Bonjour à nouveau, membres du Conseil d'administration de WESTAF :
Il y a eu des développements importants à WESTAF ces dernières semaines, alors merci d'accorder à ce bulletin bimensuel une attention toute particulière ! Cette mise à jour est un peu longue (désolé), mais il y a de très bonnes choses ici, promis !
Les membres de l'équipe WESTAF, hautement compétents, continuent de gérer efficacement le travail de l'organisation de manière virtuelle. L'équipe de ressources de leadership (LRT) continue de faire le point tous les matins pendant 30 minutes pour partager ce qui se passe dans chaque département de WESTAF. Les équipes commerciales et de projet individuelles se réunissent fréquemment et virtuellement, tout comme les individus lors de réunions individuelles. Des outils comme Slack, Zoom et G Suite continuent de remplacer les bureaux, les réunions en personne et les salles de conférence. Bien que nous soyons physiquement séparés, nous avons pu rester en communication étroite et un penchant impressionnant pour l'action fait avancer sans relâche les projets, les programmes et les entreprises. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur l'état actuel de notre programme de travail à domicile, ainsi que sur les premières lueurs d'un plan de retour au bureau. C'est parti :

PLAN DE TRAVAIL À DISTANCE ET DE RETOUR AU BUREAU
Vous vous souviendrez peut-être que notre directive actuelle de travail à domicile (WFH) de WESTAF a duré jusqu'au jeudi 30 avril. À l'approche de cette date, nous avons déterminé que la santé et la sécurité de l'équipe continueraient d'être notre priorité numéro un. Une source d'information importante pour nous est l'État du Colorado, et le gouverneur Polis a récemment annoncé le programme Safer-at-Home. Cette phase de niveau 2 vise à rouvrir progressivement le Colorado après la levée de l'ordre de confinement de niveau 1 le dimanche 26 avril. Chez WESTAF, nous élaborons notre propre plan de retour au bureau en gardant ces directives à l'esprit. Nous élaborons ce plan en partant du principe que rester à la maison autant que possible pendant ces premiers jours de confinement nous maintient en bonne santé et contribue également au bien public global. Nous avons également la chance d'être une entreprise capable de travailler à domicile de manière relativement efficace. Pour ces raisons, nous avons prolongé tous les protocoles de télétravail actuels de WESTAF de deux semaines supplémentaires, jusqu'au vendredi 17 mai. Nous avons commencé à travailler sur un plan de retour au bureau et nous commencerons à examiner chaque semaine la possibilité de retourner dans nos bureaux physiques. Nous le ferons en gardant un œil attentif sur toutes les données disponibles et seulement si elles indiquent une baisse prometteuse, régulière et constante des nouveaux cas au fil du temps. Notre situation ne nous oblige pas à être les premiers pionniers dans cet effort, ni à renvoyer les WESTAFers hésitants dans nos bureaux physiques. Notre planification du retour au bureau a débuté par deux enquêtes détaillées auprès du personnel (une pour tous les employés et une pour les superviseurs) qui ont été menées cette semaine pour développer une idée plus claire de notre appétit collectif pour un retour au bureau. Notre plan en cours d'élaboration peut inclure l'intégration progressive volontaire des membres de l'équipe, l'élaboration d'horaires de travail alternés, le maintien de la distanciation sociale et l'obligation de porter des masques, de se laver les mains et d'autres mesures de sécurité sur notre lieu de travail pendant une période prolongée.

RÉPONSE DE WESTAF AU COVID-19
WESTAF continue de réviser les pages Web de mise à jour et de ressources COVID-19 sur notre site Web, et une présentation/ressource qui fournit des informations plus approfondies est également révisée chaque semaine et continue d'être partagée avec les organismes de services artistiques et les bailleurs de fonds artistiques de l'Ouest et du pays alors que nous discutons des moyens de fournir un soulagement au domaine. Des centaines de réponses ont été reçues pour l'enquête WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey, et ce rapport analyse les résultats initiaux de l'enquête. L'enquête a pris fin le 1er mai et les résultats complets seront publiés plus tard dans le mois.
WESTAF CARES — FONDS DE SECOURS POUR LES ORGANISATIONS
Comme indiqué précédemment, WESTAF a travaillé en étroite collaboration avec l'Arts Endowment ainsi que nos RAO sœurs sur le développement et la mise en œuvre d'un programme d'aide COVID-19 pour les organisations artistiques des États de l'Ouest. Dirigé par Chrissy Deal et David Holland, et avec la contribution des principales parties prenantes, y compris le comité exécutif de WESTAF ainsi que nos agences artistiques des États de l'Ouest, nous sommes heureux d'annoncer que le programme commencera à accepter les candidatures ce mercredi 6 mai. Non pas qu'il s'agisse d'un concours (ce n'est pas le cas, bien sûr), mais il convient de mentionner que nous serons le premier RAO à lancer notre programme d'aide CARES, grâce aux efforts dévoués et motivés de notre équipe pour mettre en place ce programme. Le processus de candidature, d'examen des membres du jury, de notification des bénéficiaires, d'exécution de l'accord et de versement des fonds se déroulera entre maintenant et la mi-juillet. Voici une ébauche du communiqué de presse qui devrait être publié cette semaine, pour plus d'informations.
WESTAF CARES — COMMONWEALTH DES ÎLES MARIANNES DU NORD
L'Arts Endowment a demandé à WESTAF (et nous avons accepté !) d'administrer également le financement de la loi CARES pour les organisations artistiques à but non lucratif des îles Mariannes du Nord, car leur agence artistique, le Commonwealth Council of Arts and Culture (CCAC), n'est pas en mesure de remplir correctement cet objectif en raison des difficultés précipitées par la COVID-19. Nous avons contacté Parker Yobei, directeur exécutif du CCAC, par téléphone la semaine dernière et avons esquissé un processus de candidature qui adhérera aussi étroitement que possible à notre programme principal WESTAF CARES, même si le calendrier et le processus de sélection des membres du panel peuvent différer. Nous nous attendons à ce qu'environ huit organisations éligibles des îles Mariannes du Nord présentent leur candidature.
FONDS DE RÉSILIENCE RÉGIONALE DES ARTS MELLON (*CONFIDENTIEL*)
Depuis un mois, les directeurs exécutifs des six organisations artistiques régionales (RAO) sont en contact avec la Fondation Mellon, qui souhaite créer un fonds de secours et de relance pour les organisations artistiques nationales, en utilisant les RAO comme réseau national pour ce processus. Comme vous le savez peut-être, Mellon a déjà engagé des fonds importants dans un fonds de secours pour les artistes basé à New York et dans un fonds national. Vendredi dernier, nous avons eu une dernière réunion sur cette possibilité, et je suis très heureux d'annoncer que le Mellon Regional Arts Resilience Fund sera un fonds de $10MM, réparti entre les six RAO selon une méthode similaire au financement du Arts Endowment. Il est donc probable que la WESTAF recevra environ $2MM pour être redistribuée aux organisations artistiques des États de l'Ouest. Plutôt qu'un appel ouvert au financement comme WESTAF CARES, le consensus entre Mellon et les RAO semble être de travailler avec les SAA individuelles de chaque État pour proposer des recommandations basées sur des critères d'éligibilité qui incluraient un équilibre entre les organisations urbaines et rurales, l'équité et une concentration sur les communautés marginalisées, la survie des organisations, etc. Ils sont conscients que chaque RAO aura un processus administratif indépendant basé sur la capacité, le calendrier de décaissement CARES et certains autres facteurs, mais que nous sommes ensemble dans une unité philosophique et un alignement conceptuel. Mellon avait initialement exprimé son intérêt pour une contrepartie régionale 25%, mais après de plus amples discussions, son intérêt est davantage de fournir aux RAO une incitation à aider à collecter plus de dollars au niveau régional en utilisant l'imprimatur Mellon, plutôt que comme une exigence ou une obligation stricte. Au cours de la semaine prochaine, les RAO travailleront ensemble pour élaborer un document conceptuel à présenter à Mellon, qui le présentera pour approbation finale lors d'une réunion du conseil d'administration de la Fondation Mellon le 3 juin, les fonds étant versés aux RAO peu de temps après. Ce sera la première fois que WESTAF travaillera avec la Fondation Mellon. Les fonds fourniront un soulagement supplémentaire et une aide à la reprise aux organisations artistiques des États de l'Ouest et ouvriront également la possibilité de collecter des fonds supplémentaires pour les fonds de relance régionaux en cours. Étant donné que nous sommes encore en train de développer ce programme, je vous demande de bien vouloir garder les nouvelles de ce nouveau programme particulièrement confidentielles jusqu'à ce que vous receviez une notification indiquant qu'il est public - merci !
LISTE DE VITALITÉ CRÉATIVE
Cette semaine, CVSuite a publié sa première liste Creative Vitality – Les 30 petites villes les plus créatives d’Amérique. Nous avons travaillé avec des spécialistes du marketing de destination dans chaque ville de la liste et leur avons fourni des kits de médias sociaux pour donner une certaine traction à la liste. Nous avons été vraiment ravis de ce lancement. Vous pouvez lire le communiqué de presse complet ici. Je suis particulièrement enthousiasmé par ce projet car il nous rapproche d’un objectif stratégique de WESTAF : raconter des histoires sur les projets, les personnes et les lieux qui se manifestent chaque jour à travers nos données, nos politiques, notre technologie et notre travail de plaidoyer. Le projet Creative Vitality List a également l’air vraiment bien – de bonnes informations, un joli design, des images intéressantes et une finition miniature audacieuse sur les médias sociaux qui place la barre haute pour les futurs efforts de communication similaires à celui-ci. Dans un prochain bimensuel, nous vous fournirons des données concrètes sur les performances de cette campagne sur les médias sociaux, mais nous avons immédiatement constaté d’excellents partages de Boulder, Missoula, Santa Fe, Iowa City et d’autres villes de la liste, ainsi que des taux d’ouverture extrêmement élevés sur la campagne par e-mail. Nous prévoyons de publier 3 à 4 nouvelles listes comme celle-ci par an, chacune donnant une voix et nous emmenant dans des endroits que représentent nos données CVSuite. Leah Horn, Kelly Ernst, Ben Casalino et Sam Ortega, entre autres, ont fait un excellent travail ici, et nous sommes enthousiasmés par l'avenir de ce programme !
TOURWEST
Avec l'arrivée de la COVID-19, Chrissy Deal, Lani Morris et Madalena Salazar ont travaillé avec diligence pour revoir et peaufiner notre programme TourWest existant, en prolongeant à la fois la date limite de candidature jusqu'au 1er mai et la période d'exécution de la subvention jusqu'au 31 décembre 2020. Seyan Lucero, qui était propriétaire de ce projet les années précédentes, a également apporté ses précieux conseils et son expertise pour s'assurer que tout se passe le mieux possible. Vendredi dernier, le 1er mai, était la date limite de candidature à TourWest et le nombre total de candidatures au programme a été comparable à celui des années précédentes. Félicitations à cette équipe pour avoir modifié ce programme à la lumière de la COVID-19 et pour l'avoir maintenu sur les rails, même en préparant simultanément le programme WESTAF CARES !
RÉUNION DU RÉSEAU DE DÉFENSE DES ARTS OCCIDENTAUX
La WESTAF a investi depuis un certain temps dans les efforts de défense des arts des États et du gouvernement fédéral et, le 24 avril, elle a réuni les dirigeants des organisations de défense des arts de toute la région pour une réunion du Western Arts Advocacy Network via Zoom. La WESTAF envisage depuis un certain temps de réunir les défenseurs des arts de toute la région, car ce réseau profite officiellement aux dirigeants de la défense des arts des États qui répondent aux besoins pressants du présent et se tournent vers l'avenir. Un rapport plus complet suivra dans les semaines à venir, mais David Holland a fait un excellent travail en réunissant et en modérant un groupe représentant presque tous nos États de l'Ouest, et il y a eu de bons commentaires, une collégialité et un enthousiasme généralisé pour continuer à réunir ce groupe pour se concentrer sur les questions de défense des intérêts spécifiques aux États de l'Ouest.
COACHING/HAPPY HOUR D'ÉQUIPE
J'ai déjà mentionné Val Atkin de Well Street Consulting dans des bulletins bimensuels précédents, et elle a joué un rôle déterminant en nous aidant à lancer notre processus de planification stratégique en mai 2019. Val a pu passer nous voir lors d'un Happy Hour Zoom de WESTAF le vendredi 24 avril dernier et nous fournir un bon encadrement et des conseils sur la résilience physique, émotionnelle et mentale pendant la période du coronavirus. L'équipe LRT passera également plus de temps avec Val entre mai et septembre dans le cadre de cinq séances de 90 minutes qui porteront sur des sujets tels que la sensibilisation, la confiance, le leadership et les conflits productifs. Il est important de poursuivre nos efforts de développement professionnel - peut-être plus important que jamais - pendant cette période difficile. Merci également à Tamara de nous avoir rejoint lors de l'appel - c'était vraiment formidable pour toute l'équipe d'avoir la présidente de WESTAF dans ce happy hour cathartique !
PLANIFICATION DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE MAI
La planification se poursuit à l'ordre du jour de notre réunion Zoom de 2,5 heures du conseil d'administration, prévue le jeudi 21 mai de 14 h à 16 h 30 MDT. Notre plan est de parcourir l'ordre du jour aussi efficacement que possible, tout en laissant suffisamment de temps pour discuter de certaines questions clés. Par exemple, le mois de mai est traditionnellement le moment pour la WESTAF de présenter le premier budget de l'organisation, qui contribuera à éclairer l'élaboration d'un budget pour l'exercice 21 qui sera ensuite formellement adopté lors de notre réunion d'octobre. Y a-t-il quelque chose dont vous pensez que nous devons parler, ou quelque chose de spécifique que vous aimeriez ajouter à l'ordre du jour ? Bien que le président ait l'autorité finale, les administrateurs peuvent toujours demander que des points soient inscrits à l'ordre du jour.
PLANIFICATION DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'OCTOBRE
Actuellement, nous avançons avec un optimisme prudent et réservé dans la planification de la réunion d'automne du conseil d'administration à Denver, prévue les 28 et 29 octobre 2020. Nous travaillons une fois de plus avec le Brown Palace pour fournir des logements aux administrateurs ainsi qu'une salle de réunion pour nos comités, y compris la réunion inaugurale du nouveau Comité d'équité et d'inclusion (EIC), initialement prévue pour mai, mais désormais reportée à octobre. Nous faisons de notre mieux pour planifier avec la possibilité de passer à une réunion virtuelle si la confiance nécessaire pour voyager n'est pas suffisamment développée d'ici là. Ne vous inquiétez pas, nous ne vous obligerons jamais à faire quelque chose que vous ne vous sentez pas à l'aise de faire !
Éditorial de la conseillère municipale VICKI BOURN dans le Salt Lake Tribune
Victoria Panella Bourns, administratrice de WESTAF, a écrit un éditorial sincère dans l'édition du 23 avril du Salt Lake Tribune sur la résilience et l'importance des arts en ces temps sans précédent. Merci, Vicki !
BRIEFING AVEC LA SECRÉTAIRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION KARMEN ROSSI
Le président de WESTAF, Alvarado, le secrétaire Rossi et moi-même avons eu une réunion très productive sur les rôles et responsabilités du secrétaire du conseil d'administration de WESTAF. Merci, Karmen, d'avoir assumé ces responsabilités et d'avoir rendu nos processus de conseil encore plus organisés et efficaces !
ENVIRONNEMENT LÉGISLATIF DE L'ÉTAT À L'ÉPOQUE DU COVID-19
Bien que les directeurs exécutifs des agences artistiques de notre État, qui siègent au conseil d'administration, reçoivent les bulletins de la NASAA et soient également plongés dans ces questions, je voulais m'assurer de partager cette récente mise à jour de Kelly Barsdate de la NASAA avec les agences artistiques des États du pays sur les tendances de la COVID-19 auxquelles la communauté artistique est confrontée, ainsi que quelques conseils sur la manière de préparer une réponse convaincante aux retombées économiques. En particulier, on observe un renforcement de cette idée importante des arts en tant qu'« atout de relance ». Les arts seront essentiels à la reprise après la COVID-19. Lors de notre réunion Zoom du 24 avril des défenseurs des arts de notre région, convoquée par David Holland (référencé ci-dessus), Julie Baker, de Californie, a qualifié les artistes et les organisations artistiques de « seconds intervenants », un terme qui a résonné en moi. C'est un excellent rappel que pour rester efficace, le plaidoyer doit toujours s'adapter à un environnement changeant, et il est peut-être confronté à son plus grand défi à ce jour.
FINANCES ET ADMINISTRATION
La demande de WESTAF pour le deuxième cycle de financement du programme de protection des chèques de paie a été soumise à la SBA au début de la semaine dernière. Ce samedi, nous avons reçu une notification de notre banque indiquant que notre prêt avait été soumis et approuvé par la SBA et qu'il avait reçu un numéro de prêt qui garantit le financement, sous réserve d'une clôture réussie, nous croisons donc les doigts. L'équipe financière se concentre sur les processus de fin de mois à partir de vendredi dernier, notamment les vérifications ZAPP et CaFE et les rapprochements bancaires. Les remboursements pour les annulations ZAPP continuent d'affluer et l'équipe aide Jessica à traiter les remboursements lorsque cela est nécessaire. Amy travaille avec Christian sur le calendrier du budget de l'exercice 21 et Becca interroge le personnel pour avoir une idée de leur confort à travailler à domicile et de leur impatience de retourner au bureau. WESTAF passera de Google Docs au portail en ligne Paychex comme outil de feuille de temps. Il s'agit du même fournisseur qui gère notre paie, ce sera donc une extension utile de leurs services à faible coût.
PLANIFICATION STRATÉGIQUE
Natalie a contacté David Holland pour recueillir des informations et d’autres ressources de planification stratégique possibles. Ils se rencontreront la semaine prochaine pour discuter des meilleurs moyens d’atteindre les objectifs stratégiques. Natalie s’est portée volontaire pour travailler avec l’équipe de marketing et de communication sur les projets à venir et rencontre Leah pour identifier et organiser les prochaines étapes. Avec Jessica Gronich, Natalie est également sur le pont la semaine prochaine pour aider l’équipe de Tour West à traiter les candidatures et à effectuer d’autres tâches préalables au panel.
CAFÉ
En plus de ZAPP, l'équipe CaFE a commencé à utiliser PandaDoc, une solution numérique pour l'envoi et la signature de contrats annuels aux clients. De plus, Raquel a travaillé sur un processus visant à automatiser les rappels de renouvellement dans notre plateforme CRM, Zoho, pour nos clients qui sont en train de passer à des contrats annuels. Justine a lancé une campagne #artoftheday sur l'Instagram de CaFE, en utilisant des œuvres d'art soumises par des artistes de l'Ouest dans le cadre de l'appel Way out West.
CVSUITE
Comme indiqué précédemment, CVSuite a lancé le classement des 30 petites villes les plus créatives de WESTAF, la première d'une série de listes que l'équipe CVSuite va élaborer. Notre objectif était de mettre en valeur le travail que vous pouvez faire avec CVSuite et d'apporter une attention positive aux arts en ces temps stressants. Nous sommes encouragés par les retours que nous avons reçus jusqu'à présent. Une campagne marketing a été lancée pour s'aligner sur la liste des 30 plus grandes villes, en fournissant des dossiers de presse pour ces villes incroyables afin de partager la bonne nouvelle.
Allez-y intelligemment
D'autres clients continuent d'ouvrir et d'administrer de nouveaux programmes d'aide COVID. WESTAF utilise GO Smart pour administrer le programme annuel TourWest et WESTAF Cares, un nouveau programme d'aide COVID. La date limite de TourWest est le 1er mai 2020 et l'équipe GO Smart sera sur le pont la semaine prochaine pour répondre aux questions des candidats et aux tâches administratives générales préalables au panel. Le fonds CARES ouvre le 6 mai 2020 et Jessica travaille en étroite collaboration avec l'équipe de responsabilité sociale et d'inclusion pour terminer la construction.
ARCHIVES D'ART PUBLIC
PAA est heureux d'annoncer que, malgré les retards causés par la COVID-19, l'équipe a terminé le processus de facturation et de contractualisation pour le comté de Bartholomew, Indiana, le nouveau client CMS de PAA. De plus, Broward County Public Art & Design et Texas Tech University renouvelleront leurs abonnements CMS de PAA, faisant ainsi passer PAA à un taux de renouvellement de 100%. PAA travaillera avec l'équipe marketing au troisième trimestre pour produire une campagne Google Ad Words afin d'apporter plus de visibilité au site alors qu'il continue de travailler à accroître les engagements sur les médias sociaux.
ZAPP
Comme indiqué ci-dessus, ZAPP a également fait la transition vers PandaDoc pour l'envoi de nouveaux contrats clients et de renouvellements, une tâche prévue pour l'exercice 2020, mais dont la priorité a été avancée en raison du personnel et des clients travaillant à distance. Nous travaillons toujours sur les annulations et les reports d'événements de 2020, et nous prévoyons que notre équipe devra se concentrer considérablement sur ce point tout au long du troisième trimestre. Nous avons consacré notre webinaire administratif mensuel à discuter de la manière dont ZAPP peut aider les événements annulés ou reportés qui ont accueilli au moins 70 participants, notre plus grand public à ce jour. Nous avons également lancé une campagne de diffusion électronique 50% pour aider les salons à réduire les coûts publicitaires à la lumière de la COVID-19.
IMTOUR
Chez WESTAF, nos programmes et nos plateformes sont constamment évalués. Depuis 2012, IMTour est passé d'un programme pilote de tournée à une plateforme Web WESTAF soutenant les musiciens indépendants en offrant des subventions aux présentateurs à but non lucratif. Compte tenu des priorités et des capacités de l'organisation WESTAF et de l'investissement important requis pour faire d'IMTour un acteur dans un paysage concurrentiel, comme indiqué précédemment, IMTour va bientôt disparaître. Au 1er avril 2020, tous les fonds de subvention ont été dispersés et le programme de subvention est désormais fermé. Le site Web IMTour.org n'accepte plus de nouvelles inscriptions et le 15 mai, le site fermera complètement. Comme vous le savez, il s'agit de la deuxième plateforme commerciale (avec YouJudgeIt) que WESTAF a abandonnée au cours de la dernière année afin de se concentrer, de rationaliser et de doter en ressources ses activités de plateformes Web les plus viables et les plus alignées sur sa mission.

C'est tout pour l'instant. Merci comme toujours de vous soucier du travail de WESTAF et de représenter nos réseaux régionaux et nationaux d'agences, d'alliances et de clients de l'Ouest. Nous vous en sommes reconnaissants !

Comme toujours,

chrétien