reste à moins qu'il n'y ait un assouplissement des conditions du prêt. L'équipe se prépare à une mise à niveau du serveur financier et de Great Plains, notre logiciel de comptabilité. La mise à niveau aura lieu ce lundi et ce mardi, lorsque les deux systèmes seront hors service. Becca continue de travailler avec Christian sur le plan de retour au bureau et la logistique correspondante. Amy élabore les documents budgétaires de l'exercice 21 qui seront utilisés par le personnel pour établir leurs budgets d'ici la fin juin. Le calendrier budgétaire sera examiné lors de la réunion du conseil d'administration de mai. 
AFFAIRES GÉNÉRALES (SL, CV)
Les équipes commerciales ont commencé la planification initiale du budget de l'exercice 21. Sur la base du plan stratégique de WESTAF, les équipes commerciales ont mis en œuvre les objectifs et les résultats clés (OKR) comme outil de définition des objectifs afin de maximiser l'alignement et la transparence lors de la poursuite d'objectifs ambitieux au cours de l'exercice 20. Pour la planification budgétaire de l'exercice 21, les équipes commerciales examineront les OKR de l'exercice 20 afin d'évaluer les succès et les défis afin d'éclairer les plans pour l'année suivante. Après avoir utilisé le processus OKR pour aligner les initiatives individuelles des produits SaaS sur le plan stratégique, les équipes commerciales examineront les OKR de l'exercice 21 pour en déterminer les impacts financiers et tiendront compte de ces impacts lors de l'élaboration de leur budget pour l'exercice 21. 
CAFÉ (CV)
CaFE organisera un webinaire mensuel gratuit sur la manière dont les administrateurs peuvent créer une meilleure application. Ces webinaires font partie des efforts continus de fidélisation de la clientèle. Nous avons connu un mois d'avril lent pour les nouvelles ventes, avec seulement un nouveau client ajouté. Nous espérons rebondir avec une campagne marketing récemment lancée qui ciblera les anciens clients de CaFE. La campagne, qui comprendra du publipostage à un public ciblé et des publicités vidéo, met fortement l'accent sur les raisons pour lesquelles choisir CaFE signifie également choisir de soutenir les arts. Nous avons embauché Kenneth Cho comme nouveau coordinateur des ventes pour CaFE et ZAPP. Cho a récemment déménagé à Denver depuis la région de DC et possède de nombreuses années d'expérience en ventes entrantes et sortantes dans les secteurs de l'alimentation et du voyage. 
CVSUITE (KE)
L'équipe CVSuite lance une nouvelle initiative de rapport d'impact COVID-19 et élabore une stratégie pour intégrer cette initiative en tant que service de CVSuite. Nous avons produit des rapports pour le Colorado, la Californie et Washington. Les rapports seront initialement partagés via nos réseaux politiques. L'équipe a choisi de mettre en œuvre cette initiative avant de poursuivre nos projets marketing prévus dans le but d'être plus réactive face au COVID-19. La semaine dernière, nous avons découvert un bug dans les rapports d'impact spécialisés en raison d'un changement non annoncé des identifiants de code de comté du fournisseur de données CVSuite Emsi. La lenteur de la réponse d'Emsi a retardé la résolution de quelques jours, mais le problème est désormais résolu. 
GO SMART (JG)
GO Smart a eu deux démonstrations prometteuses avec l'arrondissement de Matanuska-Susitna en Alaska, un client potentiel qui pourrait générer jusqu'à $5 250 de revenus annuels. L'arrondissement a reçu notre campagne de marketing proposant une remise sur COVID ou de nouveaux programmes et Jessica a continué à faire des offres jusqu'à ce que l'arrondissement nous contacte. TourWest a clôturé avec succès le 1/5/20 sans aucun problème technique, et l'orientation des panélistes s'est bien déroulée. La subvention WESTAF CARES a été ouverte le 6 mai et clôturée à 17h00 le 11 mai en raison d'une réponse écrasante. La subvention a reçu 415 candidatures. Jessica a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de responsabilité sociale et d'inclusion pour ajuster le processus afin d'augmenter le nombre de candidatures d'organisations éligibles des États qui avaient peu de candidats dans le bassin.  
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
La PAA a fait un effort concerté pour documenter les projets d'art public et les engagements avec les collections d'art public existantes en réponse à la COVID-19. Ces collections seront disponibles sur le site Web des Archives d'art public et regroupées dans une page de ressources spécifique et croissante pour le domaine et les domaines connexes. Nous avons constaté une excellente réponse du domaine jusqu'à présent et prévoyons de mettre en valeur de manière significative le travail de Mural Arts Philadelphia ; Carson City ; Lancaster, PA ; Forecast Public Art ; et Muros basé à Chicago. La PAA est en train de signer un nouveau client, Lancaster Public Art, qui s'abonnera au CMS et aux fonctionnalités de la vitrine de la collection.
ZAPP (CV)
Alors que nous continuons à gérer les annulations, nous décrivons également le travail qui doit être effectué pour l'exercice 21 afin de répondre aux besoins des salons annulés en 2020. Cela comprend des changements opérationnels pour les contrats et les options de paiement et des changements de fonctionnalités du système qui contribueront à une meilleure transparence concernant la disponibilité réelle des stands lors des événements. Nous travaillons également sur les spécifications d'une galerie d'artistes, par salon, qui servirait d'affichage visuel de tous les artistes sélectionnés pour un événement. Bien que cela soit courant sur les sites Web des salons, cela est devenu une priorité plus élevée en raison de la nécessité de transformer les événements en personne en événements virtuels. Comme indiqué ci-dessus, nous avons embauché Kenneth Cho pour diriger nos efforts de vente pour ZAPP et CaFE. Il commence à travailler chez WESTAF le 1er juin.

On se retrouve jeudi !

Avec gratitude,

chrétien