Chers administrateurs :
C'est à nouveau le moment ! Tout d'abord, je suis ravi d'annoncer l'arrivée de Ryder dans la famille WESTAF ! Plus de détails ci-dessous dans la section Technologie et innovation. Et je suis revenu sain et sauf d'un voyage incroyable au Bhoutan. Un endroit vraiment unique en son genre. Si vous voulez voir des photos, faites-le moi savoir ! En parlant de photos, en voici quelques bonnes de notre réunion d'octobre à Denver, notamment la réunion des administrateurs, la séance de la galerie et notre temps avec le MAC. 
Voici quelques mises à jour des deux dernières semaines, fournies en grande partie par l'excellente équipe de ressources en leadership (merci à tous). Allons-y tout de suite.

ALLIANCES, PLAIDOYER ET POLITIQUES PUBLIQUES
L'équipe d'Alliances a lancé le programme de fonds de plaidoyer pour l'exercice 2020 avec une date limite en décembre. Alliances gère actuellement le prochain forum des directeurs exécutifs à Reno, NV en janvier 2020. L'équipe d'Alliances finalise également une stratégie de soutien aux activités de plaidoyer fédérales en 2020, qui sera bientôt annoncée aux partenaires des États de l'Ouest. Le directeur des politiques publiques, David Holland, a assisté au Sommet des arts du Wyoming Arts Council : Equity in the Arts du 7 au 9 novembre, où il a rencontré des membres de la Wyoming Arts Alliance et d'autres dirigeants artistiques de l'État.

FINANCES ET ADMINISTRATION
Le département des finances et de l'administration se concentre sur la préparation de l'audit de fin d'année ainsi que sur les changements majeurs au sein du département. Lauren Wilson gère désormais toutes les activités des clients pour ZAPP et CaFE ainsi que tous les comptes créditeurs et débiteurs et elle est épaulée par notre nouvelle collaboratrice à temps partiel, Jessica Martinez. Lauren a bien géré la transition, mais c'est un volume de travail important alors qu'elle forme également Jessica. Becca Dominguez a pris en charge toute l'administration des ressources humaines de Becky Brown et se concentre désormais sur l'apprentissage des opérations et de la gestion de bureau de Seyan Lucero et Janae De La Virgen. Amy Hollrah et Becky se concentrent presque entièrement sur la préparation de l'audit : les états financiers de WESTAF et ZAPP doivent être convertis de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice pour la fin de l'année. Les auditeurs exigent que tous les documents soient téléchargés sur leur site d'ici la mi-novembre. Une fois l'essentiel du travail d'audit traité, l'équipe se concentrera sur les améliorations et l'innovation pour l'exercice 20.

RESPONSABILITÉ ET INCLUSION
Chrissy Deal et son équipe (Madalena Salazar et, bientôt, Lani Morris) se préparent à une fin d'année et un début 2020 chargés. Chrissy termine la collaboration de WESTAF avec Zoo, Arts & Parks dans le comté de Salt Lake, Utah et examinera le rapport de synthèse et les recommandations avec leurs dirigeants plus tard ce mois-ci. Elle et Madalena finaliseront la demande de subvention TourWest en prévision d'un lancement à la mi-janvier 2020 et travailleront avec Seyan Lucero pour élaborer un programme de formation afin de préparer Lani à son nouveau rôle de coordinatrice des subventions en janvier également. Enfin, Chrissy travaille sur une collaboration passionnante avec South Arts, notre organisation artistique régionale partenaire qui s'associe à 9 agences artistiques d'État, pour lancer un programme Emerging Leaders of Color pour les administrateurs artistiques de couleur travaillant dans la région. Chrissy et les professeurs du programme, Salvador Acevedo, Tamara Alvarado et Margie Johnson Reese, sont impatients d'entrer en contact avec les dirigeants émergents au-delà de la région WESTAF et ont hâte de renforcer notre relation avec South Arts dans le cadre d'un effort aussi important.

MARKETING ET COMMUNICATION
L'équipe MarComm (qui dispose de nombreuses photos de la réunion du conseil d'administration !) a créé une galerie de photos en ligne ainsi qu'une page Facebook pour apporter de la personnalité au site Web et aux médias sociaux. Ils ont également rédigé et envoyé l'édition de novembre des notes de mise à jour de WESTAF et ont lancé la planification du forum ED et de la réunion du conseil d'administration qui se tiendront en janvier à Reno. La planification est également en cours pour une campagne de marketing par e-mail pour CaFE et une stratégie de contenu pour le blog, ainsi que la création d'un plan marketing pour les offres de rapports Emsi de CVSuite. L'équipe crée également un système de suivi des mesures marketing pour tous les projets technologiques afin de mesurer les performances des campagnes pour les initiatives dont le lancement est prévu au deuxième trimestre. 

TECHNOLOGIE ET INNOVATION
Cette semaine a été la première semaine avec le retour d'Adam Sestokas après son congé de paternité. Ryder est né à 21,5 pouces et pèse 8 livres et 9 onces. Il mesure actuellement 23 pouces et atteint les deux chiffres. Photo ci-dessous ! L'équipe technologique a intensifié ses efforts la semaine dernière en se recentrant sur ce qui doit être terminé et ce qui est une priorité pour le premier trimestre. La planification des fonctionnalités pour CaFE et ZAPP s'est poursuivie avec la création de maquettes en collaboration avec leurs équipes respectives, notamment une nouvelle interface d'administration pour CaFE et des maquettes Early bird/late fee pour ZAPP. L'équipe a mis en œuvre certains éléments de ces spécifications pour garantir leur praticabilité technique. Mercredi, CVSuite a connu une panne de site, et elle a été résolue à 17 heures ce jour-là. CVSuite est sur le point de faire utiliser l'outil par une classe universitaire, son infrastructure est donc en cours de révision pour s'adapter à la quantité d'utilisation supplémentaire à laquelle on peut s'attendre. Un bug a été détecté concernant les zones statistiques métropolitaines. Public Art Archive a deux nouveaux clients avec des collections importantes, l'un avec plus de 5 000 œuvres. L'équipe technique examine les contraintes de ressources pour le processus d'importation et vérifie le travail d'importation manuel minimal qui devra être effectué. L'équipe travaille à tester la version 5.2 de Collection Management avec tous ses outils d'intégration. GOSmart a résolu les problèmes liés à son processus de paneling. L'équipe assure le suivi auprès de Brownrice pour s'assurer que tous les problèmes de qualité sont résolus et examine les appareils et les versions d'appareils sur lesquels les utilisateurs effectuent le paneling qui ne sont pas des ordinateurs de bureau. Le développement interne et la connaissance de l'application GO Smart augmentent chaque semaine, mais il s'agit d'un système sur lequel on travaille depuis de nombreuses années. Les tickets plus petits sont en cours de finalisation par l'équipe en interne et la base de code est documentée par l'équipe interne. 

TECHNOLOGIE DE BUREAUTIQUE
Au sein du bureau, les travaux se poursuivent et les salles de conférence sont en cours de réévaluation pour leur praticité pour les démonstrations de vente. Nous allons également travailler sur des emplacements qui répondent aux besoins de notre personnel. La planification a commencé avec l'équipe des opérations pour remplacer les ordinateurs qui ont bien servi le personnel au cours des 7 dernières années. Le système téléphonique actuel présente certains défis pour les opérations du 21e siècle et l'équipe travaille au remplacement et au rafistolage de l'ancien équipement téléphonique jusqu'à ce que nous soyons également en mesure de changer de système téléphonique.
AFFAIRES GÉNÉRALES
Après une réunion formidable avec le conseil d'administration en octobre, l'équipe commerciale et les chefs de produit sont motivés pour aller de l'avant avec leurs objectifs et leurs résultats clés, qui seront suivis dans Asana, un système de gestion des tâches que nous utilisons chez WESTAF. Asana a été utile pour la collaboration entre les services et l'allocation des ressources. L'ensemble du service commercial se concentrera sur la planification et la collecte des indicateurs au premier trimestre.  

CAFÉ
L'équipe CaFE revoit le processus de traitement et la tarification des e-blasts afin de mieux répondre aux besoins des budgets des clients et des ressources humaines. CaFE a généré 14 000 T19 000 T2 de ventes d'e-blasts au cours de l'exercice 2019, mais non sans beaucoup de temps de travail de la part du personnel. Nous pensons pouvoir affiner et relancer encore mieux le service et augmenter les revenus d'au moins 301 T3 000 T2. 

CVSUITE
L'équipe CVSuite rencontrera Emsi le 4 décembre à Denver pour une formation sur les données et des présentations avec leur nouveau directeur des partenariats stratégiques. David Holland continue également de représenter CVSuite en participant aux tables rondes organisées par le nouveau groupe consultatif sur l'économie créative d'Americans for the Art. L'équipe a tenu une réunion de transfert officielle pour opérationnaliser l'exécution du lancement du programme. Une date limite provisoire a été fixée pour le lancement dans les salles de classe en août 2020 avec des étapes de communication en janvier 2020 pour la distribution et les tests bêta. 

Allez-y intelligemment
GO Smart est en bonne voie pour atteindre ses objectifs de revenus du premier trimestre. Nous poursuivons les discussions et les démonstrations avec la Black Belt Community Foundation, même si notre contact n'est plus avec cette organisation. Nous attendons une réponse d'Andrea Noble-Pelant en Alaska après avoir envoyé ses documents de renouvellement.
ARCHIVES D'ART PUBLIC
L'équipe de la PAA signe deux nouveaux contrats avec le système de gestion des collections, pour un total combiné de 14 000 THB en nouveaux revenus. Les clients sont Mural Arts Philadelphia et le Bureau des affaires culturelles de Santa Monica. Les deux clients s'abonneront également à la fonctionnalité Collection Showcase. 

ZAPP
ZAPP a enregistré une augmentation de 10% des demandes de candidature pour le mois d'octobre, un signe positif pour démarrer le nouvel exercice financier. Nous avons également programmé une réunion avec l'American Craft Council, un ancien client parti chez un concurrent, pour discuter des mises à jour de ZAPP et de la possibilité de ramener leurs émissions de renommée nationale sur ZAPP.