Bonjour, chers administrateurs de WESTAF :
 
J'ai été sur la route en Californie au cours de cette dernière période bimensuelle. Je tiens à remercier et à saluer l'équipe de ressources de leadership de WESTAF (Adam, Amy, Christina, Chrissy, Leah et Seyan) pour avoir continué leur important travail de budgétisation, de planification, de gestion des entreprises, de maintenance de la technologie, d'entretien des candidats DoPP et de gestion de l'équipe pendant mon absence. Ils ont été si attentionnés, collaboratifs et productifs, et m'ont permis de rester engagé et sur mes gardes pendant mon absence du bureau. Cette bimensuelle leur est dédiée !
 
BUDGÉTISATION DE WESTAF
Nous avons terminé une première ébauche du budget de l’exercice 2020 de la WESTAF ! L’équipe de direction travaille en étroite collaboration avec les responsables du budget pour peaufiner le budget avant la date limite d’août. Jusqu’à présent, nous prévoyons de travailler sur de nombreuses versions, mais ce travail avance à un rythme soutenu et est sur la bonne voie. Un grand bravo à LRT pour avoir su se montrer à la hauteur pendant cette période de transition parfois confuse et incertaine.
 
DIRECTEUR DE LA RECHERCHE EN POLITIQUES PUBLIQUES
Après une première sélection de neuf candidats potentiels, la LRT a passé la semaine dernière à interviewer quatre finalistes de grande qualité. Peu de temps après le congé du 4 juillet, nous prévoyons de mettre la dernière main à ce processus et de faire une offre au candidat retenu.
 
COMITÉ D'ENGAGEMENT COMMUNAUTAIRE
Il y a un mouvement bienvenu et attendu depuis longtemps au bureau pour développer un comité bénévole (similaire à notre comité de bien-être) qui identifierait et rechercherait des moyens pour que l'équipe WESTAF s'implique davantage dans la communauté créative de Denver. Plusieurs membres de l'équipe sont déjà impliqués dans des initiatives communautaires de Denver de diverses manières - ce comité aidera à approuver et à soutenir ces efforts existants et également à envisager de nouveaux efforts, à impliquer davantage de membres de l'équipe et à aider à accroître la notoriété de WESTAF et de son travail au sein de la ville dynamique dans laquelle nous avons notre siège. Merci Leah d'avoir dirigé cela !
 
VOYAGE EN CALIFORNIE
Je viens de terminer une tournée productive en Californie ces dernières semaines — d’abord au Creative Placemaking Leadership Summit à Los Angeles (c’était génial de passer un peu de temps avec le fiduciaire Roy Agloinga, qui était également présent !), puis une merveilleuse visite avec le fiduciaire de WESTAF Nikiko Masumoto à la Masumoto Family Farm près de Fresno (merci, Nikiko pour l’hospitalité !), puis dans le comté de Calavaras pour une réunion du California Arts Council où j’ai fait une présentation qui a semblé bien accueillie par les membres du conseil du CAC, puis quelques réunions productives à Sacramento. Relation approfondie avec la directrice générale du CAC, Anne Bown-Crawford, et les membres de son personnel, ainsi qu’avec la directrice générale de la CFTA, Julie Baker, un déjeuner de planification productif avec la vice-présidente Tamara Alvarado (merci Tamara d’avoir fait le voyage à San Andreas !). De bonnes rencontres ont eu lieu en chemin avec mes amis de WESTAF, Shannon Daut, ainsi que Lucero Arrellano (qui m'a emmené dans un espace collectif artistique inspirant à Sacramento — Sol Collective) et Jason Schmeltzer, lobbyiste de la CFTA de Sacramento (dont le travail est financé par WESTAF). Ce voyage d'affaires a été encadré par un peu de temps personnel — la fête du 90e anniversaire de mon père (qui s'est déroulée sans accroc !) et ce week-end, j'assisterai au mariage d'un ami au légendaire Sea Ranch sur la côte californienne. De retour au bureau lundi.
 
MISE À JOUR DE LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE
Cohorte d'équité :
La cohorte Equity s'efforce d'établir une compréhension et des intentions communes au sein des cohortes Communications et Affaires. Notre cohorte a tenu quatre réunions au 26/06/2019 pour entamer des conversations et des normes significatives à transmettre aux autres cohortes. Nous avons travaillé sur les projets et pratiques actuels de WESTAF autour des initiatives DEI et ensemble, nous avons élaboré un ensemble d'accords de groupe partagés qui seront partagés en juillet avec chaque cohorte. Après avoir observé et participé aux cohortes Communications et Affaires, la cohorte Equity se réunira à nouveau en juillet pour se plonger dans la documentation de cadrage. Rôles (se produisent sur une base rotative) : Leader : Lani Morris ; Calendar « Creep » : Lauren Wilson ; Preneuse de notes/Scribe : Julia Alvarez ; Responsable des relations/espaces - Janae.
Cohorte d'affaires :
Lors de la première réunion de la cohorte commerciale, un responsable et un secrétaire ont été nommés et il a été décidé, en fonction des calendriers, que nous nous réunirions tous les trimestres et que notre prochaine réunion serait prévue le 18/07/19. Pour cette réunion, nous avons demandé à tous les membres de venir préparés pour discuter des perceptions/objectifs de la cohorte dans l'espoir que nous puissions élaborer une mission et élaborer une stratégie pour nos prochaines étapes. Secrétaire – Matt Virlee qui a quitté l'entreprise, ce poste est donc actuellement vacant ; Responsable – Rebecca Brown. 
Cohorte de communication :
Lors de la première réunion de la cohorte de communication, nous avons décomposé notre document de cadrage du plan stratégique et décidé de l'aborder en quatre étapes de mise en œuvre. Nous lancerons notre première étape – recherche et découverte – après notre prochaine réunion le 1er juillet 2019. Au cours de cette étape, nous évaluerons l'état de la marque et des communications de WESTAF au moyen d'une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) et recueillerons les commentaires des clients et des utilisateurs de l'organisation. Nous déterminerons les rôles et le leadership de l'équipe lors de notre prochaine réunion en fonction des besoins perçus pour la première étape. 
 
MISE À JOUR MARKETING/COMMUNICATION
Mise à jour de la convention Americans for the Arts : Leah a rencontré de nombreux amis de WESTAF lors de la convention annuelle de l'AFTA (Matt Wilson, Teniqua Broughton, Shannon Daut, Mitch Menchaca, Rusty Foley, Tom Simplot, Mary Ann Carter, Michael Orlove, Ann Bown-Crawford et Pam Breaux, entre autres), ainsi que quelques clients CVSuite actuels et quelques prospects existants. Nous avons généré une poignée de nouveaux prospects pour CVSuite à partir de la convention, et le nouvel outil de gestion des collections de PAA a suscité un intérêt considérable lors de la pré-convention. De nombreux autres participants qui ont visité notre table d'exposants ont commenté à quel point ils appréciaient les récentes améliorations de CaFE. Planification des communications marketing pour l'exercice 2020 : Leah travaille sur le plan directeur de communication marketing de WESTAF pour l'exercice 2020, qui décrit les initiatives et les objectifs marketing qui s'alignent sur la stratégie commerciale des produits à revenus gagnés et des dépenses pour l'exercice 2020. Le plan présente les objectifs et stratégies marketing pour chaque produit technologique (à l'exclusion de ZAPPlication), ainsi que le marketing et les communications pour les programmes et services de WESTAF. 
 
RÉUNION DE DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL WESTAF SAAPAD
Une puissante équipe WESTAF composée de Madalena Salazar, Chrissy Deal, Seyan Lucero et Sam Ortega a supervisé les 3 et 4 juin. WESTAF a réuni plus de 20 directeurs des arts du spectacle et chefs de consortiums de réservation de présentation de la région pour notre réunion annuelle SAAPAD. Le groupe a lancé les choses par une visite et une conversation avec la direction et le personnel de Cleo Parker Robinson Dance, l'un des pôles culturels de Denver et une compagnie de danse renommée enracinée dans la communauté noire/afro-américaine. Caitlin Strokosch, directrice exécutive du National Performance Network (NPN), a partagé les moyens par lesquels l'organisation opérationnalise l'équité par le biais de ses réseaux d'artistes et de pairs, de ses rassemblements et de ses conférences. Candace Kita, ancienne élève de l'Oregon ELC15 et responsable du travail culturel au Asian Pacific American Network of Oregon (APANO), a également engagé le groupe dans un exercice qui examine comment le pouvoir joue dans les missions de nos organisations/agences. Chrissy cherche à s'appuyer sur le modèle d'échange de cette année entre les participants et la visite du site pour 2020.
 
CONSEIL EN INCLUSION ET ÉQUITÉ
Chrissy collabore avec le personnel de deux personnes et le groupe de travail sur l'équité du Zoo, Arts & Parks du comté de Salt Lake, dans l'Utah, depuis fin 2018, sur leur initiative d'inclusion et d'équité. Elle et Madalena Salazar ont lancé leur effort avec un atelier en janvier, suivi d'une analyse des subventions et d'une discussion sur les processus d'octroi de subventions équitables en mai. Chrissy reviendra en septembre pour animer un atelier axé sur la manière dont les communautés traditionnellement marginalisées sont impactées par les programmes et les politiques d'une organisation. Elle s'associera à deux membres du réseau des anciens élèves de l'ELC de l'Utah - Renato Olmedo-Gonzalez et Moana Paelei Hoching - et au leader culturel et artiste de la région, Jorge Rojas pour la discussion. Vicki Bourns, administratrice de WESTAF, a été un membre actif du groupe de travail et Moana est sur le point de l'être, ayant récemment été invitée à rejoindre le conseil d'administration de niveau I de ZAP cet été. Le projet culminera à l'automne avec un résumé du projet et des suggestions de voies à suivre pour ZAP dans ce travail essentiel.
 
MISE À JOUR TECHNOLOGIQUE
L'équipe technique a interviewé des candidats pour rejoindre notre équipe. Il existe plusieurs pistes prometteuses et nous espérons pouvoir envoyer des offres à ces personnes qualifiées, mais le marché est très compétitif. Juin et juillet marquent notre évaluation annuelle PCI et celle-ci est en cours. Nous avons effectué une analyse des lacunes et chercherons à remédier à tout problème. Le passage à Paypal Braintree est un changement important et modifiera la façon dont ce processus se présentera à l'avenir. Nous avons rencontré et négocié un contrat initial avec un fournisseur de business intelligence intégré et nous nous efforcerons d'accroître nos efforts pour donner aux programmes un meilleur accès et une meilleure visibilité sur leurs données.
 
MISE À JOUR SUR LA DÉFENSE DES DROITS FÉDÉRAUX
Le 25 juin, la Chambre des représentants des États-Unis a approuvé un financement de 167,5 millions de livres sterling pour l’exercice 2020 au National Endowment for the Arts, soit une augmentation de 12,5 millions de livres sterling par rapport au niveau de financement de l’exercice 2019 (155 millions de livres sterling). Le projet de loi est maintenant soumis au Sénat américain pour un éventuel examen (le Sénat pourrait également se saisir de sa propre version de ce projet de loi de crédits). Le Congrès est en vacances la semaine prochaine ; le Sénat devrait reprendre ses travaux le 8 juillet.
 
ZAPP
ZAPP a récemment signé un contrat avec un client standard multi-spectacles (rassemblant plus de 500 applications) qui hébergera 6 festivals sur le site. Cela augmente nos ventes de contrats standards de 300% par rapport à l'exercice 2018. De plus, le basculement du traitement des paiements vers Braintree a été mis en œuvre le 27 juin ; les utilisateurs ont désormais la possibilité de stocker les types de paiement pour faciliter le paiement et des mesures de sécurité supplémentaires ont été mises en place pour croiser les codes postaux et les CVV. 
 
CAFÉ
L'équipe CaFE travaille sur les spécifications pour préparer un contrat d'abonnement de 12 mois, en ajoutant des conditions d'accès et des identifiants de contrat au système CaFE, en plus de la possibilité de saisir directement les frais et de laisser le système CaFE calculer ces frais au lieu du calcul manuel effectué actuellement. L'équipe travaille également à la numérisation de son formulaire de demande d'appel et à la refonte du nouveau processus de configuration des appels. 
 
ARCHIVES D'ART PUBLIC
Les Archives d'art public ont lancé leur nouveau site Web et mis à jour les pages de présentation de la collection à la mi-mai et ont reçu des commentaires positifs de la part de leurs collègues du domaine. En juin, Lani Morris de l'équipe CaFE a représenté la PAA à la préconférence sur l'art public de l'AFTA à Minneapolis, et l'équipe a reçu de nombreuses demandes de renseignements concernant le système de gestion des collections depuis l'événement. Une importante campagne de marketing pour les services payants mis à jour de la PAA est prévue pour la fin de l'été/début de l'automne.
 
Allez-y intelligemment
Français 10 clients (un quart de notre base) ont renouvelé ce mois-ci, aucun n'a abandonné, en attente de 4 renouvellements prévus. La ville de Telluride est à bord ; nous avons construit leur application et ils seront prêts à être lancés plus tard cet été. San Antonio paie $3 800 à $5 600 pour un processus d'importation de données. Trois mises à jour majeures du processus de panel ont été publiées la semaine dernière : Champs de date d'ouverture et de fermeture ajoutés à l'onglet Panels > Configurer le panel. Quelques mises à jour techniques : autoriser l'administrateur à afficher et masquer les panels des panélistes assignés à des dates désignées ; bouton Importer les critères ajouté à l'onglet Panels > Notation du panel. Permet à l'administrateur de copier les critères existants dans de nouveaux panels ; augmentation du nombre de critères autorisés de 20 à illimité. Chiffre d'affaires reçu pour l'exercice 19 : $105 578,87 ; Renouvellements FY19 en attente de paiement (mais les contrats sont signés) : $67 600,00, Renouvellements FY19 et autres paiements attendus pour le reste de l'année : $47 400.
 
CVSUITE
CVSuite collabore avec la Western Colorado University pour fournir les données nécessaires à son étude de marché sur l'art. La Western Colorado University a reçu une subvention de recherche de la NEA pour créer ces rapports pour les 50 États.    
 
NOUVEAU COORDINNATEUR CVSUITE ET GO BUSINESS
Kelly Ernst est notre nouvelle coordinatrice commerciale pour GO Smart et CVS, se concentrant sur le contenu marketing, l'administration des contrats, les démonstrations et le support client léger. Kelly a rejoint WESTAF en mai 2019 en tant que coordinatrice commerciale pour CVSuite et GO Smart, aidant au contenu et aux services contractuels, aux communications clients et au marketing. Kelly a travaillé dans le domaine de l'art public et socialement engagé et a occupé des postes dans le marketing et le développement pour des organisations telles que le Santa Fe Opera, Creative Time à New York et le Museum of Contemporary Art (MCA Denver). Elle est également membre du comité de planification du 48-Hour Summit du RedLine Art Center. Plus récemment, Kelly a été rédactrice collaboratrice pour le magazine Boulder et Cherry Creek Lifestyle basé au Colorado, couvrant les arts et la culture. Kelly a obtenu sa licence en histoire de l'art et en leadership multiculturel à l'Université du Colorado à Boulder. Kelly est un excellent ajout à l'équipe et nous sommes heureux de l'avoir !
 
Merci pour votre bon travail et votre engagement envers WESTAF !
 
Comme toujours,
 
chrétien