Bonjour, chers administrateurs de WESTAF :
J'espère vraiment que tout le monde est en sécurité et en bonne santé et qu'il tient le coup. Ici à WESTAF, tout va bien, nous nous adaptons de plus en plus au monde virtuel dans lequel nous vivons tous désormais. Allons droit au but :

COVID-19 — RÉPONSE DE WESTAF (DH)
Au cours des deux dernières semaines, l'équipe Alliances, plaidoyer et politique a participé à l'élaboration de la réponse de WESTAF au COVID-19 tout en gérant nos programmes et services existants. Nous avons travaillé avec l'équipe Marketing et communication pour diffuser une enquête auprès de groupes ciblés de contacts WESTAF par courrier électronique et sur les réseaux sociaux de WESTAF. Jusqu'à présent, plus de 560 réponses à l'enquête ont été reçues et David finalise actuellement un rapport qui analyse les résultats initiaux de l'enquête. La page Web de mise à jour COVID-19 sur le site Web de WESTAF est révisée chaque semaine à mesure que de nouveaux développements et de nouvelles données sont publiés. Une présentation/ressource qui fournit des informations plus approfondies est également révisée chaque semaine et est partagée avec les organisations de services artistiques et les bailleurs de fonds artistiques de l'Ouest et du pays. Sur la base d'un examen des documents du programme de financement de relance de l'American Recovery and Reinvestment Act de 2009 (ARRA) de WESTAF de 2009, un cadre pour l'élaboration d'un programme de financement de relance CARES a également été élaboré et partagé avec les membres de l'équipe de ressources de leadership et nos RAO sœurs. 

COVID-19 — STIMULUS DE DOTATION ET DE SOINS ARTISTIQUES (DH)
Le jeudi 26 mars, Christian et David ont participé à un appel avec la haute direction du National Endowment for the Arts et des organisations nationales de services artistiques (telles que la League of American Orchestras, Creative Capital, Sundance Institute) et le mardi 31 mars, ils ont participé à une vidéoconférence avec la direction du Arts Endowment et d'autres organisations artistiques régionales pour commencer à discuter du déploiement du plan de relance CARES par le Fonds. Quarante pour cent des 14475 millions de dollars de relance que le Fonds Arts Endowment recevra dans les mois à venir grâce au CARES Act seront distribués aux agences artistiques des États et aux organisations artistiques régionales. 

COVID-19 — AGENCES ARTISTIQUES DE L'ÉTAT (DH)
Le mercredi 1er avril, Christian et David ont convoqué les directeurs exécutifs des agences artistiques des États lors d'une téléconférence au cours de laquelle ils ont partagé les dernières nouvelles sur les réponses de leurs agences à la pandémie de COVID-19 et son impact sur le secteur des arts et de la culture. Des fonds de secours et des fonds de secours proposés en Arizona, au Colorado et en Oregon ont été partagés lors de cet appel, ainsi que des propositions d'accès au financement de secours à l'échelle de l'État dans d'autres États et des plans pour réorganiser les programmes de subventions existants et lancer de nouveaux programmes pour soutenir le secteur. 

ATELIER VIRTUEL ARTS + L'OUEST RURAL (DH)
Le vendredi 3 avril, Chrissy, Christian et David ont animé l'atelier virtuel Arts + the Rural West pendant trois heures avec 25 participants représentant l'Alliance for California Traditional Arts ; le California Arts Council ; la Commission des arts de l'Idaho ; Epicenter ; Mountain Time Arts ; First Nations Development Institute ; Plains Indian Museum of the Buffalo Bill Center for the West ; LACMA ; National Endowment for the Arts ; Housing Assistance Council/Citizens' Institute on Rural Design ; Rural LISC ; Wichita Falls Alliances for Arts and Culture ; Center for Education, Business, and the Arts ; Advocates for California for Indigeonous Language Survival ; Western Folklife Center ; Artes Americas ; et la ville d'Eagle, Colorado. Au cours de huit séances virtuelles en petits groupes, les participants ont discuté de l'impact de la COVID-19 ; des arts ruraux en tant que stratégie de développement rural ; de la manière dont les communautés rurales façonnent leur vie artistique et culturelle ; des ressources pour les arts et la culture dans les zones rurales ; et des opportunités, des besoins et des défis pour les arts dans l'Ouest rural. Nikiko Masumoto, membre du conseil d'administration de WESTAF, a été un partenaire essentiel dans le développement de cette initiative avec Amy Kitchener et Jen Joy Jameson de l'Alliance for California Traditional Arts. Un compte-rendu de la session de vidéoconférence Zoom et d'autres ressources seront partagés dans les semaines à venir. 

TOURWEST (CD)
Lani, Chrissy et Madalena ont travaillé dur pour répondre aux besoins des bénéficiaires de la bourse TourWest qui ont été touchés par la pandémie de COVID-19. À cette fin, WESTAF a ajusté ses délais pour mieux répondre aux besoins de sa communauté de présentateurs et d'artistes en cette période de crise. La date limite de candidature pour la bourse TourWest 2020 a été prolongée jusqu'au 1er mai 2020 (auparavant 1er avril). Nous avons également prolongé la période de représentation des projets TourWest 2019 jusqu'au 31 décembre 2020 (auparavant 31 août 2020). Plus tôt cette semaine, nous avons contacté de manière proactive les organismes de présentation dont nous n'avons pas eu de nouvelles via un sondage rapide afin de mieux anticiper leurs besoins à court et à long terme. L'équipe envisage actuellement un certain nombre d'options pour soutenir les organismes qui ont été contraints d'annuler une représentation financée, en gardant à l'esprit les directives du programme de tournée régionale établies par le National Endowment for the Arts. Nous tiendrons certainement le conseil d'administration informé de l'élaboration de ces nouvelles stratégies. En attendant, si vous avez des nouvelles des bénéficiaires ou des candidats de TourWest dans vos communautés, n'hésitez pas à les mettre en contact avec Chrissy ou Lani afin qu'ils puissent répondre à leurs questions et les rassurer sur le fait que nous sommes à leurs côtés pendant cette période de grand besoin. 

FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
L'équipe F&A continue de travailler en étroite collaboration avec l'équipe ZAPP sur le traitement des remboursements pour le grand nombre de foires d'art annulées sur le système ZAPP. Lauren et Jessica constatent toutes deux une augmentation de la charge de travail de 300% sur les dépôts quotidiens et le travail de remboursement. Le reste de l'équipe est intervenu pour soutenir le travail de Lauren et Jessica afin de garantir que l'ensemble du département continue de fonctionner sans problème. Les vérifications ZAPP et CaFE se déroulent selon le calendrier prévu. Becca et Amy participent à divers webinaires RH concernant les nouvelles lois FFRCA et CARES, toutes deux promulguées fin mars. En outre, Amy travaille avec Christian et son équipe pour demander le Paycheck Protection Plan, un programme de prêt sur salaire par l'intermédiaire des banques locales et faisant partie de la loi CARES. Le prêt permettrait de couvrir deux mois de paie et d'avantages sociaux et serait entièrement annulé si WESTAF continue comme prévu et ne réduit pas le personnel ou les salaires du personnel d'ici le 30 juin. WESTAF est « en ligne » pour ce prêt, rien n'ayant encore été confirmé au 6 avril.

TECHNOLOGIE (AS)
L'équipe technologique s'est adaptée au travail à domicile, mais il ne s'agit pas seulement de travailler à domicile, mais de travailler à domicile pendant une crise. Les impacts de ce mois sont durables et remodèlent quotidiennement/hebdomadairement/mensuellement les perspectives de notre équipe. L'équipe a terminé avec succès un sprint d'un mois de travail dans toute l'organisation où elle a codé une importante amélioration de ZAPP pour les clients, codé des ajustements GO Smart qui ont résolu des problèmes internes et clients avec GO Smart, un total de 17 demandes distinctes pour avril. L'équipe technologique continue de prendre en charge les serveurs de WESTAF pour Public Art Archive et ses clients, en travaillant à la normalisation, à la stabilisation et à la suppression des modifications et processus ponctuels. Ben continue de fournir un soutien à la conception tout au long des projets technologiques de WESTAF, mais également pour les besoins marketing sur demande. Dans l'ensemble, ce fut le mois le plus productif de l'équipe depuis juin 2019, et elle cherche à continuer à créer ce genre d'élan alors que WESTAF se dirige vers mai. L'équipe est toujours sur le pont pour soutenir et résoudre les problèmes technologiques dans l'organisation de nos serveurs Web, ainsi que dans notre infrastructure de réseau de bureau. Nous avons rencontré quelques problèmes en avril et nous sommes en train de mettre en œuvre un plan d'atténuation pour limiter les actes aléatoires à l'avenir. Veuillez rester en sécurité, tant avec vous-même qu'en ligne. Soyez vigilants et faites attention à ce sur quoi vous cliquez, même si cela est lié à la COVID-19.

CAFÉ (CV)
L'activité CaFE a été étonnamment résiliente à la lumière de tout ce qui se passe dans la communauté artistique et au-delà. En mars, nous avons eu 15 nouveaux clients inscrits, ce qui ne représente qu'une baisse de 16% par rapport au mois de mars de l'exercice 2019. À ce jour, nous avons eu 17 annulations d'événements artistiques via CaFE et 5 reports. Nous continuons de suivre les pistes de notre campagne d'art public ; cependant, Julia Alvarez, coordinatrice des ventes de CaFE et de ZAPP, a démissionné de son poste le 3 avril, donc l'équipe se chargera du travail de vente jusqu'à ce que nous embauchions quelqu'un pour occuper ce poste. 

CVSUITE (KE)
CVSuite continue de communiquer avec les clients touchés par la COVID-19. Les clients dont les contrats expirent le 1er avril ont obtenu une prolongation. Arts Cleveland a confirmé son renouvellement, tandis que le comté de McLean cherche des moyens supplémentaires de financer l'outil. L'Arts Partnership of Greater Spartanburg nous a informés qu'en raison de la COVID-19, il ne renouvellerait pas son contrat à l'expiration de celui-ci en juillet. L'équipe CVSuite lancera la liste des 30 meilleures petites villes créatives dans les prochaines semaines. Nous avons reçu des contributions écrites de trois villes qui figurent sur la liste, et le projet est en phase finale de révision. Nous travaillons également à la publication d'une nouvelle amélioration de l'interface utilisateur de l'outil de données la semaine prochaine. Les paramètres de données, l'année des données et l'emplacement seront désormais centralisés et accessibles sur chaque page. Cela permet à l'utilisateur de mieux comparer les régions, les années et les paramètres de code

GO SMART (JG)
GO Smart offre une réduction 50% sur les programmes d'aide COVID et quatre clients nous ont alertés qu'ils administrent des programmes de financement spéciaux. Nous avons créé un e-mail de campagne avec des ressources COVID pour les arts et des informations sur la réduction pour l'hébergement de programmes d'aide COVID sur le système. L'e-mail a été envoyé à 660 administrateurs de subventions artistiques, dont 132 bénéficiaires ont ouvert la campagne et 27 bénéficiaires l'ont ouvert plus d'une fois et/ou ont cliqué sur des liens. Un e-mail de suivi a été envoyé à 105 des personnes ayant ouvert l'e-mail, 49 destinataires ayant ouvert le suivi. Jessica a personnellement envoyé un e-mail aux 27 destinataires qui ont ouvert l'e-mail plus d'une fois, et 16 destinataires ont ouvert cette réponse. Nous avons publié une mise à jour technique qui rend la version haute résolution d'une image plus accessible à tous les publics. Nous avons également publié deux petites améliorations qui améliorent l'expérience des candidats lors du téléchargement de leurs médias et une correction d'un bogue survenu lors du clonage d'une page de sélection d'échantillons de travail. 

ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
PAA a travaillé avec l'équipe technologique pour résoudre quelques problèmes techniques persistants liés à l'importation de grands ensembles de données. Le premier test de formatage et de nettoyage des données, avec le soutien de Trevor, a démontré une amélioration de l'état des données avant l'importation, et l'équipe continuera à travailler ensemble pour améliorer le processus. Au cours de la semaine dernière, l'équipe a importé plus de 2 200 enregistrements représentant le pourcentage de la collection d'art de l'État de l'Oregon, en plus de la collection de la ville de Coeur D'Alene. Bien que les clients entrants aient été retardés dans leurs processus budgétaires pour finaliser les abonnements à PAA, nous sommes toujours confiants que ces contrats seront honorés. En outre, PAA est susceptible de fournir des outils d'engagement de collection à l'Université de l'Alabama pour promouvoir la collection de peintures murales de l'État.

ZAPP (CV)
Nous continuons à nous concentrer principalement sur les annulations et les reports de festivals. Au 2 avril 2020, nous avons enregistré 121 annulations de spectacles et 72 reports de spectacles pour des événements prévus de mars à septembre. Ces annulations et reports ont eu un impact sur 39 343 demandes d'artistes pour des spectacles, ce qui représente 37% du nombre total de demandes soumises via ZAPP au cours de l'exercice 2020. Nous avons également travaillé avec l'équipe financière pour traiter 3 093 remboursements (principalement des frais de stand dus aux artistes) pour 29 spectacles, pour un total de $857 975. Ces remboursements concernent les sommes transférées que ZAPP collecte et répartit sur les spectacles. Comme prévu, les nouvelles ventes ont diminué pour le mois de mars par rapport à mars de l'exercice 19, bien que nous ayons signé deux nouveaux clients. Nous continuons également à travailler sur les améliorations techniques de ZAPP, tout en réfléchissant aux améliorations que nous n'aurons probablement pas les ressources nécessaires pour réaliser et à celles dont la priorité pourrait diminuer en raison de la COVID-19. 
Respectueusement vôtre,
chrétien