Chers membres du Conseil d’administration de WESTAF :

Alors que le mois de juillet touche à sa fin, il ne nous reste plus que deux mois dans notre exercice financier – l’exercice 21 commence le 1er octobre 2020. C’est une période particulièrement chargée pour WESTAF – dans nos activités Web, dans les politiques publiques et le plaidoyer, dans la responsabilité sociale et la redistribution, dans la technologie et l’innovation, dans les communications et le marketing et dans les finances et l’administration – alors plongeons-nous directement dans le vif du sujet :
MISE À JOUR DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'OCTOBRE (CG, NS)
Merci à tous d'avoir répondu à notre bref sondage concernant la réunion du conseil d'administration d'octobre. Ce n'était peut-être pas une surprise, mais le sondage a indiqué qu'environ 801 TP3T d'administrateurs préféreraient ne pas se rendre à Denver en octobre en raison de la pandémie. En gardant à l'esprit le niveau de confort et de sécurité des administrateurs et du personnel, nous avons décidé d'organiser virtuellement les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif d'octobre, ainsi qu'une séance d'orientation pour les nouveaux administrateurs. Nous étudions différentes manières de rendre ces réunions aussi dynamiques, productives et amusantes que possible ! Plus d'informations suivront dans les semaines à venir.
ANNONCE DE POSTE BASÉ À DENVER À LA FONDATION BONFILS-STANTON (CG)
Action requise : La Fondation Bonfils-Stanton recherche le poste de responsable du programme de bourses Livingston, subventions pour les arts et le changement social. Le candidat retenu sera un leader compétent, réfléchi et collaboratif, capable de gérer des programmes axés sur la communauté et des projets pluriannuels complexes. La Fondation recherche une personne engagée à faire progresser notre travail en favorisant le développement professionnel des cadres supérieurs d'organismes à but non lucratif, en intégrant l'engagement de la Fondation en faveur de l'équité et en soutenant les arts et la culture à Denver. La description complète du poste est disponible ici. Merci de faire circuler cette description dans vos réseaux et auprès de toute personne qui, selon vous, pourrait être un candidat approprié.
SYSTÈMES DE GESTION/DÉVELOPPEMENT DES PERFORMANCES (CG)
Action demandée : L'équipe de direction a récemment participé à une démonstration d'un outil de gestion/évaluation/définition d'objectifs/feedback en ligne appelé Insights. La démonstration a été utile, mais elle a incité l'équipe à examiner d'autres outils similaires à des fins de comparaison. Dans votre travail, utilisez-vous ce type d'outil de développement/gestion des performances en ligne ? Si oui, avez-vous des recommandations à faire ou connaissez-vous quelqu'un qui pourrait nous aider à comparer certains outils qui nous aideraient à comprendre ce qui existe ? Tout commentaire que vous pourriez avoir à ce sujet serait très utile. Merci !
BILAN DE TRÉSORERIE DE JUIN ET PROJECTIONS DE JUILLET (CG)
Voici les documents financiers les plus récents de WESTAF qui ont été partagés et examinés lors de la réunion du comité exécutif de juillet. Ces documents sont confidentiels et réservés à un usage interne uniquement. En résumé, le rapport de synthèse de trésorerie de juin et le mémo financier qui l'accompagne montrent que la situation financière de WESTAF pour l'exercice 2020 est solide en raison de la réduction des dépenses et du nouveau financement de Mellon, du programme de protection des chèques de paie et des subventions NEA CARES. Enfin, les projections de fin d'année de juillet sont la meilleure estimation des gestionnaires de budget de notre situation à la fin de l'année.
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
Lauren et Jess travaillent sur certains changements de processus en réponse aux demandes de l'équipe ZAPP pour aider à assurer une communication et des attentes cohérentes. Le comité exécutif s'est réuni la semaine dernière pour travailler sur la politique de rémunération et les sujets RH connexes. Ils se réuniront deux fois en août pour poursuivre ces discussions ; Amy et Becca soutiendront ce travail avec des recherches si nécessaire. Un deuxième projet de budget WESTAF a été achevé et sera examiné par l'équipe de direction jusqu'à la fin du mois de juillet. Conformément à la pratique historique, tous les budgets WESTAF sont selon la méthode de comptabilité de caisse. Un budget selon la méthode de comptabilité d'exercice est également en cours d'élaboration. Il est maintenant temps pour l'équipe financière de commencer les préparatifs de l'audit, y compris les rapprochements des codes du bilan et le nettoyage de divers comptes. Amy a été en contact avec les auditeurs concernant le traitement comptable de l'achat de l'une des actions partenaires de ZAPP. Amy commence également à travailler avec Christina et Christian sur le tout premier plan de gestion des flux de trésorerie de ZAPP pour l'exercice 21.
MISE À JOUR DU PLAN STRATÉGIQUE (NS)
Les cohortes ont été très occupées depuis le dernier rapport ! Voici une brève mise à jour sur ce que chacune des cohortes a fait. La cohorte Communications a envoyé son récapitulatif des trimestres 2 et 3, qui comprend les victoires, les résolutions et les défis que la cohorte a identifiés au cours des deux derniers trimestres, ainsi que le travail sur lequel elle souhaite se concentrer ensuite. La cohorte est maintenant en train de planifier un atelier de « lancement » avec ses assistants techniques. La cohorte Affaires organisera une réunion de bienvenue avec ses assistants techniques la semaine prochaine pour leur présenter l'équipe et son travail. Aux côtés de l'équipe SRI, la cohorte Équité a dirigé un atelier réussi sur l'équité, la diversité et l'inclusion avec la consultante Carla Mestas et le personnel. La cohorte Politique a mis en place de petits groupes de travail et ces groupes créent des documents de cadrage pour chacun des domaines du plan stratégique. David Holland travaille en étroite collaboration avec l'équipe pour mobiliser les assistants techniques. La cohorte est actuellement en train de planifier une réunion avec eux. 
LE SECTEUR CULTUREL DE L'OREGON REÇOIT 1450 MILLIONS DE TP DE FONDS D'ÉTAT - PLUS DE 1450 MILLIONS DE TP DE FONDS D'AIDE DE L'ÉTAT DANS LA RÉGION DE L'OUEST À CE JOUR (DH)
Le Conseil d'urgence de l'Assemblée législative de l'Oregon a récemment approuvé un plan d'aide de 14 millions de livres sterling pour la culture de l'Oregon, qui comprend 25 984 872 livres sterling à Business Oregon pour une distribution à l'échelle de l'État aux organisations culturelles par l'Oregon Cultural Trust. Plus de 14 millions de livres sterling de crédits supplémentaires ont été accordés à des organisations artistiques et culturelles spécifiques et près de 10 millions de livres sterling d'allocation de soutien à l'Independent Venue Coalition pour 78 salles indépendantes à travers l'État. Le financement a été mis à disposition par le biais du Fonds fédéral de secours contre le coronavirus pour faire face à l'impact dévastateur de la crise sanitaire du COVID-19 sur la communauté artistique et culturelle de l'Oregon. Félicitations à Brian Rogers, directeur exécutif de l'Oregon Arts Commission et de l'Oregon Cultural Trust et membre de WAAN, à Sue Hildick, directrice exécutive de la Cultural Advocacy Coalition, et aux défenseurs des arts de l'État de l'Oregon. Avec l'allocation récente de 1449 millions de TP de fonds de secours de l'État à la Division des arts et du musée de l'Utah et l'allocation de 1442 millions de TP de fonds de secours de l'État à la Commission des arts de l'Arizona, le total des fonds de secours dirigés par l'État soutenant directement les arts et la culture a augmenté à plus de 14460 millions de TP dans toute la région.
WESTAF ORGANISE UNE TÉLÉCONFÉRENCE TRIMESTRIELLE DES DIRECTEURS EXÉCUTIFS (DH)
Le 23 juillet, la WESTAF a organisé une téléconférence trimestrielle avec les directeurs exécutifs des agences artistiques des États de la région. Le groupe a partagé les défis et les succès et a discuté du financement de l'aide et de la relance de l'État pour les arts dans la région, des développements majeurs dans les programmes et services des agences, des développements majeurs/points positifs du domaine tels que la réouverture des installations artistiques et culturelles, et des développements dans les budgets des États et des agences. 
LE RÉSEAU DE DÉFENSE DES ARTS OCCIDENTAUX (WAAN) S'AGRANDIT ET ÉLIT SES CO-PRÉSIDENTS (DH)
Le WAAN a élu Julie Baker, directrice exécutive de Californians for the Arts et California Arts Advocates, et Manny Cawaling, directeur exécutif d'Inspire Washington, comme coprésidents. Ils travailleront en étroite collaboration avec WESTAF pour formuler l'orientation future du groupe dans les semaines et les mois à venir. Le groupe WAAN s'est élargi pour inclure la Fondation de l'État d'Hawaï pour la culture et les arts, la Cultural Alliance Nevada et Creative New Mexico. Le groupe a discuté des programmes d'aide de l'État pour les arts et la culture, des sessions législatives spéciales et à venir, et des futurs plans d'aide et de relance fédéraux lors de leur appel du 24 juillet. 
WESTAF ŒUVRE POUR RENFORCER LA DÉFENSE DES ARTS AU NEVADA (DH)
WESTAF a engagé le Nevada Arts Council et la Cultural Alliance Nevada dans une série de réunions pour étudier les moyens de renforcer la défense des arts dans l'État. WESTAF accorde une modeste subvention pour soutenir le renforcement des capacités en réorientant les fonds fédéraux de défense des intérêts et a mené des recherches et fourni d'autres conseils visant à améliorer la stratégie pour la prochaine session législative. 
LA FONDATION HEWLETT DEMANDE DES CONSEILS À WESTAF SUR LA DÉFENSE DES ARTS (DH)
Bien que le sujet de ces conversations soit confidentiel, WESTAF continue de fournir des conseils de haut niveau à la Fondation Hewlett sur les questions de défense des arts en Californie alors que nous envisageons un partenariat entre les deux organisations. David a récemment rencontré le personnel de la Fondation Hewlett pour la deuxième fois. La direction et le conseil d'administration de WESTAF sont tenus au courant de ces conversations et de ces développements. 
WESTAF CONTINUE DE SOUTENIR LE CALIFORNIA ARTS COUNCIL DANS LE CADRE DE L'EXAMEN DU PROGRAMME DE SUBVENTIONS (DH)
WESTAF a récemment répondu à une demande d'assistance technique supplémentaire à réponse rapide pour le California Arts Council concernant une révision de son programme de subventions. David a étudié les programmes de subventions des 13 agences artistiques d'État de l'Ouest en termes de critères d'éligibilité et d'exigences de contrepartie, ainsi que les subventions des agences artistiques d'État par type d'institution et a résumé les détails clés des directives fédérales de contrepartie et de la législation de l'État pour éclairer la prise de décision du CAC.
LES NOMINATIONS AU FONDS RÉGIONAL DE RÉSILIENCE ARTISTIQUE DE WESTAF SERONT ATTRIBUABLES LE 31 JUILLET 2020 (JOURNAL DES DÉBATS)
Le Fonds de résilience artistique régional WESTAF est conçu pour aider à atténuer la menace financière qui pèse sur le secteur en soutenant les organisations artistiques de petite et moyenne taille de toutes les disciplines artistiques dans les zones rurales et urbaines qui sont considérées par leurs pairs comme ayant un impact à l'échelle de l'État, régionale ou nationale. WESTAF administrera la réattribution de plus de 1,7 million de TP4T à l'automne 2020 par le biais d'environ 30 à 40 subventions allant de $30 000 à $75 000, avec quelques subventions exceptionnelles de $100 000. Des informations supplémentaires peuvent être trouvées ici. Si vous souhaitez proposer une organisation, veuillez le faire avant le vendredi 31 juillet 2020 à 17h00, heure des Rocheuses.
ARTS À TRAVERS L’AMÉRIQUE – LES RAO COLLABORENT AVEC LE CENTRE KENNEDY (CD)
En accord avec la mission et la vision du Kennedy Center, ainsi qu'avec les idéaux du président John F. Kennedy, le Kennedy Center a lancé Arts Across America, une campagne de reconnaissance qui élève et célèbre les communautés qui s'engagent à utiliser les arts pour promouvoir la connexion, une économie créative forte et une citoyenneté culturelle accrue. Arts Across America vise à célébrer, connecter et dynamiser les communautés et, au fil du temps, à tisser une histoire nationale sur le pouvoir des arts dans les communautés de notre pays. WESTAF a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe du Kennedy Center pour identifier les artistes et les organisations artistiques de la région WESTAF qui figureront en tant qu'interprètes dans la programmation en ligne gratuite disponible sur Facebook Live, Instagram, YouTube et le site Web du Kennedy Center au cours des 20 prochaines semaines. Nous vous tiendrons au courant du programme et espérons que vous serez à l'écoute.
RECONCEPTION DU PROGRAMME LEADERS OF COLOR (CD)
Français Plus tôt ce printemps, l'équipe du SRI a décidé de renoncer aux réunions en personne jusqu'à l'exercice 2020 et jusqu'à l'exercice 2021 en raison de la pandémie. Cela évitera que des ressources soient consacrées à la planification logistique qui pourrait nécessiter des modifications ou des annulations importantes. De plus, et peut-être plus important encore, les participants ne seront pas confrontés au dilemme de devoir choisir entre une opportunité de développement professionnel et leur bien-être personnel et celui de leurs proches qui pourraient être en danger. Deux programmes directement touchés par ce changement sont le programme Emerging Leaders of Color dans les régions WESTAF et South Arts, qui seront tous deux reconfigurés et se dérouleront virtuellement. Pour répondre à la nécessité de repenser un engagement entièrement en ligne, l'équipe du SRI a fait appel à l'expertise d'un membre de longue date du corps professoral de l'ELC, Salvador Acevedo de Scansion, pour diriger cet effort. Au cours de l'été, Salvador et son équipe vont : concevoir une expérience complète de développement professionnel en ligne de l'ELC (formation au leadership) pour WESTAF et SouthArts ; identifier les expériences clés que les participants vivent et concevoir des moyens de les évoquer en ligne ; et d'explorer les moyens et de créer une base à travers laquelle WESTAF pourrait étendre ces formations en leadership à l'avenir. Développer une dimension virtuelle de l'expérience des leaders de couleur est un objectif à long terme pour l'équipe SRI. Bien que nous ne nous attendions pas à ce que l'opportunité d'investir dans ce domaine se présente à la suite d'une pandémie mondiale, nous saisissons l'occasion et sommes ravis de notre évolution dans cette nouvelle direction. 
TECHNOLOGIE (AS)
Progrès technologique : voilà les deux mots qui résument les deux dernières semaines pour l’équipe technique. L’équipe est en train de conclure trois projets qui étaient sur la feuille de route pour cette année. Tout d’abord, en collaboration avec l’UC Berkeley, l’équipe a mis à jour son système de reporting pour le système de gestion des collections afin d’ajouter les options de filtrage supplémentaires qui sont devenues disponibles dans la version la plus récente de ce système open source. Cela signifie que l’un des obstacles à la commercialisation et à l’intégration de ce système auprès de nouveaux clients a été supprimé. Les rapports avancés sont une fonctionnalité appréciée par de nombreux archivistes. Dans GO Smart, l’équipe est en train de tester une amélioration qui ajoute des options de livraison de courrier supplémentaires au système GO Smart. Le passage à une société tierce pour la livraison des e-mails depuis San Antonio, appelée mailgun, est en cours. Dans le cadre de la gestion des subventions, le fait de pouvoir disposer de solutions de suivi avancées des e-mails à partir de GO Smart fournira aux administrateurs de subventions les informations de suivi dont ils ont besoin. Dès la mise en œuvre initiale, cela permet à GO Smart d’être plus innovant à l’avenir et devrait éventuellement accroître la transparence de la livraison du courrier aux clients. L'équipe a également apporté des modifications et des améliorations supplémentaires à d'autres systèmes WESTAF. La semaine prochaine, un projet conjoint visant à réorganiser et à mettre à jour le portail administratif de l'appel à candidatures débutera. La première impression d'un client sur l'appel à candidatures sera ces écrans, et notre objectif est de revoir l'apparence du site une fois de plus (la dernière fois, c'était au début de 2014) et de concevoir une base technologique qui sera en mesure de soutenir l'internationalisation, de mettre à jour les écrans en ce qui concerne les problèmes potentiels de confidentialité des données et d'examiner attentivement les fonctions critiques du système. Il s'agit d'un projet en cours pour les prochains mois et des mises à jour continueront d'être incluses dans ces publications.
CAFÉ (CV, RV)
CaFE va publier en juillet des améliorations attendues depuis longtemps sur la fiche d'évaluation. L'équipe a mis à jour le style et organisé les éléments existants pour faciliter la navigation et les flux de travail pour l'utilisateur. Nous allons également réviser la politique de remboursement des frais d'inscription, qui obligera désormais l'organisation à traiter un remboursement, et CaFE traitera un remboursement pour l'organisation sur demande. Cette offre de service révisée sera coordonnée avec une fonction de transaction de remboursement dans CaFE (dont la sortie est prévue en août). La National Portrait Gallery du Smithsonian devrait s'inscrire à nouveau cette année pour organiser son concours de portraits Outwin Boochever. Ce concours national triennal reçoit entre 2 400 et 3 000 candidatures d'artistes.
CVSUITE (SL, KE)
CVSuite a reçu des paiements du comté de Mclean et de la Wyoming Arts Alliance pour leurs renouvellements. David a programmé une session de formation sur les données avec la cliente Susan Duplessis de la South Carolina Arts Commission pour les aider à comprendre comment ils peuvent utiliser au mieux les données pour faire avancer leur projet artistique rural. En prévision de la formation à venir ainsi que d'une deuxième vendredi, Trevor et Kelly ont créé un nouveau questionnaire pour les utilisateurs (nouveaux et ceux qui ont besoin d'une mise à jour) afin de mieux personnaliser nos sessions de formation sur les données et de collecter des données supplémentaires sur nos utilisateurs. CVS est en phase finale d'édition d'un rapport automatisé sur la COVID-19 ciblant les directeurs exécutifs des organisations de développement économique. La campagne devrait être envoyée la semaine prochaine.
GO SMART (SL, JG)
Le centre culturel Chapman de Spartanburg, en Caroline du Sud, avait précédemment déclaré qu'il ne pourrait pas renouveler son abonnement en raison d'un manque de fonds. Son administration nous a envoyé un e-mail juste avant la date limite pour nous dire qu'elle avait obtenu de l'argent et qu'elle renouvellerait GO Smart au prix fort. Les initiatives marketing pour le quatrième trimestre ont été consolidées et comprennent un calendrier de blogs ambitieux, la création d'une nouvelle liste de diffusion à partir de plusieurs ressources et la poursuite des expérimentations AdWords. 
ARCHIVES D'ART PUBLIC (SL, LG)
PAA a commencé à travailler sur un nouveau projet d'exposition d'art public virtuel sur la justice réparatrice pour Santa Monica Cultural Affairs. Ce projet est le troisième d'une série pilote d'expériences virtuelles hautement personnalisées que PAA propose actuellement aux clients CMS et Showcase. PAA continue d'avancer lentement avec trois clients potentiels que l'équipe espère convertir d'ici la fin du quatrième trimestre. Grâce au travail acharné d'Adam, PAA est sur le point de déployer des améliorations significatives aux rapports CMS qui permettront aux utilisateurs d'exécuter des exportations de données sur une variété de paramètres. 
ZAPP (CV)
Nous avons conclu un contrat avec le Heard Museum pour la foire et le marché indiens de 2021. Le client collecte régulièrement environ 900 candidatures, toutes devant être membres d'une tribu indienne reconnue par le gouvernement fédéral ou par l'État. Cette vente nous place 300% au-dessus de notre objectif budgétaire pour les nouveaux contrats standard (ceux qui collectent plus de 500 candidatures). Dans le cadre d'une initiative de nos OKR, nous avons presque terminé une version entièrement remaniée de notre centre d'aide pour les administrateurs. L'objectif est de rendre les informations accessibles, consultables et présentées dans un format beaucoup plus digeste. Les annulations et les reports continuent de se produire, avec 62% de tous les spectacles désormais affectés par un report ou une annulation. 

Respectueusement soumis,

chrétien