Bonjour à nouveau, chers administrateurs de WESTAF :
Le monde continue de changer très rapidement pour nous tous. Je suis sûr que vous avez été inondés de toutes sortes de messages COVID-19 de vos communautés immédiates et élargies. Comme le monde entier, WESTAF a pivoté pour faire face à cette crise. Notre première mesure a été de protéger la santé et la sécurité de notre équipe. Nous avons emménagé dans nos espaces de travail à domicile vendredi dernier, le 13 mars. Ce vendredi 20 mars, nous avons prolongé notre ordre de travail à domicile (WFH) jusqu'au 30 avril. L'équipe de ressources en leadership (LRT) continuera de se réunir par vidéoconférence chaque matin de la semaine pour évaluer la situation. Deuxièmement, nous avons commencé immédiatement à reporter, annuler ou convertir en vidéoconférence toutes nos prochaines réunions, engagements, subventions et autres travaux programmatiques. Nos entreprises technologiques font également face aux graves perturbations que nous connaissons tous. Dans cette prochaine phase, nous nous associons à des partenaires artistiques et culturels à l'échelle nationale pour adopter une approche de type temps de guerre afin de déterminer comment générer et distribuer des informations et des ressources d'urgence sur le terrain. Les efforts de WESTAF dans tous ces domaines sont décrits plus en détail ci-dessous. 
En parcourant diverses invitations à des webinaires sur les interventions d'urgence et des liens vers des ressources, j'ai été particulièrement frappé par ce passage d'une mise à jour de la communauté culturelle de l'Utah : 
« Nous sommes tous témoins d’une période de l’histoire qui sera racontée pendant des générations. Une telle période exige la créativité et la résilience qui sont communes aux arts et aux sciences humaines. Personne ne sera épargné par les conséquences de la COVID-19. Si nous reconnaissons qu’il faut d’abord et avant tout prêter attention au travail vital qui se fait actuellement, nous devons également faire mieux que simplement vivre. »
Cette période nous oblige en effet à faire mieux que simplement vivre. Nous sommes assez bouleversés par ce qui se passe, mais nous puisons également une force considérable auprès de nos collègues et de nos communautés. L'une des plus grandes forces de WESTAF est la façon dont nous rassemblons les gens, et même si nous ne pouvons pas être ensemble en personne en ce moment, c'est ensemble que nous allons traverser cette épreuve. 
Voici ce qui s'est passé :

ALLIANCES, PLAIDOYER ET DÉVELOPPEMENT DES POLITIQUES (DH)
L'équipe Alliances, plaidoyer et politique a dû réorganiser considérablement ses activités à la lumière de la pandémie de coronavirus. Les projets de participation au Baylor Global Forum on the Creative Economy et au Americans for the Arts Arts Action Summit et Arts Advocacy Day ont été annulés après que ces événements ont été annulés par les organisateurs. En raison de la pandémie de nouveau coronavirus en cours, WESTAF a également modifié les exigences du programme pilote de fonds fédéraux de plaidoyer afin d'introduire une plus grande flexibilité pour les bénéficiaires et a communiqué ces changements à notre réseau. Chrissy et David ont également réorganisé le séminaire Arts + the Rural West en un atelier virtuel de trois heures le 3 avril avec des plans pour organiser une réunion en personne à l'automne, sous réserve des événements actuels. L'engagement et le soutien pour poursuivre ce travail restent élevés parmi les organisations régionales et nationales qui ont été invitées à participer et un document de provocation WESTAF préparé pour la réunion a été bien accueilli. 
L'équipe Alliances, plaidoyer et politique se concentre désormais sur le suivi des développements en matière de plaidoyer et de politique (y compris les mesures d'aide) liés à la pandémie de coronavirus et à son impact sur le domaine des arts et de la culture dans l'Ouest et au niveau national. David travaille avec des équipes de toute l'organisation (en particulier Communications et CVSuite) pour développer les messages de WESTAF sur l'impact précoce et potentiel de la pandémie. Ce briefing de mise à jour COVID-19 de WESTAF résume les principales observations préliminaires et fournit des ressources. Le briefing sera adapté en une page Web, et celui-ci et une enquête d'impact WESTAF seront partagés dans le cadre d'une campagne ciblée auprès des réseaux WESTAF plus tard cette semaine. Des informations seront également présentées à un comité de réponse COVID des arts et de la culture du Colorado plus tard cette semaine.
Les défenseurs des arts de tout le pays sont actuellement galvanisés derrière une proposition de plan d’aide de 14 milliards de livres sterling pour les arts qui serait administré par le National Endowment for the Arts, et WESTAF lance un appel à l’action à ses réseaux pour soutenir cette campagne. Si ces efforts s’avèrent fructueux, les agences artistiques des États et les organisations artistiques régionales sont susceptibles de bénéficier du versement de fonds d’aide dans tout le pays – un sujet qui sera discuté lors d’une prochaine retraite virtuelle des directeurs exécutifs et des présidents des organisations artistiques régionales. Dans un contexte plus large, la Maison Blanche et le Congrès délibèrent sur les détails d’un plan d’aide fédéral ciblant à la fois les principales industries touchées et les contribuables des ménages, qui, selon certains, coûtera environ 14 milliards de livres sterling. En particulier dans les États les plus touchés de la région (en termes de nombre de cas confirmés), Washington, Californie et Colorado, des plans d’aide d’État complets sont également en cours de discussion et d’adoption. Les gouvernements locaux et la philanthropie privée mettent également à disposition des fonds d’aide spécifiques aux arts dans l’Ouest et au niveau national. Christian et David réuniront les directeurs exécutifs des agences artistiques des États par téléconférence la semaine prochaine pour discuter des développements dans la région et au niveau national et des plans d'action pour WESTAF.

FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
L'équipe F&A s'adapte au travail à domicile et soutient l'équipe ZAPP alors qu'elle gère une vague d'annulations de foires d'art. Les membres de l'équipe aident de diverses manières et mettent en attente des projets à plus long terme pour aider à trier les remboursements et les annulations. En outre, l'équipe élabore un calendrier de suivi des moments où le personnel financier doit être au bureau pour émettre des chèques, effectuer des dépôts et collecter le courrier. L'objectif sera de s'assurer que seuls quelques employés sont présents au bureau à un moment donné, mais que les opérations qui nécessitent la présence du personnel sur place se déroulent de manière cohérente. En ce qui concerne les ressources humaines, les superviseurs sont informés des changements apportés aux lois sur les ressources humaines et de la position généreuse de WESTAF sur l'hébergement du personnel en raison de besoins de garde d'enfants ou de santé.

AFFAIRES GÉNÉRALES (SL, CV)
Les équipes commerciales sont passées au travail à distance dans le contexte de l'épidémie de COVID-19. Nous avons eu la chance d'avoir une charge de travail qui s'adapte très facilement à un climat virtuel. Le principal impact auquel nous sommes confrontés est dû aux restrictions liées à la COVID-19 qui affectent les clients qui gèrent des festivals et des événements. Bon nombre de ces événements sont reportés ou annulés. Nos clients comptent sur nous pour être une ressource fiable et digne de confiance pour les aider à traverser cette période difficile. Nous sommes très reconnaissants au personnel interne, en particulier aux équipes ZAPP et CaFÉ, qui ont vraiment pris des mesures pour aider à atténuer ces temps difficiles. Nous travaillons en étroite collaboration avec l'équipe Marketing et Communication pour transmettre efficacement notre soutien à nos clients et souligner le fait que WESTAF est une organisation de services et que notre objectif est de répondre à tous les besoins de nos clients. 

CAFÉ (RV, CV)
L’équipe du CaFÉ est active et engagée auprès des clients touchés par l’épidémie de COVID-19. Au 17 mars 2020, sur les 225 appels ouverts, seuls 9 clients ont informé l’équipe de l’annulation, du report ou du changement de date de leur événement. Les demandes de mise en place de nouveaux appels continuent également d’arriver. La première d’une campagne de courrier électronique en deux parties mettant en vedette le CaFÉ et Public Art Archive a été lancée le 13 mars. La campagne ciblait les programmes d’art public dans le but de générer des prospects pour ce segment du secteur.

CVSUITE (SL, CV)
CVSuite travaille avec le projet Rural Arts de la Wyoming Arts Alliance (WyAA), un projet pilote qui soutient le développement professionnel et le leadership dans les arts au sein des villes rurales de l'État. Les discussions avec WyAA ont notamment porté sur les moyens d'utiliser l'outil de données CVSuite, les rapports instantanés et la formation aux données pour le projet. WyAA a déterminé que le projet serait mieux servi en utilisant les rapports instantanés inclus avec la licence CVSuite pour chaque communauté. Les communautés utiliseront les rapports pour établir une mesure de base afin d'évaluer leurs forces, leurs atouts et leurs lacunes économiques. Au fur et à mesure que le projet se poursuit, l'équipe CVSuite déterminera la meilleure orientation future du partenariat, comme la fourniture de rapports d'impact spécialisés ou d'une licence CVSuite, en fonction des résultats du projet pilote. Deux e-mails ont été envoyés à une liste d'utilisateurs de CVSuite pour annoncer la sortie de nos nouveaux rapports d'impact spécialisés. Nous avons eu quatre prospects générés à partir de cette campagne par e-mail. L'équipe CVSuite discute d'un partenariat potentiel avec Emsi concernant les opportunités de consultation. L'équipe est enthousiasmée par cette évolution de la relation de travail de CVSuite avec Emsi. Nous espérons voir davantage d’opportunités de décisions politiques fondées sur les données dans le domaine des arts.

GO SMART (JG)
GO Smart a conclu un contrat avec un nouveau client, le World Heritage Office de San Antonio. Le bureau a été recommandé à GO Smart par l'un de nos plus gros clients, le département des arts et de la culture de la ville de San Antonio. L'équipe GO Smart a publié la semaine dernière quelques développements qui ont rationalisé les onglets et sous-onglets du portail administratif du site. La réorganisation des onglets et sous-onglets a permis de regrouper les fonctionnalités et les outils sous des rubriques qui indiquent plus clairement leur fonctionnalité, offrant une expérience plus intuitive aux utilisateurs. Une campagne de marketing qui devait être lancée cette semaine est en cours de refonte pour inclure des ressources visant à soutenir les organismes subventionnaires pendant la période d'isolement liée à la COVID-19. La campagne pourrait être repoussée au début de la semaine prochaine. 

ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
PAA va probablement terminer un appel d'offres pour le comté de Los Alamos, au Nouveau-Mexique, afin de garantir l'abonnement de l'organisation au CMS de PAA (après approbation du Public Art Board pour émettre un appel d'offres). Cependant, en raison des restrictions liées au COVID-19, un certain nombre de réunions budgétaires ont été reportées, ce qui affectera le calendrier des revenus entrants attendus pour les ventes de PAA. PAA achève les dernières étapes pour importer et publier la collection Percent for Art de l'État de l'Oregon, qui représente un lot de plus de 2 000 enregistrements d'œuvres d'art et 3 000 images situées dans tout l'État. Cette importation sera suivie par la collection d'art public de la ville de Coeur D'Alene, représentant près de 200 œuvres d'art qui ont été préparées pour l'importation avec un travail de script développé par Trevor.

ZAPP (CV)
En raison de l'inquiétude croissante suscitée par le coronavirus (COVID-19) et de l'état d'urgence récemment annoncé aux États-Unis, bon nombre de nos clients ont dû annuler des événements prévus de mars à fin mai. Cela a un impact sur de nombreuses opérations commerciales de WESTAF, car nous travaillons avec les spectacles pour communiquer avec leurs artistes et pour gérer les remboursements si nécessaire. Au 17 mars 2020, ZAPP comptait 32 festivals annulés et 22 reports. Nous suivons ces annulations ou reports ICI. L'état des festivals ZAPP aura des répercussions résultant de ces annulations dans les mois à venir, car de nombreux festivals et artistes ne sont pas en mesure de générer des revenus dont ils dépendent fortement. Cela peut également affecter les renouvellements pour les événements futurs si les spectacles ne peuvent pas se dérouler après cet événement majeur imprévu. L'équipe ZAPP surveille ces effets au quotidien. L'impact de cette perte sera plus important pour les artistes qui vivent du circuit des festivals. Si vous souhaitez soutenir les artistes pendant cette période, veuillez consulter CERF+ Artist Safety Net.

NATALIE SCHERLONG ASSUME DE NOUVELLES RESPONSABILITÉS DE COORDINATION DE LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE (CG)
Nous sommes heureux d'annoncer que Natalie Scherlong, coordonnatrice du conseil d'administration et de la direction, a assumé des responsabilités supplémentaires et un changement de rôle qui l'accompagne : coordonnatrice du plan stratégique, du conseil d'administration et de la direction. Ces nouvelles responsabilités comprendront la consultation et le soutien à mon égard pour identifier les lacunes dans les opérations et les procédures liées au plan stratégique ; le soutien à toute l'équipe dans la résolution de problèmes et le développement pour encourager la réalisation des objectifs stratégiques ; l'approfondissement de l'engagement authentique et utile des administrateurs et du personnel par le biais du processus de planification stratégique et la collaboration avec le service marketing et communications pour accroître la notoriété de la marque par le biais de récits et de contenus convaincants. Nous sommes vraiment ravis que ces responsabilités interdépendantes soient sous la responsabilité de Natalie !

ÉTAT D'AVANCEMENT DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION PRÉVUE EN MAI À BOISE (CG)
Certains d'entre vous ont demandé où en était la réunion du conseil d'administration de la WESTAF prévue le 21 mai à Boise, dans l'Idaho. La WESTAF s'est principalement concentrée sur les réunions de mars et avril, et nous examinerons comment procéder pour cette réunion au cours de la semaine ou des deux prochaines semaines. Si nous prenons la décision de passer à un format de vidéoconférence plus condensé, nous souhaitons vous en informer dès que possible. Franchement, cela semble assez probable, mais nous l'appellerons officiellement dès que possible et nous ne manquerons pas de vous donner les détails.

COMITÉ EXÉCUTIF (CG)
Nous sommes en train de finaliser les dates des réunions mensuelles du Comité exécutif jusqu'à la fin de 2020. Pour mars, nous distribuerons cette semaine au Comité exécutif un rapport récapitulatif de trésorerie, des notes récapitulatives de trésorerie ainsi que des projections révisées. Nous partagerons également beaucoup plus d'informations à ce sujet lors de la réunion plénière des administrateurs en mai. 

SANTÉ FISCALE (CG)
Il est important que vous sachiez que WESTAF était dans une situation financière saine jusqu'à la fin du mois de février (42% jusqu'à la fin de l'exercice 2020) - en avance sur les objectifs de revenus et en retard sur les dépenses budgétisées. Puis, le monde entier a dérapé. Nous continuerons à tenir le Comité exécutif informé de notre situation financière précise alors que nous abordons et faisons face au traumatisme du coronavirus sur les sources de revenus de l'organisation. Cependant, à court et moyen terme, nous restons dans une situation de trésorerie relativement sûre.
Accrochez-vous, tout le monde.
Avec gratitude et optimisme,
chrétien