Bonjour, chers administrateurs :

Il est difficile de paraître optimiste ou de continuer comme d’habitude en lisant ce rapport bimensuel. Le monde souffre tellement que je suis en colère, triste et fatigué de la situation actuelle. Pourtant, la justice doit prévaloir, tout comme la fin du racisme systémique. Black Lives Matter. Je garde espoir que de grandes choses vont se produire grâce à cela, mais c’est à nous tous de les mener à bien. Je suis reconnaissant envers notre communauté WESTAF et je vous adresse force, résilience et croissance alors que nous poursuivons notre travail. Bien que nous nous sentions parfois dépassés, je crois toujours passionnément que ce que nous faisons à WESTAF aide le long arc de l’univers moral à se pencher vers la justice (pour paraphraser Martin Luther King, Jr.). Alors, plongeons-nous directement dans le vif du sujet :
SUIVI DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 21 MAI (CG)
Merci à tous nos administrateurs d'avoir assisté à notre réunion du conseil d'administration sur Zoom le 21 mai. Ce fut une réunion de 2,5 heures pleine d'action et nous avons accompli beaucoup de travail urgent de WESTAF, alors merci, vraiment. Je tiens à remercier tout particulièrement notre présidente Tamara Alvarado et notre vice-présidente Teniqua Broughton pour nous avoir guidés pendant cette période particulièrement difficile, et également une reconnaissance particulière au secrétaire Rossi, au trésorier Lange et à la présidente du développement Hanan pour avoir fait un travail vraiment bon et réfléchi pour nous préparer à la réunion. Je suis heureux d'annoncer que nos deux nouveaux administrateurs - Megan Miller à Burning Man et Susan Garbett à Meow Wolf - ont chacun reçu leurs lettres d'invitation officielles et bénéficieront d'une séance d'orientation avant leur première réunion en octobre. Ils déclarent tous deux être ravis de faire partie du conseil d'administration de WESTAF. Ils ont été ajoutés à ce récapitulatif bimensuel et j'espère que cela ne les effraie pas ! Nous allons également réviser prochainement la nouvelle politique d'engagement public et de plaidoyer de WESTAF, sur la base de très bons retours que nous avons reçus au cours de la réunion. Compte tenu notamment de notre ordre du jour chargé et de nos situations à distance, j'ai été impressionné par la supervision ciblée de chacun de nos administrateurs et très heureux que nous ayons parcouru l'ensemble de l'ordre du jour, dans les délais et dans une assez bonne humeur. Je me suis senti si fier de nos administrateurs !
MISE À JOUR DU PLAN DE RETOUR AU BUREAU (CG)
Vous vous souviendrez que nous avons élaboré un plan de retour au bureau en 5 phases. Bien que nous ayons constaté récemment une baisse encourageante du nombre de nouveaux cas de COVID-19 dans le comté de Denver au cours des deux dernières semaines, il existe toujours une grande inquiétude et une inquiétude générale quant à la possibilité d'une augmentation du nombre de nouveaux cas suite à un comportement public plus détendu le week-end dernier du Memorial Day et à la réouverture de certaines entreprises de Denver cette semaine - ainsi qu'au soulèvement de George Floyd ici à Denver. Rassembler une première vague de personnel pour retourner au bureau alors que cette incertitude et ce manque de confiance persistent a été difficile et n'est pas dans le meilleur intérêt de WESTAF. Nous avons également la chance de pouvoir attendre et d'attendre de voir ce que les 2 à 4 prochaines semaines nous apporteront. Nous continuerons de surveiller la situation de près. C'est pourquoi nous retardons toute tentative de réouverture du bureau du 1888 Sherman jusqu'au lundi 6 juillet au moins. Si nous continuons à observer une baisse encourageante du nombre de nouveaux cas — et que la confiance collective s'améliore à mesure que nous voyons nos communautés revenir à une définition acceptable de la normalité — nous pourrions décider d'activer notre plan lors d'une phase 2 ou 3 ultérieure, avec davantage de personnel de retour au bureau. Si nous constatons une tendance positive continue, nous rechercherons également des volontaires en plus de ceux qui ont déjà exprimé leur volonté de retourner dans un bureau avec des précautions de santé et de sécurité en place. Dans l'ensemble, nous pensons qu'il est préférable d'avoir un plan que nous sommes prêts à mettre en œuvre au moment opportun, plutôt que pas de plan du tout, car cela nous donne un cadre de référence commun.
FONDS DE RÉSILIENCE DES ARTS RÉGIONAUX DES ÉTATS-UNIS (CG)
Comme indiqué précédemment et toujours confidentiel, grâce à une subvention de $10MM de la Fondation Andrew W. Mellon, les RAO des États-Unis lancent un fonds de résilience qui fournira des subventions non correspondantes aux organisations artistiques et culturelles des États-Unis confrontées à des difficultés économiques causées par la pandémie de COVID-19. Le fonds ciblera les organisations rurales et urbaines qui ont un impact à l'échelle de l'État, régionale ou nationale. Je suis maintenant en mesure d'annoncer que WESTAF a reçu notre notification de subvention de la Fondation Mellon le 21 mai pour $1 970 000, ce qui représente le pourcentage de cette subvention que WESTAF redistribuera aux États de l'Ouest. Nous travaillons actuellement avec nos RAO sœurs et la Fondation Mellon pour élaborer une annonce publique qui devrait être publiée dans les 2 à 3 prochaines semaines. Comme indiqué précédemment, les RAO prévoient de continuer à collecter des fonds autour du fonds au cours des 1 à 2 prochaines années.
FONDS DE SECOURS WESTAF CARES POUR LES ORGANISATIONS (CD)
La clôture officielle des candidatures au Fonds de secours WESTAF CARES pour les organisations a eu lieu le lundi 11 mai. Avec plus de 400 candidatures provenant des 13 États, l’équipe a déterminé qu’il serait avantageux de prolonger la date limite pour 3 États ayant un faible nombre de candidatures – l’Alaska, le Nevada et le Wyoming. Chrissy et Madalena ont finalisé les candidatures et se préparent maintenant à passer à la phase suivante du processus, qui consiste à orienter et à réunir 4 panels distincts de 16 bénévoles des 13 États de la région WESTAF sur trois jours – du 15 au 17 juin. Les recommandations de financement finales seront formulées la dernière semaine de juin avec une approbation et une annonce d’ici la fin du mois.
ANNONCE DES RÉSULTATS DE L'ENQUÊTE SUR L'IMPACT DES ARTS CONTRE LA COVID-19 (DH)
Les résultats de l'enquête sur l'impact de la COVID-19 sur les arts seront annoncés cette semaine. MarComms et Alliances, Advocacy, and Policy ont travaillé ensemble pour élaborer un communiqué de presse et des pages de ressources sur le site Web de WESTAF sur la base du rapport final récemment achevé.
WESTAF/CVSUITE CITÉ PAR UNC CHARLOTTE URBAN INSTITUTE (DH)
Dans un article intitulé « Que signifie la COVID-19 pour le développement territorial ? », Christa Wagner, consultante en développement économique et chercheuse à l'UNC Charlotte Urban Institute, a cité les données de CVSuite pour l'État de Caroline du Nord et a cité WESTAF pour défendre le rôle des arts dans les stratégies de développement économique en ces temps difficiles.
ÉVOLUTION DES ALLIANCES DE WESTAF (DH)
WESTAF développe et approfondit ses relations avec d’autres bailleurs de fonds et leaders d’opinion à l’échelle régionale et nationale. David s’est récemment entretenu avec le département des arts du spectacle de la Fondation William et Flora Hewlett à Menlo Park, en Californie, à leur demande, au sujet des développements politiques et stratégiques affectant les arts à l’échelle régionale et nationale. David a également été récemment invité à siéger en tant que membre du jury de subventions pour Arts in Society (AIS), un programme de subventions collaboratives soutenant le travail intersectoriel à travers les arts au Colorado, et a récemment siégé à un panel de la communauté d’apprentissage des bénéficiaires de subventions AIS avec des dirigeants de Colorado Creative Industries, de la Fondation Bonfils-Stanton et de Denver Arts & Venues. WESTAF est également désormais représentée au comité exécutif de la National Creative Economy Coalition (CEC), un réseau informel d’organisations ayant des portefeuilles d’économie créative. David a récemment rejoint cette équipe de direction nationale qui comprend Jonathon Glus, directeur exécutif de la Commission des arts et de la culture de San Diego ; Jen Goulet, directrice exécutive de Wonderfool Productions ; Christine Harris, responsable du lien chez Christine Harris Connections ; Susan Soroko, directrice de l’économie créative chez Arlington Economic Development ; George Tzougros, directeur exécutif du Wisconsin State Arts Board ; et Matt Woolman, doyen associé et directeur du VCU Center for the Creative Economy. Le CEC a déjà produit « America's Creative Economy », une étude comparative de la recherche sur l'économie créative à travers le pays, menée avec le soutien du National Endowment for the Arts, de WESTAF, de South Arts, d'Americans for the Arts et d'autres organisations.
SERVICES DE RÉPONSE RAPIDE AUX AGENCES ARTISTIQUES DE L'ÉTAT (DH)
Au cours des deux dernières semaines, WESTAF a répondu à deux demandes de recherche et d'assistance technique rapides de la part d'agences artistiques d'État, l'une pour le California Arts Council (CAC) et l'autre pour la Division des arts et des musées de l'Utah. Le projet CAC a examiné les portefeuilles de programmes de subventions des agences artistiques d'État à gros budget au niveau national et des agences artistiques des États de l'Ouest et les a comparés au portefeuille du CAC. Le briefing qui en a résulté a également fourni des recommandations aux dirigeants du Conseil. Le projet Arts and Museums a identifié des recherches et des données qui confirment l'impact économique positif du tourisme culturel et patrimonial dans l'Utah. Les deux projets visent à soutenir la planification prospective de ces agences.
DÉVELOPPEMENTS DANS LE PROGRAMME DE FONDS DE PLAIDOYER DE L'ÉTAT DE WESTAF (DH)
Le mercredi 27 mai, Laurel et David ont informé les agences artistiques et les organisations de défense des droits de l'État de la région de la disponibilité du formulaire de rapport final pour les fonds de plaidoyer de l'État 2020. Pour recevoir leur paiement final, les bénéficiaires des fonds de plaidoyer de l'État de WESTAF doivent soumettre un formulaire de rapport final décrivant l'utilisation des fonds et son efficacité pour atteindre les objectifs de plaidoyer présentés par chaque État pour être admissibles au financement. La date limite du formulaire de rapport final de cette année a été prolongée jusqu'au 1er septembre pour tenir compte des retards potentiels dans les réponses des bénéficiaires en raison de complications résultant de la pandémie de COVID-19. Les 13 États de la région WESTAF sont qualifiés pour recevoir un minimum de $10 000 en fonds de plaidoyer de l'État cette année. À l'heure actuelle, 60% du total de $155 000 en fonds de plaidoyer de l'État 2020 ont été décaissés. Au cours des dernières années, les fonds ont été utilisés avec succès par les États pour mobiliser des efforts de communication de plaidoyer, embaucher un lobbyiste professionnel pour aider à obtenir un financement supplémentaire pour l'agence artistique de l'État et établir des partenariats avec d'autres entités pour mobiliser des fonds pour les arts dans l'État.
DÉVELOPPEMENTS DANS LE PROGRAMME DE FONDS DE PLAIDOYER FÉDÉRAL DE WESTAF (DH)
Début 2020, WESTAF a commencé à piloter les Fonds fédéraux de plaidoyer, un nouveau programme offrant un financement (généré à partir de ses revenus gagnés) aux agences artistiques d'État de la région pour organiser des délégations à Washington, DC pour participer à des activités de plaidoyer nationales et pour organiser d'autres formes d'engagement avec les membres du Congrès. De mars à mai, les directives relatives aux Fonds fédéraux de plaidoyer WESTAF ont été mises à jour pour permettre une utilisation plus flexible des fonds en raison de la pandémie de COVID-19. Ces mises à jour, dont la dernière a été publiée le 14 mai, incluent l'ajout de dépenses non liées aux déplacements, telles que les dépenses engagées pour la transition des activités de plaidoyer vers un format virtuel, et les frais d'inscription aux ateliers numériques et virtuels, séminaires, sommets ou autres événements liés au plaidoyer. En outre, les organisations peuvent désormais allouer les fonds aux activités qu'elles entreprendront plus tard dans l'année. À l'heure actuelle, 10% du total de $27 500 des Fonds fédéraux de plaidoyer de 2020 ont été décaissés. WESTAF procède à des ajustements des récompenses dans certains États pour répondre à la crise sans précédent et aux scénarios budgétaires extraordinaires auxquels sont confrontés certains États qui pourraient voir des réductions importantes dans leurs budgets d'agence artistique nationale.
DIRECTEURS DES ARTS DU SPECTACLE DE L'AGENCE ARTISTIQUE D'ÉTAT (SAAPAD) (CD)
Il y a plusieurs années, WESTAF a commencé à réunir régulièrement les directeurs des arts du spectacle de la SAA (SAAPAD) avec les dirigeants des consortiums de présentateurs de la région. Cette réunion offre une occasion précieuse au personnel de l'agence et aux représentants des consortiums de présentateurs de travailler ensemble sur des questions pertinentes et à l'échelle du secteur liées aux tournées et aux présentations. Les réunions ont généralement lieu à Denver, dans le Colorado, WESTAF prenant en charge tous les frais des participants. Nous avons commencé l'année 2020 avec l'espoir d'organiser la réunion SAAPAD fin juillet 2020. À la lumière de la pandémie, le personnel du programme, Chrissy Deal, directrice de la responsabilité sociale et de l'inclusion, et Lani Morris, coordinatrice des subventions, ont pris la décision de faire passer SAAPAD à un format virtuel qui pourrait se dérouler au cours de quelques ateliers qui seront programmés à la fin de l'été ou au début de l'automne 2020. Chrissy et Lani seront en contact avec les directeurs exécutifs et le personnel de l'agence concernant les détails et le calendrier des ateliers de 2020 dans les semaines à venir.
SESSION D'ACCESSIBILITÉ ENTRE PAIRS À LA NASAA (CD)
En janvier 2020, WESTAF a interrogé les agences artistiques des États pour déterminer la session de pairs sur l'accessibilité de la NEA à laquelle les États préféraient participer en 2020. Les États ont voté pour affecter les fonds de développement professionnel mis à la disposition de WESTAF par l'Arts Endowment à l'envoi de coordinateurs d'accessibilité à l'Assemblée de la NASAA à San Juan, à Porto Rico, du 21 au 23 octobre. (La conférence LEAD prévue en août 2020, qui était l'autre option, a été reportée à 2021). À ce stade, la NASAA n'a pas encore pris de décision concernant l'assemblée d'octobre 2020. Le Bureau de l'accessibilité de l'Arts Endowment ne sait pas si une session de pairs se tiendra en personne et réfléchit actuellement à une approche virtuelle.
PROGRAMME DES LEADERS ÉMERGENTS DE COULEUR (CD)
Chrissy travaille en étroite collaboration avec les professeurs de l’ELC — Salvador Acevedo, Tamara Alvarado et Margie Johnson Reese — pour réorienter notre attention vers un format alternatif qui ne nécessite pas de réunion en personne. Notre équipe est la première à admettre que les réunions en personne sont non seulement préférées, mais offrent le plus grand sentiment de connexion et d’apprentissage. Cela dit, nous avons également l’expertise nécessaire pour garantir que l’apprentissage en ligne et le développement professionnel auront un impact et seront efficaces pour établir des relations — un élément clé du programme ELC. Nous avons déjà commencé à réfléchir à des idées sur la manière d’adapter notre approche et nous communiquerons les détails du programme, y compris le recrutement des candidats, plus tard cet été.
SESSION DE DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL DU PERSONNEL DE L'AGENCE ARTISTIQUE DE L'ÉTAT (CD)
Ces dernières années, WESTAF a organisé des sessions de développement professionnel généralistes pour deux membres du personnel des agences artistiques d'État (en plus du directeur exécutif) ou des membres du conseil d'administration de chaque État à Denver. La réunion s'adresse au personnel ayant une large gamme d'expertise et différents degrés d'expérience dans leurs agences respectives, explorant une gamme de thèmes transversaux, et ces sessions sont conçues pour fournir un aperçu des tendances émergentes dans le domaine pour l'ensemble du personnel des agences artistiques d'État. Les sessions récentes ont examiné une gamme de sujets, notamment les arts ruraux, la diversité, l'inclusion et l'équité, et les industries récréatives émergentes. WESTAF couvre tous les frais de voyage et d'hébergement associés à cette réunion. David Holland, directeur des politiques publiques, a assumé la responsabilité de cette réunion, qui est provisoirement prévue pour début 2021 sur la base des commentaires des directeurs exécutifs des agences artistiques d'État. Les agences peuvent s'attendre à plus de détails sur les plans de la réunion fin 2020.
PLAN STRATÉGIQUE (NS)
Natalie S. travaille actuellement avec la cohorte de politiques alors qu'elle commence à identifier les domaines clés à utiliser dans la création de leurs documents de cadrage. Depuis qu'elle a présenté sa première mise à jour du plan stratégique aux administrateurs lors de la réunion du conseil d'administration jeudi dernier, Natalie a été en contact avec les membres de la cohorte pour formuler un plan d'action afin que les cohortes et leurs conseillers fiduciaires puissent commencer à collaborer. Natalie souhaite adresser ses sincères remerciements à tous les administrateurs pour avoir partagé leurs réflexions et leurs questions avec elle lors de la réunion du conseil d'administration.
SÉANCES DE COACHING (CG) DE L'ÉQUIPE DE RESSOURCES EN LEADERSHIP (LRT)
Notre coach Val Atkin a animé une séance utile de 90 minutes avec l’équipe LRT le 19 mai sur le leadership, la gestion, la communication, la rétroaction et l’établissement d’objectifs productifs. Dans l’ensemble, nous avons eu une réponse positive à la séance et ce fut un soulagement (bien que de courte durée) de nous concentrer sur des aspects de notre travail qui allaient au-delà de notre réponse immédiate à la COVID-19.
CAFÉ (RV)
L'équipe marketing travaille à l'envoi de l'e-mail #2 de la campagne « Come Back to CaFÉ » ciblant les anciens clients avec une réduction de 50% sur les frais d'installation jusqu'au 30 juin. En mai, CaFÉ a signé quatre nouveaux clients (12 en moyenne). L'équipe a également organisé 38 nouveaux appels de clients existants. Nous nous tournons vers l'avenir et rédigeons des OKR pour le prochain exercice financier, ainsi que l'examen de l'arriéré des améliorations techniques et des modifications du système et la priorisation de celles-ci en fonction des perspectives budgétaires. Natalie V. et Ben ont terminé les maquettes des améliorations de l'interface utilisateur d'administration et l'équipe doit maintenant les examiner et les commenter avant de pouvoir les finaliser.
CVSUITE (KE)
L'équipe CVSuite a dû faire face à un afflux de renouvellements de contrats. L'Indiana Arts Commission, le McLean County Regional Planning, le Kentucky Arts Council et Arts Cleveland sont tous revenus pour renouveler leurs contrats. L'équipe évalue si cet afflux est dû au calendrier ou si notre campagne marketing du dernier trimestre et de ce trimestre a eu un impact. Nous nous préparons pour notre mise à jour des données de printemps prévue le 15 juin. Nous avons également passé les deux dernières semaines à planifier les OKR pour l'exercice 21 et à commencer le processus de création du budget. Notre équipe a entamé des discussions sur la participation aux conférences pour l'automne, qui incluraient la conférence EMSI et la conférence sur le développement économique de l'IEDC.
GO SMART (JG)
GO Smart est en phase de contrat avec un client potentiel, Matanuska-Susitna Borough en Alaska. Il a accepté un plan d'abonnement pour quatre programmes annuels plus un programme d'aide COVID ponctuel pour un montant initial de $5 250 et un renouvellement annuel probable de $4 800. Des formulaires de renouvellement d'abonnement ont été envoyés à 13 clients. Près de 30% ont déjà renvoyé des formulaires signés et reçu leurs factures. Les autres ont largement maintenu ou augmenté leur utilisation et leurs frais annuels. Trois clients qui renouvellent généralement ce mois-ci - Santa Fe Arts and Culture, Arts Council of Anne Arundel et North Dakota Arts Council - ont demandé un report de la conversation sur le renouvellement car leurs budgets sont suspendus en raison de COVID.
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
La PAA poursuit son processus de documentation de l'art public lié à la COVID-19. Les projets et initiatives qui ont été soumis à la PAA pour documentation seront présentés sur la page de ressources de la PAA, qui sera lancée début juin. La PAA a signé avec son nouveau client, Lancaster Public Art, qui utilisera à la fois les fonctionnalités du CMS et de la page de présentation. Dans le cadre de sa fonctionnalité de page de présentation, la PAA contribuera à créer un registre d'inscription des artistes qui aidera à associer les artistes et les entreprises, car la rue piétonne du centre-ville ouvrira la semaine prochaine et les artistes sont recherchés pour aider à maintenir la distanciation sociale par des moyens créatifs.
ZAPP (CV)
Nous travaillons à la préparation d'une réunion virtuelle avec les partenaires de ZAPP le 8 juin, ainsi qu'à l'élaboration d'un projet de budget pour l'exercice 21. Au milieu du chaos de la pandémie, nous avons signé un nouveau client qui venait du concurrent de ZAPP, EntryThingy. Nous avons également une démonstration prometteuse mise en place la semaine prochaine avec un client de longue date, Arts in the Square Belleville, IL ; le client potentiel utilise également EntryThingy et envisage sérieusement de passer à ZAPP pour son événement 2021. Nous publierons de nouvelles fonctionnalités et correctifs le 2 juin, qui amélioreront notre flux de remboursement interne et ajouteront des options de gestion des paiements plus faciles pour les artistes.

Restez fort, restez en bonne santé, continuez et nous y arriverons ensemble.

Comme toujours,

chrétien