Salutations aux administrateurs de WESTAF,

Voici la dernière mise à jour, couvrant les deux dernières semaines ! Allons-y :
MISE À JOUR DU TRAVAIL VIRTUEL (CG)
Ce n’est peut-être pas une grande surprise, mais WESTAF restera en mode télétravail jusqu’à la fin de 2020. Nous reprendrons cette situation délicate en janvier 2021. Nous voulions vraiment rester optimistes et être prêts à tout moment pour un retour au bureau, mais la volonté de le faire est relativement faible, la productivité du télétravail est relativement élevée et la pandémie continue de présenter un risque trop important. Vous vous souviendrez peut-être que WESTAF a renouvelé son bail de bureau pour un an, jusqu’en décembre 2021.
À LA RECHERCHE D'UN NOUVEAU COORDINNATEUR RAO (CG)
Mary Margaret Schoenfeld, coordonnatrice de longue date de l'Organisation régionale des arts (ORA), quittera son poste en octobre. Mary Margaret a été une excellente coordonnatrice et elle nous manquera. La présidente de l'ORA, Susie Sukamer, nous a demandé de partager cette description de poste pour le poste de coordonnatrice nationale de l'ORA. Elle vous demande de bien vouloir la transmettre à tous les candidats qualifiés et de la publier/partager partout où cela pourrait générer de bons candidats. Il s'agit d'un « poste permanent à temps partiel » qui nécessite environ 8 à 15 heures par semaine, ce qui est idéal pour un consultant artistique/culturel. La date limite pour postuler à ce poste approche assez rapidement : le 31 août.
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
WESTAF a établi une politique pour les superviseurs qui gèrent les soignants, dans laquelle nous confirmons notre engagement à soutenir les soignants pendant cette période difficile, y compris ceux qui sont responsables des soins aux personnes âgées ou des parents dont les enfants commencent l'école virtuelle. Il a été demandé aux superviseurs de s'adapter autant que possible aux soignants et de travailler avec Amy s'ils ont besoin d'aide pour résoudre leurs problèmes de ressources. Amy et Becca ont assisté à notre première conférence virtuelle sur les ressources humaines cette semaine et synthétiseront ce que nous avons appris dans les pratiques internes de WESTAF au cours des deux prochains mois. Becca prolongera ses tâches de gestion de bureau pour le bureau virtuel de WESTAF jusqu'à la fin décembre. Lauren poursuivra un plan de transition des comptes créditeurs WESTAF et ZAPP vers un processus sans papier en utilisant l'outil en ligne Concur. Cela contribuera grandement à l'efficacité du service. Amy continue de réfléchir à un moyen de projeter les flux de trésorerie dans ZAPP - ce qui est particulièrement compliqué compte tenu des règles commerciales de ZAPP.
PLAN STRATÉGIQUE (NS)
La réunion de présentation de la cohorte Affaires et de leurs conseillers fiduciaires s'est bien déroulée. Les membres de la cohorte se sont présentés ainsi que les produits technologiques avec lesquels ils ont travaillé. Ils ont également discuté de la manière dont leur cohorte se rapporte au plan stratégique sur 10 ans avant de se plonger dans leurs initiatives actuelles. La cohorte Politique travaille sur un document d'orientation pour ses conseillers et réfléchit à d'éventuelles idées de sessions pour impliquer les conseillers fiduciaires dans leur travail à l'avenir. Ils discuteront des dates potentielles pour planifier les premières présentations des conseillers fiduciaires en temps voulu. Avec d'autres mises à jour à venir sur le site Web de WESTAF, Natalie contactera les conseillers de la cohorte Communication pour connaître leurs réflexions et idées concernant la liste des noms potentiels pour le bulletin d'information WESTAF remanié.
NOUVELLE NEWSLETTER WESTAF (CG)
La division MarCom est ravie d'annoncer que le bulletin d'information Update Notes de WESTAF est actuellement en cours de mise à jour pour présenter davantage d'informations sur le bon travail de notre organisation et le travail de nos formidables équipes. Le bulletin d'information mis à jour offrira à nos collègues sur le terrain une image plus complète des moyens par lesquels WESTAF fournit des liens et un soutien au secteur des arts et de la culture dans l'Ouest et au-delà. Nous espérons que ces mises à jour aideront nos membres à mieux comprendre l'impact du travail que nous faisons. Nous prévoyons de publier le premier numéro du nouveau bulletin d'information le 19 août.
MISE À JOUR SUR LES NOMINATIONS AU FONDS RÉGIONAL DE RÉSILIENCE ARTISTIQUE DE WESTAF (CD)
Le processus de nomination pour le Fonds de résilience artistique régional WESTAF, le programme de subvention de 1,7 million de livres sterling établi par la Fondation Mellon, s'est terminé le 31 juillet 2020. WESTAF a reçu 462 nominations au nom d'organisations de la région occidentale. La prochaine étape du processus consiste en un examen et une sélection par le personnel d'une liste d'environ 75 organisations qui seront examinées par les conseillers du Fonds de résilience, puis invitées à soumettre une demande complète pour cette opportunité à la mi-août. Le processus de nomination, une nouvelle approche pour WESTAF pour cette subvention, a suscité des commentaires importants de la part d'organisations qui cherchaient à postuler et de dirigeants artistiques qui défendaient des organisations dans leurs communautés, en particulier sur l'exigence budgétaire de 1 TP4T250K - 1 TP4T10M. Tout en travaillant dans le cadre des paramètres du programme tel qu'envisagé par la Fondation Mellon, WESTAF reconnaît les réalités qui existent dans notre région où, dans de nombreuses communautés, la grande majorité des organisations qui se concentrent sur les communautés marginalisées ont des budgets inférieurs au seuil de $250k. Ces discussions sont les bienvenues, informatives, continues et continueront d'informer notre administration de ce programme et de tout programme de réattribution futur. Comme ce fut le cas pour WESTAF CARES, nous avons conçu les lignes directrices de ce fonds pour qu'elles soient cohérentes avec la responsabilité de WESTAF de soutenir les organisations dont la relation avec les communautés marginalisées est évidente dans leur mission, leur personnel, leur leadership ET leur programmation. Nous nous engageons à faire en sorte que cet objectif soit atteint.
WESTAF SOUTIENT LES ACTIONS SAVE OUR STAGES ET WORK NOW (DH)
WESTAF a récemment répondu à une demande d'un nouveau groupe de défense de la culture du Minnesota qui recevait l'aval du bureau de la sénatrice Amy Klobuchar pour deux projets de loi qui pourraient transformer notre communauté créative et notre secteur à but non lucratif à l'échelle nationale. WESTAF a approuvé le Save our Stages Act, un projet de loi bipartisan qui fournirait des subventions de la Small Business Administration aux exploitants de salles de concert indépendantes touchés par les ordres de confinement du COVID-19, et le WORK NOW Act, un projet de loi qui créerait un nouveau programme de subventions majeur pour aider les organisations à but non lucratif dont les travailleurs répondent aux besoins publics qui augmentent en raison de la crise actuelle à conserver leurs employés, à étendre leur prestation de services et à fournir aux Américains sans emploi de nouveaux emplois au service de leurs communautés. La campagne #saveourstages menée par la National Independent Venues Association (NIVA) a gagné une traction significative à l'échelle nationale, recueillant une source de soutien pour le Save our Stages Act présenté par la sénatrice Klobuchar (D-MN) et le sénateur John Cornyn (R-TX). 
WESTAF SOUTIENT LE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS DE DÉFENSE DES ARTS AU NOUVEAU-MEXIQUE (DH)
En réponse aux besoins de New Mexico Arts, de son département parent, le Département des affaires culturelles du Nouveau-Mexique, et du membre de WAAN Creative New Mexico, WESTAF soutient cette année la formation de plaidoyer artistique au Nouveau-Mexique. Dirigée par New Mexico Arts et Creative New Mexico et dispensée par le groupe de défense bipartisan à but non lucratif New Mexico First, cette formation mobilisera les membres de Creative New Mexico, les districts artistiques et culturels et les agences artistiques locales. La formation de plaidoyer est la première phase d'un effort qui vise à « soutenir l'action collective sur les efforts de plaidoyer et à renforcer les capacités du secteur des arts et de la culture ».
WESTAF SE JOINT AUX PARTENAIRES CULTURELS DU COLORADO DANS LE CADRE DE LA JOURNÉE D'ACTION ARTISTIQUE DU COLORADO (DH)
Depuis mars, WESTAF participe au groupe Colorado Cultural Partners aux côtés de Colorado Creative Industries, Colorado Business Committee for the Arts (CBCA), Scientific and Cultural Facilities District (SCFD), Denver Arts & Venues, City of Boulder Office of Arts + Culture, Bonfils-Stanton Foundation, Arts for Colorado, RedLine, Cultural Office of the Pikes Peak Region (COPPeR), Corona Insights, Creativity Lab of Colorado, City of Fort Collins Cultural Services, Think 360 Arts et le Denver Museum of Nature & Science. Ce groupe a été réuni pour explorer des actions collectives visant à faire face à l'impact de la pandémie sur le secteur des arts et de la culture à travers l'État. Le jeudi 6 août, WESTAF a envoyé une alerte de plaidoyer dans le cadre d'une campagne collective avec ces partenaires encourageant nos réseaux à contacter leurs représentants au Congrès pour soutenir le Save our Stages Act et le Restart Acts et pour rechercher un soutien aux arts par le biais du prochain plan d'aide fédéral en cours de négociation au Congrès. Un merci spécial à l’équipe MarComms – Leah Horn, Laurel Sherman et Sam Ortega – pour votre partenariat dans cet effort.
LE BLOG CVSUITE EXPLORE L'ÉQUITÉ RACIALE DANS LES ARTS (DH)
Les équipes CVSuite, Alliances, Plaidoyer et Politiques publiques et Responsabilité sociale et Inclusion ont collaboré à la rédaction d'un article de blog CVSuite explorant les données démographiques contenues dans CVSuite et la manière dont ces données peuvent aider les décideurs du domaine des arts et de la culture à identifier les lacunes en matière de représentation et à éclairer leurs initiatives politiques et programmatiques. Merci à Sam Ortega pour avoir dirigé cet effort et à Trevor McElhaney pour son analyse de données réfléchie et sophistiquée. 
L'ÉQUIPE CVSUITE ORGANISE UNE SÉANCE DE RAPPEL DES DONNÉES ET DE STRATÉGIE AVEC LA COMMISSION DES ARTS DE CAROLINE DU SUD ET L'ART DE LA COMMUNAUTÉ : RURAL SC PARTNERS (DH)
L'équipe CVSuite a organisé une séance de travail et de mise à jour des données avec Susan DuPlessis, directrice du développement des arts communautaires à la South Carolina Arts Commission, Bob Reeder, directeur de programme à Rural LISC et coprésident de The Art of Community: Rural SC, Laura Marcus Green, spécialiste de programme pour les arts communautaires et la vie populaire, et Abigail Rawl, assistante de l'initiative Art of Community: Rural SC à la South Carolina Arts Commission. Art of Community: Rural SC est une initiative de premier plan qui soutient les initiatives de développement communautaire et économique menées par les arts et la culture dans les comtés ruraux et les nations amérindiennes de Caroline du Sud. L'équipe CVSuite a présenté l'utilisation et la fonctionnalité du système et les moyens par lesquels l'ensemble complet des données brutes peut être analysé pour soutenir la prise de décision programmatique pour le programme Art of Community: Rural SC. 
AFFAIRES GÉNÉRALES (CV)
Nous nous sommes réunis et avons examiné les progrès de nos OKR du troisième trimestre et avons travaillé avec chaque équipe pour hiérarchiser les plans pour le quatrième trimestre. Vous trouverez un résumé de l'activité commerciale du troisième trimestre et de la progression des OKR dans le document ci-joint.  
CAFÉ (CV)
CaFÉ a rencontré une erreur lors du paiement plus tôt cette semaine en raison de problèmes avec PayPal Payflow. Les erreurs ont persisté pendant quelques heures, mais ont eu un impact minimal sur les artistes. Nous avons également pu lancer les nouvelles améliorations apportées au tableau de bord du jury mentionnées dans la dernière mise à jour. Nous avons réalisé cinq nouvelles ventes au mois de juillet, soit 58% de moins qu'en juillet 2019, bien que nous soyons en négociation de contrat avec trois autres clients et que nous ayons reçu 15 prospects au mois d'août. Raquel continue de travailler sur un processus de renouvellement des clients maintenant que nous avons modifié nos contrats pour qu'ils soient annuels. 
CVSUITE (KE)
CVSuite a reçu des paiements de deux clients, Wyoming Arts Alliance et Austin Department of Cultural Affairs. Austin a un contrat pluriannuel et entame son premier renouvellement avec nous. CVSuite a envoyé une enquête de satisfaction client qui n'a pas généré beaucoup de réponses, nous avons donc envoyé un deuxième rappel pour augmenter les réponses. La newsletter trimestrielle de CVSuite a été envoyée la semaine dernière, annonçant notre prochaine amélioration (ajout de fonctionnalités de visualisation de données supplémentaires à l'outil), la prochaine liste de vitalité créative et un autre rappel concernant notre enquête de satisfaction client. L'équipe a eu une réunion fructueuse la semaine dernière avec un gros client, South Carolina Arts Commission. Leur renouvellement arrive à échéance à la fin de l'année prochaine et nous avons discuté des façons dont ils peuvent utiliser l'outil avec leur programme d'art rural très réussi, Art of Community-Rural SC.
GO SMART (JG)
GO Smart continue de générer des revenus grâce aux renouvellements prévus cet été, ainsi que des revenus supplémentaires pour les nouveaux services destinés aux clients existants. Ben travaille sur une mise à jour automatique du site pour apporter la marque GO Smart et la modernité aux portails d'administration et des panélistes. Jon et Adam mettent à jour de petits problèmes tels que l'amélioration de l'affichage des médias joints et la simplification de la connexion des panélistes, ainsi qu'un plus large éventail de remplacements du système de messagerie afin que l'administrateur puisse capturer les journaux de messagerie, les rebonds et d'autres données. 
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
PAA finalise une proposition d'investissement à présenter à Upstart CoLab, une société d'investissement à impact créatif qui a contacté PAA avec un intérêt potentiel. L'équipe finalise également son premier projet d'exposition numérique avec Mural Arts Philadelphia, dont le lancement est prévu plus tard ce mois-ci. PAA continue de voir de l'intérêt pour les services CMS et Showcase, mais les retards persistants dans le processus budgétaire ont bloqué un certain nombre d'organisations que nous espérions intégrer au cours de l'exercice 20.
ZAPP (CV)
Le partenaire de ZAPP, Celebrate Fairfax, a récemment transféré sa part d'adhésion de 2,04% à WESTAF, portant la participation de WESTAF dans ZAPP à 83%. Cela met effectivement fin au partenariat de Celebrate Fairfax avec ZAPP. Un moment doux-amer, leur organisation a cessé ses activités pour le reste de l'année 2020 en raison de la COVID-19 et de l'incapacité d'accueillir de grands festivals communautaires qui étaient leurs principales sources de financement. Grâce au travail acharné de Julia, Ben, Natalie, Adam et Laurel, nous avons lancé un centre d'aide WordPress remanié pour les administrateurs avec du nouveau contenu et des articles divisés en sections, par opposition aux longs guides et tutoriels PDF. Nous travaillons également sur ZAPP Connections, une série de discussions pour les administrateurs couvrant des sujets importants dans l'industrie des foires d'art et des festivals. La première discussion devrait explorer le sujet des foires d'art virtuelles. 

Je suis très fière de diriger cette grande organisation. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations ! Je suis là pour vous.

Respectueusement soumis,

chrétien