Bonjour, membres du Conseil d’administration de WESTAF :
Merci pour tous les commentaires positifs sur ces récapitulatifs bimensuels. Comme toujours, vos questions et réponses sont les bienvenues et très appréciées. Nous sommes très occupés à WESTAF et nous aimons le travail que nous faisons ! Merci pour votre gestion.
Réunion du conseil d'administration de Bozeman du 15 au 16 mai
Nous sommes en train d'élaborer l'ordre du jour de la réunion du conseil d'administration du 16 mai à Bozeman, MT et de déterminer les invités à inviter à notre dîner de travail le soir du 15 mai. Merci à la fiduciaire et trésorière Cyndy Andrus de nous avoir aidés dans cette démarche, et merci d'avoir travaillé avec notre équipe pour réserver votre voyage et votre hébergement en temps opportun !
Directeur de la recherche en politiques publiques
Jusqu'à présent, nous avons reçu une vingtaine de CV et de lettres de motivation pour ce poste, et nous sommes globalement satisfaits de la qualité et de l'expérience des candidats. Nous souhaitons constituer un bassin de 5 à 7 candidats qualifiés et diversifiés parmi lesquels nous ferons une sélection finale. Une fois ce bassin identifié, nous mettrons en place une « boucle d'entretiens » dans laquelle chaque membre de l'équipe de direction possédera une compétence spécifique que nous recherchons chez le candidat : communication, expérience en politique publique, expérience en arts et culture et compétence en matière d'équité. Chaque intervieweur de l'équipe de direction traitera d'une compétence spécifique, avec des questions préparées à l'intérieur de celle-ci. Une fois l'entretien de tous les candidats terminé, l'intervieweur fera rapport sur cette compétence à l'ensemble du groupe, en offrant des commentaires et des notes ainsi que des notes sur un spectre allant de « pas enclin à embaucher » à « très enclin à embaucher ». Nous sommes en bonne voie pour une date limite d'embauche le 26 juillet.
BARCAT/Plan Stratégique
Nous avons inscrit une « StratPlan Faire » au calendrier de toute l’équipe les 29 et 30 mai. Plutôt que de publier divers documents de plan stratégique (documents de cadrage, directives de cohorte, etc.) en morceaux désincarnés, nous invitons l’équipe à une « StratPlan Faire » pour absorber une session de formation/d’intégration prolongée de toute l’équipe où nous pouvons présenter toutes ces informations en une seule fois, répondre aux questions, traiter les commentaires, profiter d’un coaching professionnel stratégiquement imbriqué autour de la communication et de la collaboration d’équipe, puis nous réunir pour célébrer le lancement de la vision décennale et du plan stratégique. Les cohortes seront ensuite en place pour commencer leur travail à partir de juin. En attendant, l’équipe de direction poursuit son travail de réalignement de la structure de l’équipe sur le modèle BAR CAT.
Agences artistiques nationales
Erin et moi avons eu une conférence téléphonique réussie le 25 mars avec une bonne participation des directeurs généraux de la SAA pour les informer de la réunion précédente du conseil d'administration, de la recherche du directeur des politiques publiques et de quelques autres points. J'ai passé quelques jours merveilleux à Santa Fe, au Nouveau-Mexique, pour apprendre à connaître la communauté locale. J'ai rencontré la directrice par intérim de la commission des arts du Nouveau-Mexique, Jenice Gherib, et son équipe, Randy Randall, responsable de Tourism Santa Fe, et la journée s'est terminée par un délicieux dîner organisé par Creative Santa Fe avec des représentants du NM Museum of Art, du Santa Fe Art Institute, du MoCNA, de l'IAIA et de notre propre Loie Fecteau. Un autre moment fort a été la rencontre avec Nicole Davis, ancienne élève de l'ELC, spécialiste des médias numériques au Georgia O'Keeffe Museum. Ce fut une discussion animée et une excellente introduction pour moi à cette communauté artistique. Appel d'information important avec Andrea Noble-Pelant et Ben Brown du Conseil des Arts de l'État d'Alaska au sujet de leur combat en cours pour préserver $700K de financement de l'État (en outre égalé par le financement de la NEA) dans le budget draconien proposé par le gouverneur Dunleavy. J'ai hâte de passer du temps à Washington, Washington DC, Burlington au RAO Executive Retreat, Phoenix, Reno, Bozeman, Pocatello en avril et mai. J'essaie toujours d'entrer en contact avec Tatiana Gant dans le Montana - c'est la dernière et la seule directrice exécutive de la SAA avec laquelle je n'ai pas pu entrer en contact. Je vais continuer d'essayer. Le « score de connaissance » actuel de la directrice exécutive de la SAA est actuellement de 47/65 (contre 37 quand j'ai commencé !).
Financement NEA de WESTAF pour l'exercice 20
Bonne nouvelle (et toujours confidentielle) : nous avons reçu notre subvention NEA pour l'exercice 2020. Nous ne savons jamais exactement ce qui sera attribué et nous croisons les doigts pour que la part du RAP qui finance une grande partie de nos programmes et certains frais généraux ne diminue pas trop. Cette année, la subvention totale a augmenté de $25 800 pour un total de $1 713 600. La NEA nous a demandé de ne faire aucune annonce publique concernant cette subvention avant le 15 mai, mais c'est une excellente nouvelle !
Tournée Ouest
L'année d'exploitation 2019-2020 marque la 25e saison de TourWest, un programme de tournées et de participation artistique de WESTAF. Cette année, 298 candidatures ont été soumises à l'examen du jury. Le jury est composé de sept présentateurs et leaders artistiques de l'Ouest. Ils connaissent bien les présentations à but non lucratif, ainsi que les objectifs du programme TourWest visant à élargir le public, à renforcer l'engagement communautaire et à proposer des programmes culturels itinérants dans les 13 États de l'Ouest. Cette année, le jury sera présidé par le directeur exécutif d'Arts Northwest, Sam Calhoun, et le jury en personne se réunira à Denver du 13 au 15 mai 2019. Les décisions du jury auront un impact sur la saison de présentation 2019-2020 dans les 13 États de l'Ouest.
Évaluation ELC
WESTAF a engagé la consultante indépendante Andrea Girón Mathern pour mener la toute première évaluation du programme Emerging Leaders of Color ce printemps. Andrea dirigera des groupes de discussion et concevra une enquête pour évaluer l'impact du programme sur la carrière des participants. Nous espérons que les résultats de l'évaluation fourniront à WESTAF des informations précieuses sur la sélection des participants, les stratégies du programme, l'élaboration et la mise en œuvre du programme, l'engagement des anciens élèves et l'impact futur sur le terrain. Vous trouverez plus d'informations sur les résultats à l'été 2019.
Réunion MAC du printemps 2019
Le Comité consultatif multiculturel (MAC) de WESTAF se réunira à Seattle, Washington, les 16 et 17 avril. Le groupe sera rejoint à divers moments au cours des deux jours par les administrateurs Bassem Bejjani, Karen Hanan, Joaquín Herranz, l'ancien administrateur Ricardo Frazer et les membres du réseau ELC de la région de Seattle, Brian Carter, Joshua Heim et Chieko Phillips. En plus d'inviter les leaders culturels de la région de Seattle à un petit-déjeuner et à une conversation sur les avancées importantes en matière d'inclusion et d'équité à Seattle, le comité discutera du plan stratégique et réfléchira à la longue histoire et aux liens personnels avec WESTAF et le travail du MAC.
ZAPP et CaFE
ZAPP est en train de finaliser un accord visant à proposer des mini-consultations lors d'une conférence des directeurs de foires d'art qui se tiendra fin octobre à Alexandria, en Virginie. L'équipe associera probablement cette initiative à une réunion qui coïncidera avec le groupe partenaire de ZAPP et le comité de surveillance. CaFE a récemment lancé un appel interne, Way Out West, pour inviter les artistes de la région occidentale à soumettre des images qui pourront être présentées par l'équipe CaFE sur son site Web, son blog et ses médias sociaux. Près de 200 candidatures ont été soumises à ce jour pour cet appel.
Archives d'art public
La vitrine de gestion des collections des archives d'art public comptera huit clients déployés d'ici la fin avril. L'équipe technique travaillera à la conteneurisation de mai à juin afin que nous soyons prêts à intégrer facilement un afflux constant de nouveaux clients lorsque la responsable de la PAA reviendra de son congé de maternité. De plus, la PAA a terminé une recherche à facettes sur le nouveau site WordPress, dont le déploiement est prévu début mai.
Suite Vitalité Créative
Six des seize modules du programme CVS sont désormais terminés. Evans School UW – Les étudiants du projet de fin d'études de Joaquín Herranz à l'Evans School of Public Policy & Governance de l'UW travaillent avec le Seattle Office of Cultural Affairs pour réaliser une étude sur l'économie créative des groupes démographiques mal desservis. Ils ont accès à CVSuite via Seattle Additional Revenue. Enfin, nous avons reçu l'approbation de l'EMSI pour vendre certains de leurs rapports statiques, ce qui pourrait constituer une nouvelle source de revenus pour CVS.
GO Smart et CVS
Nous embauchons un coordinateur commercial pour aider aux formations GO et CVS, aux démonstrations, au support client et au support à la vente.
Finances et administration
De nombreux aspects de la gestion des ressources humaines sont en cours de mise à jour et de révision. Ce travail a reçu l'apport du comité exécutif et comprend la gestion du rendement, la politique de voyage, l'analyse comparative et une mise à jour complète du manuel de l'employé qui doit être terminée cet été. L'objectif est de mettre à jour les nouvelles politiques et les nouveaux processus pour le nouvel exercice financier. Un nouveau processus a été lancé, selon lequel tous les gestionnaires de budget fournissent des estimations de projection mensuelles des revenus et des dépenses pour le reste de l'exercice financier. Ce travail était traditionnellement effectué par Amy. Maintenant, avec l'apport de ceux qui sont directement impliqués dans les ventes et les dépenses, nous espérons que le processus deviendra un moyen d'intégrer la gestion budgétaire dans la prise de décision du personnel et d'obtenir des projections plus précises.
Technologie
L'équipe technologique a créé un exemple d'implémentation d'un outil de veille stratégique qui permettrait aux propriétaires d'entreprise de WESTAF de créer des rapports et des tableaux de bord interactifs pour leurs programmes sur leurs clients et les informations sur leurs clients. Ces rapports peuvent également être intégrés et utilisés par les clients de chaque application si la configuration est effectuée correctement. De plus, une implémentation sans serveur et à mise à l'échelle automatique de nos serveurs de base de données est en cours d'élaboration. L'objectif est de réduire les coûts et de résoudre certains problèmes de performances grâce à l'utilisation d'un service AWS plus récent. Le nouveau service est une solution de niveau entreprise désormais proposée à tout client AWS. Les serveurs évolueraient vers le haut et vers le bas en fonction de leur utilisation chez AWS, ce qui permettrait d'économiser 35% de coûts globaux et de mettre en œuvre des meilleures pratiques rentables. Nous travaillons également à l'utilisation d'un réseau de diffusion de contenu pour les images et les vidéos téléchargées sur CaFE et ZAPP. L'impact majeur de ce travail est que les utilisateurs sur leurs téléphones portables ou les clients qui font du jury subiront des temps de chargement de ce contenu moins longs. L'utilisation de réseaux de diffusion de contenu est aujourd'hui la norme dans les applications technologiques. Un audit de sécurité de Call for Entry réalisé par une société de sécurité arrivera à son terme au mois d'avril. Brownrice Internet et Adam Sestokas ont collaboré pour remédier à ces constatations. Le but de cet audit était de confirmer les protocoles de sécurité de base et de faire preuve de diligence raisonnable dans la nouvelle mise en œuvre de l'application pour artistes de CaFE : artist.callforentry.org.
 
Merci pour tout ce que vous faites pour WESTAF !
 
Comme toujours,
 
chrétien