Chers membres du Conseil d’administration de WESTAF :
 
Ces dernières semaines ont été passionnantes ! Beaucoup d'activités, mais voici quelques points saillants :
 
Lancement du plan stratégique !
Les mercredi 29 et jeudi 30 mai, l’équipe WESTAF a officiellement lancé sa vision décennale et son plan stratégique ! Il s’agissait d’une « StratPlan Faire », qui comprenait une formation autour de cet agenda et se concentrait sur cette FAQ de cohorte du plan stratégique. Chaque cohorte individuelle s’est divisée en groupe pour la première fois afin de s’auto-organiser et également d’examiner un document de cadrage préliminaire (dans ce cas, le document de cadrage du leadership éclairé et de la portée/communication), et de finalement élaborer le sien. Cependant, le véritable point fort de la session de deux jours a été le précieux temps de coaching et de développement de groupe et de leadership passé avec Val Atkin, qui s’est plongé dans un travail sur l’ennéagramme chaleureusement accueilli et extrêmement utile ainsi que dans d’autres discussions et exercices d’équipe autour de concepts tels que « Responsabilité 100% », « Le coût du silence », « Optimisation d’équipe » et travail « Au-dessus/en dessous de la ligne ». À la fin de l’ordre du jour et de ce précieux moment de team building, nous avons célébré le lancement de ce plan décennal avec un happy hour dans un restaurant local et un moment « officiel » de coupure de ruban amusant ! (Si vous ne devez regarder qu’un seul lien, regardez celui-ci !)
Le 30 mai 2019, le plan stratégique de WESTAF a été officiellement lancé (ouah !). Je ferai régulièrement le point sur nos progrès avec le comité exécutif et avec tous les administrateurs grâce à cette mise à jour bimensuelle. La prochaine mise à jour importante sera faite par chaque cohorte lors de la réunion du conseil d'administration d'octobre à Denver !
 
Progrès de la BAR CAT
L'équipe de direction a compilé des descriptions de poste mises à jour pour ses équipes dans le nouveau modèle BAR CAT et travaillera avec ses équipes sur ces changements d'ici octobre, date à laquelle la nouvelle structure sera mise en œuvre. La direction et les chefs de projet de WESTAF commencent le processus de budgétisation pour l'exercice 2020. La première ébauche préliminaire sera compilée d'ici le 21 juin afin que la direction puisse ensuite travailler avec ses équipes pour effectuer les ajustements nécessaires afin d'obtenir une ébauche à partager avec le trésorier en août et le comité exécutif en septembre.
 
Principes directeurs
Nous remercions les administrateurs de la réunion du conseil d'administration de Bozeman en mai pour leur aide précieuse et leurs commentaires sur les nouveaux principes directeurs de WESTAF. Cet exercice a été extrêmement utile et a permis d'obtenir de nombreuses informations précieuses que nous intégrerons dans la prochaine version des principes directeurs. Restez à l'écoute. Notre plan est de travailler au sein de la cohorte des communications pour élaborer une résolution finale qui pourra être adoptée par l'ensemble de l'organisation par le biais d'une résolution du conseil d'administration lors de la réunion du conseil d'administration d'octobre.
 
Progrès de l'évaluation des performances
Lors de la StratPlan Faire, Amy a fait une présentation à toute l'équipe sur le processus de gestion des performances de WESTAF. Nous aurons un budget approximatif d'ici la fin juin et serons en mesure de fixer les salaires du personnel à ce moment-là. Par conséquent, il est plus logique de reporter le processus d'examen de « transition » jusqu'en août, lorsque ces informations seront connues. Le personnel prévoit de procéder à des examens de transition entre la mi-août et la fin août. Ce document est le meilleur aperçu de ce qui sera abordé lors de ces réunions (ce qui comprend la communication de leur nouveau salaire, de leur prime et la discussion des changements apportés à leur description de poste). Il y a quelques mises à jour violettes depuis la StratPlan Faire. Un document personnalisé à signer lors de ces examens sera préparé, dans lequel les bases du nouveau processus de gestion des performances sont décrites ainsi que la rémunération individuelle et la valeur de tous les avantages sous forme d'un aperçu annuel de la rémunération totale.
 
Progrès budgétaires pour l'exercice 2020
L'équipe WESTAF est maintenant en train de mettre en place le processus de budgétisation de l'exercice 2020. Une fois que nous aurons la première série de chiffres de tous les départements, le document sera figé en tant que version 1. Ensuite, nous passerons à la version suivante et chaque intervenant du budget de l'équipe suivra attentivement les modifications apportées par rapport à la version précédente dans sa propre documentation budgétaire, puis enregistrera les modifications en tant que version 2, etc. Si les chiffres des revenus ou des dépenses sont radicalement différents des projections ou du budget de l'exercice 2019, une section du document de planification budgétaire explique pourquoi. Ce sont les éléments sur lesquels la direction voudra obtenir des informations supplémentaires dès le départ. Nous visons un budget de version 1 d'ici le 21 juin. Après cela, l'équipe de direction travaillera sur d'autres versions et ajustements avec les chefs de projet individuels.
 
Transition du personnel
Je viens d'apprendre que Matt Virlee, responsable des solutions technologiques, a présenté sa démission. Matt faisait partie de notre petite équipe technologique (trois personnes) et il nous manquera. Son dernier jour est le 16 juin.
 
Sommet Génération Rurale
Chrissy Deal et moi avons été rejoints par Hunter Old Elk (Cody, WY et ELC17) et Tey Marianna Nunn (ancienne administratrice et membre actuelle du MAC) dans le Mississippi du 22 au 24 mai pour le Rural Generation Summit. La réunion a réuni des leaders culturels et communautaires de tout le pays pour explorer les différentes identités, opportunités et réalités de l'Amérique rurale. La délégation WESTAF a eu l'occasion d'entrer en contact avec des personnes de diverses organisations et communautés de tout le pays, notamment la NASAA, plusieurs de nos collègues RAO, d'autres agences artistiques d'État et des organisations nationales. Le format des « plénières itinérantes » a permis aux participants de voir et de découvrir directement des lieux ruraux, notamment Sipp Culture et le campus d'Utica du Hinds Community College, un collège et une université historiquement noirs (HBCU) à Utica, MS. Nous avons écouté, nous avons partagé, nous avons ressenti l'humidité, nous avons MANGÉ ! L'une des considérations que la conférence a fait ressortir pour le contingent WESTAF était la diversité des dimensions de l'Ouest rural. Chrissy a hâte de prendre contact avec de nouveaux contacts et de se connecter avec Tey et Hunter pour aider à éclairer l'engagement de WESTAF avec les communautés rurales à l'avenir.
 
Le projet SAAPAD est en cours.
Aujourd'hui (3 juin) et demain (4 juin), SAAPAD (notre session annuelle de développement professionnel des agences artistiques et des consortiums des arts du spectacle de l'État) se réunit ici à Denver. Voici l'ordre du jour complet de la réunion. Je me rendrai aux sessions du 4 juin pour rencontrer les participants, déjeuner et les remercier de leur implication.
 
Prochaine conférence téléphonique d'information du directeur exécutif de la SAA
La prochaine conférence téléphonique du directeur exécutif de la SAA est prévue pour le lundi 10 juin. Cette conférence est destinée à informer les directeurs exécutifs des agences artistiques des États de la région WESTAF sur les questions liées à WESTAF, ainsi qu'à faire le point sur la dernière réunion du conseil d'administration de WESTAF et sur les actions du récent conseil d'administration de WESTAF qui pourraient avoir un impact sur leur travail. Les sujets abordés porteront également sur la recherche d'un consensus autour du moment/du lieu/du pourquoi du prochain forum du directeur exécutif de la SAA.
 
Prochains voyages SAA
Comme je l'ai déjà dit, dans les mois à venir, je rencontrerai Anne Bown-Crawford, directrice exécutive du California Arts Council, au Creative Placemaking Pacific Summit à Los Angeles, puis je ferai une présentation la semaine suivante, le 25 juin, lors de la réunion de la commission du California Arts Council près de Sacramento. En juillet, je me rendrai à Honolulu pour passer du temps avec le fiduciaire Jonathan Johnson, faire une présentation au conseil d'administration de la SFCA d'Hawaï et assister à d'autres réunions, notamment à la direction du FESTPAC. En août, je rejoindrai la fiduciaire Karen Hanan à Yakima et Tieton, dans l'État de Washington, pour faire une présentation lors d'une réunion des commissaires d'ArtsWA. En outre, une visite à Anchorage est en préparation pour août, qui coïncidera avec la visite de Mary Anne Carter, du Fonds de dotation.
 
Mise à jour sur l'Arizona
La semaine dernière, un budget de 11,8 milliards de dollars pour l'exercice 2020 a été adopté par l'Assemblée législative de l'État de l'Arizona et signé par le gouverneur Doug Ducey, qui comprenait 2,2 millions de dollars consacrés aux arts en Arizona. L'allocation comprend une affectation unique de 1,4 million de dollars au Fonds général pour soutenir les activités de subventionnement de la Commission des arts de l'Arizona à l'échelle de l'État. Cette affectation répète un investissement unique similaire effectué l'année précédente, garantissant un financement de niveau pour l'exercice 2020 de la Commission des arts. De plus, le budget de l'État nouvellement adopté prévoit une affectation de 200 000 dollars au Fonds général pour un théâtre professionnel à but non lucratif dans le comté de Maricopa. Bien que ce soit une bonne nouvelle, il est également presque impossible pour la Commission des arts de planifier plus d'un an à l'avance, tant que le financement des arts est réduit à zéro au début de chaque session législative. Cela compromet la qualité de leurs programmes par ailleurs excellents à l'échelle de l'État.
 
ZAPP
ZAPP continue de fonctionner avec succès et le volume des transactions commerciales reste élevé. Jusqu'à présent au cours de cet exercice, nous avons acquis 34 nouveaux clients, traité plus de 300 renouvellements de contrats et obtenu plus de 75 e-blasts. Près de 14 000 000 THB ont transité par la caisse ZAPP (ventes directes) et plus de 125 000 demandes ont été soumises. Nous avons également constaté une augmentation de 101 000 THB depuis le début de l'exercice 2019 du nombre de profils d'artistes actifs. Nous continuons à proposer des paiements EFT à un groupe restreint de clients ; ces paiements ont totalisé près de 14 000 000 THB au cours de cet exercice. Si vous n'êtes pas encore inscrit pour recevoir des paiements EFT et que vous le souhaitez, veuillez me le faire savoir et je m'en chargerai. Enfin, l'équipe évalue la viabilité d'une intégration avec Jaspersoft, une plateforme de reporting et d'analyse. Ce logiciel peut nous permettre de créer, récupérer et présenter facilement des rapports avec les données de ZAPP, des rapports et des outils de business intelligence qui peuvent être utilisés en interne et en externe pour nos clients. Une intégration avec une plateforme comme celle-ci est plus souhaitable que la création de nos propres rapports à partir de zéro en raison de la rareté des ressources de développement et du délai nécessaire pour mener à bien un tel projet. Cependant, nous évaluons encore les avantages et le coût de cette intégration.
 
Christian OOTO
En conclusion, je serai en vacances du jeudi 13 juin au mercredi 19 juin, puis j'assisterai au sommet CPL à Los Angeles du 20 au 23 juin, puis je me rendrai à Sacramento la semaine suivante, avant de retourner à San Francisco le week-end suivant pour un mariage. Ce mélange de vacances et de temps de travail signifie que je serai hors service du 13 juin au 1er juillet, mais toujours en contact étroit avec le bureau et mes collègues.
 
N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir sur ces articles ou sur tout autre sujet. Merci pour votre gestion et votre soutien en tant qu'administrateurs de WESTAF !
 
Comme toujours,
 
chrétien