Salutations aux administrateurs :

Nous nous préparons pour les réunions du conseil d'administration mercredi prochain, le 28 octobre, et jeudi prochain, le 29 octobre, et nous avons hâte de vous y voir… sur Zoom ! Nous avons un programme chargé et nous sommes très enthousiastes quant à ce qui nous attend. Avant de nous lancer, Deborah Jordy, directrice exécutive du SCFD de Denver, a souhaité que les dirigeants artistiques du Colorado partagent cet article d'opinion du Washington Post avec leurs conseils d'administration et leurs réseaux sur le rôle que les conservateurs pourraient jouer pour aider les arts du spectacle à survivre à cette pandémie. Ce n'est pas un éditorial parfait - un peu trop centré sur l'élite urbaine/côtière pour tout le monde - mais je pense que l'angle conservateur est important ici car il représente une sorte de niveau de raisonnement de base pour expliquer pourquoi l'aide économique aux arts du spectacle est si essentielle à l'économie créative.

Maintenant, commençons cette bimensuelle avec de très, très grandes nouvelles au cas où vous ne l'auriez pas entendu...
LA FONDATION PACKARD ACCUEILLE LA PRÉSIDENTE DE WESTAF, TAMARA MOZAHUANI ALVARADO (CG)
Extrait du site Internet de la Fondation Packard : « La Fondation David et Lucile Packard est heureuse d'annoncer que Tamara Mozahuani Alvarado rejoindra le Programme de subventions locales en tant que responsable de programme le 30 novembre. Tamara occupera un nouveau poste de responsable des investissements culturels et civiques dans le portefeuille Vibrant Communities qui couvre les cinq comtés de la région de la baie desservis par le programme : San Mateo, Santa Clara, Santa Cruz, Monterey et San Benito. Le portefeuille investit 1 million de livres sterling par an pour faire progresser les organisations créatives, environnementales et civiques qui relient les gens à l'art, à la nature et à leurs communautés, créant ainsi un sentiment d'appartenance unique pour tous. « L'expérience de Tamara en tant qu'artiste, responsable artistique à but non lucratif, subventionnaire et défenseure de la communauté fait d'elle la personne idéale pour ce rôle », a déclaré Irene Wong, directrice du Programme de subventions locales. « Tamara apporte un engagement de toute une vie aux arts, à l'équité et à la construction de communautés. » Eh bien, c'est le cas, comme tout le monde à WESTAF le sait déjà ! Félicitations de la part de votre famille WESTAF, Tamara ! C'est une nouvelle énorme et merveilleuse !
Comités et recommandations de prix du Fonds régional de résilience des arts de l'Ouest (DH)
Les mardi 13 et mercredi 14 octobre, Madalena et David, avec le soutien de Chrissy en tant que contractante, ont organisé des réunions de panel avec les 20 membres sélectionnés pour évaluer les 83 candidatures reçues pour le Fonds régional de résilience artistique de WESTAF. Le panel A, qui a examiné 43 candidatures, et le panel B, qui a examiné 40 candidatures, ont sélectionné un total de 26 candidatures pour discussion lors de ces réunions. Les membres du panel ont également été invités à exprimer leurs points de vue sur le processus. Ils ont engagé des dialogues sincères et sophistiqués sur l'évolution de l'octroi de subventions équitables, en accordant une attention particulière à la lutte contre les préjugés, au développement des capacités dans les communautés rurales et à l'amélioration de l'accès aux subventions pour les communautés sous-représentées et sous-financées. Les membres du panel ont eu jusqu'au jeudi 15 octobre pour ajuster leurs notes en fonction du contexte de la discussion, et les notes finales ont été compilées par Chrissy pour informer une réunion de sélection des prix au cours de laquelle Madalena et David ont déterminé les recommandations de prix à examiner par Christian et à approuver par le Comité exécutif de WESTAF. En plus des notes des membres du jury, le personnel a pris en compte la représentation géographique, le budget de l'organisation, les fonds de réserve ou de dotation, la taille de la population de l'État et la diversité des communautés et des formes d'art sous-représentées lors de ces recommandations. Trente-neuf organisations dans les treize États de la région WESTAF sont recommandées pour des subventions allant de 30 000 à 74 000 THB. Environ 441 THB des bénéficiaires potentiels ont des budgets inférieurs à 500 000 THB et environ un tiers sont basés et/ou servent principalement des communautés rurales. Nous estimons actuellement que 821 THB des bénéficiaires potentiels sont des nouveaux bénéficiaires. Pour rappel, 464 candidatures ont été reçues lors de la première phase du processus et WESTAF a invité 85 organisations à soumettre des candidatures complètes. Au total, 1 773 000 THB seront déboursés dans le cadre de ce nouveau programme établi avec le soutien de la Fondation Andrew W. Mellon et en partenariat avec les autres organisations artistiques régionales des États-Unis.
PROGRAMME DES LEADERS ÉMERGENTS DE LA COULEUR DE SOUTH ARTS (DH)
Salvador Acevedo, Margie Johnson Reese, Madalena et David finalisent actuellement l'ordre du jour et le matériel du South Arts ELC qui aura lieu les 3, 4 et 9 décembre. Les participants sont actuellement confirmés par South Arts. Le programme, repensé par Salvador pour un format virtuel, comportera des provocateurs invités, des animateurs et des animateurs d'ateliers ainsi qu'un contenu et des sessions entièrement nouveaux, y compris de nouvelles sessions dirigées par Madalena et David. Margie produit un guide de ressources pour les participants, et l'équipe leur enverra également des colis de bienvenue comprenant des fournitures à utiliser dans de nombreux exercices créatifs et festifs pendant la session. Le programme South Arts ELC a également reçu cet excellent article dans la récente newsletter NASAA Notes.
COMMONWEALTH DES ILES MARIANNES DU NORD (CNMI) CARES (DH)
Madalena continue de travailler avec le Conseil du Commonwealth pour les arts et la culture (CCAC) pour accroître la participation des organisations au CNMI CARES, tout en traitant les demandes des organisations artistiques et éducatives de manière continue avec le soutien de David. Madalena développe également un programme de subventions pour les projets d'artistes sous la bannière de CNMI CARES qui sera lancé plus tard à l'automne après avoir été approuvé par le CCAC et l'Arts Endowment.
RENCONTRE DU SAAPAD (DH)
Lani et Madalena se préparent pour la réunion virtuelle de développement professionnel de l'Agence des arts de l'État et des consortiums des arts du spectacle (SAAPAD) qui se tiendra les 29 et 30 octobre et à laquelle participera Kaisha Johnson de Women of Color in the Arts (WOCA), une organisation de service nationale dédiée à la création d'une équité raciale et culturelle dans le domaine des arts du spectacle. Ces réunions réunissent le personnel des agences artistiques de l'État en charge des arts du spectacle avec les dirigeants des consortiums des arts du spectacle de la région.
TRANSITION ISR ET RAFRAÎCHISSEMENT TRIMESTRIEL (DH)
L'équipe SRI se réunira pour une « mise à jour trimestrielle » (mini-retraite) le lundi 19 octobre afin d'examiner les priorités pour le reste du premier trimestre et pour le deuxième trimestre sur la base du plan de transition SRI et des plans de travail individuels. David a établi une cadence régulière de réunions individuelles avec Madalena et Lani pendant la période de transition et a commencé à participer aux réunions de l'équipe SRI il y a plusieurs semaines. 
MISE EN ŒUVRE DU PLAN STRATÉGIQUE DE LA SFCA (DH)
Après avoir mené 11 heures de séances de facilitation avec le personnel de la Fondation de l'État d'Hawaï pour la culture et les arts (SFCA) au cours de la semaine du 28 septembre avec Chrissy, David rédige actuellement un rapport et d'autres ressources pour l'équipe de la SFCA sur la base de leur travail collectif visant à définir plus en détail les paramètres et les mesures ; recentrer les priorités départementales et inter-agences en raison de la pandémie ; et élaborer un plan de travail inter-organisationnel pour le reste de l'exercice 20 et le début de l'exercice 21. Après avoir commencé par examiner plus de 100 indicateurs de réussite possibles en décembre dernier, l'un des objectifs de cette phase est d'identifier au moins 5 indicateurs pour encadrer le travail de l'organisation dans les domaines de planification stratégique. L'équipe de la SFCA a été incroyablement génératrice dans la définition de nouvelles orientations pour mesurer la valeur de son travail et dans l'exploration du potentiel de collaboration entre les départements. La SFCA a choisi de poursuivre les cohortes qu'elle a créées pour faciliter ce processus après la fin des travaux de WESTAF afin de poursuivre sur cette lancée. Des réunions de suivi avec les équipes de la SFCA seront organisées plus tard dans le mois pour discuter et affiner les conclusions de WESTAF.
PHASE DE RECHERCHE DU PROJET ÉCONOMIE CRÉATIVE ET RELANCE (DH)
L'équipe CVSuite mène actuellement la phase de recherche du projet Creative Economy and Recovery avec la NASAA et l'Université d'Indiana. Trevor et David ont terminé l'analyse initiale des données pour les 12 études de cas axées sur les valeurs de l'indice de vitalité créative et les tendances de croissance de l'industrie créative et des professions de 2011 à 2018. Kelly et David organisent actuellement des entretiens avec des experts et des influenceurs régionaux, notamment des dirigeants d'agences artistiques d'État, des élus, des conservateurs et des programmeurs, du personnel du bureau du cinéma de l'État, des chercheurs et d'autres. Les entretiens organisés jusqu'à présent incluent Rachel Chanoff de THE OFFICE Performing Arts + Film, qui est l'un des principaux architectes du programme Artists at Work inspiré de la WPA et actuellement piloté dans l'ouest du Massachusetts ; et la sénatrice de l'État du Nebraska Megan Hunt, qui a récemment présenté un projet de loi visant à établir un programme de districts créatifs à l'échelle de l'État. Samantha examine le modèle d'étude de cas, et Samantha et Laurel rédigeront les études de cas avec David.
PLANIFICATION DES CONVOCATIONS POUR L'EXERCICE 21 (DH)
Leah, Samantha, Laurel, Natalie Scherlong et David se sont réunis en équipe de convocations pour discuter des programmes basés sur des événements prévus pour l'exercice 21, en mettant l'accent sur un forum virtuel des directeurs exécutifs provisoirement prévu pour la mi-janvier 2020 et un séminaire virtuel réimaginé sur le leadership et le plaidoyer dans le domaine des arts, provisoirement prévu pour février 2020. Laurel élabore des plans de travail initiaux pour ces programmes, et Natalie S. mène des recherches sur les plateformes virtuelles. 
PLAN STRATÉGIQUE (NS)
La cohorte commerciale continue de discuter des améliorations potentielles du flux de travail global, ainsi que des plans d'automatisation accrue du travail de l'équipe commerciale (entonnoir de vente, saisie automatique des contrats, etc.), ce qui se rapporte au plan stratégique en aidant à poursuivre la réduction des processus manuels urgents. La cohorte espère compiler un rapport de recommandations pour des flux de travail améliorés et cohérents dans l'ensemble de WESTAF. Lani Morris a généreusement créé cette mise à jour bimensuelle au nom de la cohorte Equity : La cohorte Equity vient de terminer une série de trois ateliers internes sur l'équité en collaboration avec l'équipe Responsabilité sociale et inclusion. Les ateliers ont été animés par la talentueuse fondatrice et présidente de CIRCLE & STAMP, Carla Mestas. Alors que nous cherchons à développer de futures opportunités d'apprentissage interne, nous avons recentré notre attention sur nos documents de cadrage. Notre équipe souhaite continuer à donner la priorité à notre travail interne pour centrer nos objectifs et nos initiatives sur la pratique/les personnes - qui est WESTAF et comment nous faisons ce que nous faisons. Notre cohorte s'est divisée en équipes pour aborder et réfléchir aux prochaines étapes ! Pour célébrer les succès de notre cohorte, nous devons également féliciter notre marraine de cohorte, Chrissy Deal, pour sa nouvelle aventure avec Bonfils Stanton. Nous sommes tous à jamais marqués par son leadership et son profond engagement envers ce travail. Nous espérons continuer sur la voie qu’elle a tracée et maintenir les nombreuses relations durables, la stratégie et la programmation qu’elle a mises en œuvre dans nos efforts continus pour opérationnaliser le plan stratégique. Nous poursuivons donc notre travail, qui doit toujours commencer par un examen approfondi et réfléchi de notre culture interne. « Alors que WESTAF cherche à servir de modèle d’excellence opérationnelle pour les agences artistiques et les communautés du secteur public, nous devons d’abord définir à quoi cela ressemble pour notre propre organisation. L’établissement d’un environnement interne qui s’aligne sur les objectifs externes de WESTAF nous permettra d’identifier et d’aborder plus facilement tous les aspects du prisme de l’équité. » – Chrissy Deal
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
La semaine prochaine, Amy et Becca participeront à une conférence virtuelle de trois jours axée sur les pratiques d'équité dans le domaine des ressources humaines. Nous sommes ravis de recueillir des idées pratiques sur la manière de faire évoluer davantage les politiques et les pratiques de WESTAF. Après la conférence, Amy et Becca organiseront une retraite d'une demi-journée pour établir les priorités et les échéanciers des RH et de la gestion du bureau pour l'exercice 21. Lauren travaille à la mise à jour du processus d'identification des clients CaFE au sein du système financier : un projet qui améliorera considérablement le côté financier du processus CaFE à l'avenir. C'est un changement qui nous préoccupe depuis de nombreuses années et nous sommes ravis de pouvoir enfin le mettre en œuvre ! Nous avons confirmé que le travail d'audit sur le terrain se déroulera les deux premières semaines de décembre et sera exécuté virtuellement. Maintenant que l'équipe de direction a largement renseigné ses profils dans le nouvel outil de rétroaction Insights, l'ensemble du personnel sera initié au système dans les deux prochaines semaines. La situation de trésorerie en fin d'année semble être plus saine pour WESTAF et ZAPP que ce qui avait été initialement prévu en août, ce qui est une excellente nouvelle. Amy et Becky compilent actuellement les états financiers de fin d’année qui seront partagés avant la réunion du conseil d’administration.
AFFAIRES GÉNÉRALES (CV)
Nous travaillons à la transition de notre système téléphonique obsolète vers une solution basée sur le cloud capable de répondre aux besoins d'assistance client dans un environnement distant. Nous avons mis en place une preuve de concept avec Zoom Phone et avons lancé un essai gratuit de trois semaines le 15 octobre, avec Janae et les membres des équipes CaFE, ZAPP et expérience client. Nous sommes également en discussion avec au moins un autre fournisseur pour mettre en place une deuxième preuve de concept afin de comparer les deux systèmes. 
CAFÉ (RV)
Le 13 octobre, Justine a envoyé notre enquête annuelle complète à tous les utilisateurs. Les réponses sont en bonne voie et nous espérons avoir une analyse complète d'ici la fin du premier trimestre. En octobre, l'équipe lancera également nos objectifs OKR pour l'exercice 21 en mettant l'accent sur l'examen de notre clientèle et de notre philosophie de service, l'affinement de notre stratégie de vente numérique et l'amélioration de notre efficacité opérationnelle, notamment en identifiant les besoins en automatisation.
CVSUITE (KE)
CVSuite s'est concentré sur les conversations concernant les nouveaux clients, les renouvellements de clients et les partenariats clients. Nous travaillons au renouvellement de l'accès à CVSuite pour le conseil des arts de la région d'Asheville, ainsi qu'à un nouvel accès pour les agences des arts occidentaux de Caroline du Nord (WAANC). Notre contact a trouvé un partenariat avec le Dogwood Health Trust qui souhaite mener un audit de l'équité de l'économie créative pour les régions WAANC, ce qui nous permettrait de faire parvenir les rapports annuels Snapshot de CVSuite et les nouveaux DataCharts à ces agences. En outre, nous avons eu des conversations avec l'Alaska State Council on the Arts ainsi qu'avec TDC Inc. sur la manière de renforcer leur partenariat avec CVSuite et d'intégrer une stratégie de données dans leurs organisations au-delà du simple outil de données. L'équipe a récupéré les deux contrats, qui étaient considérés comme à risque. 
GO SMART (JG)
La semaine dernière, GO Smart a publié un ticket qui a ajouté des fenêtres contextuelles à plusieurs sections des portails d'administration et de candidature. Les fenêtres contextuelles aident à définir les attentes concernant les aperçus HTML/PDF et offrent un lien vers une explication plus détaillée pour chaque type d'utilisateur. L'équipe technique continue de travailler sur les mises à jour UX/UI. L'équipe marketing, en collaboration avec Jessica, commencera à rechercher et à créer une nouvelle liste ciblée de prospects en utilisant la liste Grant Station dans l'espoir d'atteindre 500 administrateurs de subventions. 
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
PAA est actuellement en discussion avec Santa Monica Cultural Affairs (SMCA) pour développer une page d'accueil Public Art Roster pour afficher les portfolios et informations des artistes sélectionnés. PAA établira un flux de travail du programme Artist Roster dans le CMS de SMCA et aidera à la migration des données collectées via un appel aux artistes hébergé sur CaFE. L'équipe technologique a terminé quatre des mises à niveau de la version client du CMS de PAA et poursuivra ce travail tout au long des mois d'octobre et de novembre.
ZAPP (CV)
Octobre est un mois chargé ! Nous avons démarré l'année fiscale avec une réunion OKR pour récapituler nos progrès de l'exercice 2020 et planifier l'exercice 21. Nous finalisons également les détails de notre réunion du comité de surveillance ZAPP, qui aura lieu le 21 octobre, au cours de laquelle le groupe approuvera le budget de l'exercice 21 de ZAPP. Julia travaille sur les préparatifs de notre prochaine session ZAPP Connections, au cours de laquelle nous proposerons une discussion avec les administrateurs d'événements qui ont organisé des événements conformes à la COVID-19 au cours des derniers mois. Enfin, ZAPP a également lancé notre enquête annuelle auprès des utilisateurs, et cette année, nous espérons accroître l'engagement en associant l'enquête à la possibilité de gagner l'une des 10 cartes-cadeaux Visa.  

Respectueusement soumis,

chrétien