13 décembre 2021

Salutations à la communauté WESTAF :

Nous avons reçu de très bons retours sur le fait que nous devrions modifier l'ordre des rapports bimensuels, afin que les activités (et ZAPP) ne soient pas toujours à la fin des rapports bimensuels. Nous commençons donc par vous parler de l'excellent travail effectué sur nos plateformes commerciales ! Et nous avons réalisé des progrès formidables. Dans ce rapport bimensuel, vous verrez des félicitations bien méritées de la part de nos clients CaFE à notre équipe d'assistance (bravo les gars). De plus, un nouveau client a été annoncé dans CVSuite, ainsi que des nouvelles importantes sur le front des archives d'art public. Nos plateformes technologiques ont vraiment bien démarré cet exercice financier ! Français Dans d'autres nouvelles, je vous invite également à consulter l'examen du programme, qui décortique les données d'enquête et les autres commentaires des parties prenantes dans les programmes de responsabilité sociale et d'inclusion, d'alliances, de plaidoyer et de politique publique de l'exercice 21, ainsi que le rapport d'activité de l'exercice 21, qui présente le travail collaboratif de la division AAP aligné sur le plan stratégique de WESTAF, en particulier les offres du plan stratégique Services et plaidoyer de l'Agence des arts de l'État, Services et plaidoyer nationaux, et Leadership éclairé et Portée. Un travail tout simplement formidable, et inestimable dans nos efforts pour nous concentrer, prioriser et servir notre domaine aussi efficacement que possible alors que nous nous lançons pleinement pour 2022, guidés par nos initiatives de l'exercice 22. Alors que l'année touche à sa fin et que nous nous dirigeons vers les vacances, juste quelques notes rapides : tout d'abord, les mises à jour bimensuelles feront une petite pause pour les vacances. La prochaine mise à jour bimensuelle (et la première de l'année civile 2022) parviendra dans votre boîte de réception le lundi 10 janvier et à ce moment-là (et depuis longtemps !), nous ajouterons les membres du comité EIC à la liste de distribution bimensuelle. Avant de plonger dans cette série de mises à jour, permettez-moi de souhaiter à tous de superbes fêtes de fin d'année. Bien que 2021 ait apporté des difficultés et des inconnues ainsi que cette pandémie tenace et d'autres menaces, WESTAF s'est néanmoins adaptée, a prospéré et s'est concentrée comme jamais auparavant sur le service aux artistes et aux organisations artistiques de la région occidentale et au-delà. Notre personnel et nos administrateurs sont confiants, passionnés, empathiques et très intelligents. Avec des plans et des programmes ambitieux en cours d'élaboration pour 2022 alimentés par un bilan sain, WESTAF est en mouvement. En réfléchissant à l'année écoulée, je suis rempli de gratitude de faire partie de cette communauté solidaire. Merci sincèrement et appréciation à tous ceux qui lisent ceci. Joyeuses fêtes à tous et en avant pour une année 2022 efficace et dynamique ! Lire la suite…

AFFAIRES GÉNÉRALES (CV)
En affaires, nous avons travaillé dur pour accomplir le travail au cours de ce premier trimestre. Christina a terminé un document de cadrage pour le projet d'internationalisation de CaFE qui sera partagé avec les équipes pour obtenir des commentaires, ainsi que le travail sur PAA que Lori décrit un peu plus loin dans la section PAA. Blair et Natalie V. travaillent à la mise à jour des règles commerciales pour toutes nos applications SaaS et nos tests - il y a toujours plus de tests ! Blair dirigera une réunion de mise à jour avec le service commercial lundi pour examiner le processus de projections avant janvier, date à laquelle notre première série de projections pour l'année sera due, et Natalie V. a récemment terminé une importante automatisation des ventes pour l'équipe CaFE afin de mieux aider Ken à suivre les clients potentiels.

ZAPP (Mo)
Natalie V., Blair et Ben ont travaillé à la finalisation de quelques tickets d'amélioration plus importants que nous soumettrons au BRI dans les prochains jours. Une carte interactive des stands est demandée depuis de nombreuses années pour nos administrateurs, et nous avons été ravis de décrire à quoi cela ressemble pour une première itération et de déterminer ce que tous nos clients attendent de cette fonctionnalité lorsqu'ils planifient leurs sélections de stands. Nous travaillons également à l'ajout d'une nouvelle fonctionnalité pour permettre aux administrateurs de collecter des documents et d'autres fichiers, tels que des photos, des menus et des documents fiscaux, directement sur l'application. L'acceptation de documents va être très utile à mesure que nous augmentons notre nombre d'utilisateurs pour inclure davantage de foires d'art non traditionnelles dans le cadre de nos OKR cette année. Nous sommes ravis que ces tickets soient développés et prêts à être lancés au deuxième trimestre !

CAFÉ (RV)
L'expérience client exceptionnelle est l'une des raisons pour lesquelles CaFE a une clientèle fidèle, et ce mois-ci, nous souhaitons récompenser notre équipe d'expérience client composée de Raymond, Sara et Ayanna pour leur approche chaleureuse et personnalisée du service client, tant chez ZAPP que chez CaFÉ. Voici quelques-uns des éloges que les clients ont adressés à l'équipe :

Pour Sara, « Je travaille dans un hospice depuis 16 ans et ils nous apprennent à faire preuve de gentillesse et à toujours avoir un esprit généreux – je retrouve ces qualités en vous. Merci d’être si gentille. »
Pour Ayanna : « Merci, Ayanna, pour ton aide constante et pour m’avoir envoyé un e-mail pour m’encourager à continuer d’essayer. C’est très apprécié. »
Pour Raymond, « Je suis totalement époustouflé par votre gentillesse et votre réactivité, là-bas !! Merci ! »

Nous ne pouvons pas dire assez à quel point l’équipe illustre la mission que nous poursuivons chez CaFÉ.

CVSUITE (KE)
L'équipe technique de CVSuite travaille dur sur la mise à jour des données vers la version 2020.4. Nous avons rencontré quelques obstacles mineurs qui ont retardé la publication d'une semaine. Nous envisageons maintenant une publication des données le 21 décembre, juste avant les vacances. CVSuite a entamé des négociations contractuelles avec un nouveau client, le Pennsylvania Council on the Arts. Ils accordent une licence pour un abonnement au niveau de l'État et nous prévoyons qu'ils seront dans le système d'ici janvier 2022. Kelly et Paul ont été invités à donner une conférence pour le cours de politique culturelle de Michael Seman à l'université d'État du Colorado, où ils ont fourni un aperçu de WESTAF, présenté l'outil CVSuite et partagé des histoires sur les impacts législatifs des données CVSuite.

GO SMART (JG)
Jessica et Natalie S. ont présenté pendant 15 minutes les fonctionnalités de GO Smart à plus de 180 inscrits lors de la première présentation virtuelle de produits de la Technology Association of Grantmakers. L'équipe MarComm créera une petite campagne marketing autour de cette présentation et assurera le suivi auprès des inscrits au début de la nouvelle année. Le travail se poursuit sur la mise à jour technologique des cycles du programme alors que BRI et notre équipe interne travaillent sur plusieurs échecs détectés lors des tests. Jessica est en train de préparer une demande de subvention pour la ville de Sacramento Arts + Culture et de créer le panel pour le programme South Arts Cultural Treasures. Chattanooga Arts a eu quelques questions et demandes mineures concernant son contrat et nous attendons la copie signée d'ici la fin de la semaine.

ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
Nous sommes heureux d'annoncer que WESTAF investira dans les Archives d'art public pour accélérer la croissance du programme au cours des prochaines années. Dans le cadre de cet investissement, l'équipe de la PAA ajoutera un nouveau poste de coordinateur pour la première fois depuis le lancement du programme. Nous avons déjà reçu plus de 40 candidatures dans les premiers jours suivant la publication de l'offre. De plus, la PAA lancera un appel d'offres pour une entreprise technologique (idéalement détenue par des personnes noires, autochtones et de couleur et/ou des femmes et située dans la région occidentale) pour commencer à reconstruire des parties de l'infrastructure de la PAA afin de la positionner comme le premier site de découverte et d'engagement en matière d'art public. Autre bonne nouvelle, Lori et Christina ont poursuivi les discussions avec Sarah Conley Odenkirk sur la migration de sa base de données sur l'art public dans le développement privé (politiques et documents liés à l'art public dans le développement privé) vers les Archives d'art public. La PAA organisera une deuxième visite avec Valley Metro, l'agence de transport de la région métropolitaine de Phoenix, pour l'utilisation du CMS de la PAA afin de gérer sa collection croissante d'art public. Si le contrat est signé, ce serait le premier service des transports à utiliser le CMS de la PAA, une victoire enthousiasmante pour le programme ! Enfin, Lori a été informée qu'elle fera partie d'un panel de présentateurs avec le doyen des bibliothèques de RISD, un bibliothécaire universitaire de l'OCAD University et le doyen adjoint des services d'information de l'Université Harvard dans le cadre de la présentation Power of Consortia animée par CollectionSpace, le partenaire technologique de la PAA.

WESTAF ASSISTE À LA RÉUNION DU CAUCUS LÉGISLATIF DES ARTS DU COLORADO ET RENCONTRERA LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DU COLORADO ET PRÉSIDENT DU COMITÉ DES AFFECTATIONS BUDGÉTAIRES, LESLIE HEROD, POUR SOUTENIR L'ÉLARGISSEMENT DU FINANCEMENT DU PROGRAMME DE SUBVENTIONS POUR LA REVITALISATION COMMUNAUTAIRE (DH)
Le 6 décembre, la CBCA a organisé une réunion du caucus législatif des arts du Colorado avec le soutien de Brandeberry McKenna Public Affairs (BBMK) et de WESTAF. Le caucus s'est concentré sur le programme de subventions pour la revitalisation communautaire, un nouveau programme de subventions de 14,65 millions de dollars administré par Colorado Creative Industries. Une large coalition de défenseurs des arts a remercié les représentants et les bénéficiaires de subventions de tout l'État qui ont pu partager des informations sur l'impact de leurs initiatives avec les législateurs. En guise de suivi, la CBCA, BBMK et WESTAF rencontreront aujourd'hui la représentante du Colorado et présidente du comité des crédits, Leslie Herod, une dirigeante du caucus et l'une des principales défenseuses législatives des arts, de la culture et de l'équité à l'Assemblée générale du Colorado pour discuter d'une demande d'investissement supplémentaire dans le programme de subventions pour la revitalisation communautaire.

WESTAF ET SES PARTENAIRES SONT INVITÉS À UN ENTRETIEN POUR LE PROJET DE PLAN STRATÉGIQUE POUR L'ÉCONOMIE CRÉATIVE DE L'ÉTAT DE WASHINGTON (DH)
WESTAF, CVSuite, Cultural Planning Group et Randy Engstrom de Third Way Creative LLC ont été invités à un entretien le mardi 14 décembre pour un projet qui développerait un plan stratégique d'économie créative pour l'État de Washington sur une période de 24 mois.

WESTAF MODÈRE LE PANEL À LA PRÉCONFÉRENCE DE L'ASSOCIATION DES PROFESSIONNELS DES ARTS DE LA SCÈNE (APAP) (DH)
Le directeur adjoint David Holland a animé une conversation à l'échelle du terrain lors de la pré-conférence de l'APAP intitulée « L'avenir de la présentation et de la réservation : le rôle des rassemblements dans un paysage modifié ». La session a réuni les intervenants Kevin Stone, président du Florida Professional Presenters Consortium ; Loni Boyd, coprésidente de la Wisconsin Presenters Alliance ; Christine Lim, membre du conseil d'administration de California Presenters ; Gail Boyd, présidente de Gail Boyd PC et Gail Boyd Artist Management ; et Thia (THIGH-YA) Knowlton, vice-présidente principale d'IMG Artists, plus de 160 participants et l'équipe de l'APAP pour discuter de la manière dont les présentateurs abordent la programmation et le cycle de réservation en raison des défis et des opportunités des 18 derniers mois et de la manière dont les rassemblements et les conférences peuvent jouer un rôle pour soutenir le travail à l'avenir. Un panel modéré, des groupes de discussion et un partage de connaissances collectives ont examiné les défis liés à la viabilité des tournées, qu'ils soient liés au public, à la santé publique, à la santé et à la sécurité, à la santé mentale, à la programmation, aux aspects contractuels, techniques et logistiques et financiers. Ils ont également examiné les moyens de faire évoluer et d'innover le format des conférences de réservation de manière à ce qu'il soit inclusif, accessible et efficace.

RÉUNION DE LANCEMENT DE LA FONDATION WALLACE (CG, AK)
Vendredi dernier, Anika et Christian ont participé à une réunion de lancement avec la Fondation Wallace en collaboration avec nos organisations sœurs RAO. Le programme de trois ans est axé sur les organisations artistiques de couleur dont le budget est inférieur à 14500 000 THB et vise à mieux comprendre le lien entre l'orientation communautaire, la pertinence et la résilience. Grâce à ce projet, WESTAF recevra 1450 000 THB par an sur trois ans, dont 80 % seront réattribués et 20 % seront conservés par WESTAF pour l'administration, l'assistance technique et tout autre effort de renforcement des capacités. Voici une présentation (confidentielle) avec plus d'informations.

WESTAF ET DEVOS INSTITUTE FOR ARTS MANAGEMENT S'ASSOCIENT POUR UN PARTENARIAT PROPOSÉ POUR L'ÉQUITÉ CULTURELLE ET LA RÉSILIENCE DANS L'OUEST RURAL (DH/AK/CG)
Depuis l’été 2021, WESTAF et le DeVos Institute for Arts Management de l’Université du Maryland sont en dialogue sur l’élaboration d’un programme qui soutiendrait les arts et la culture dans les communautés rurales, isolées et frontalières de l’Ouest. Le programme proposé offrirait un programme de renforcement des capacités et de réseautage (et d’octroi de subventions) à 30 organisations rurales ou semi-rurales diverses de la région WESTAF, utilisant les arts, la culture, les sciences humaines ou l’éducation artistique comme stratégie principale pour la cohésion communautaire, l’enrichissement, l’équité, l’éducation, la santé et/ou le développement. Un concept de programme a été préparé et le groupe consultera les réseaux sur la conception du programme et commencera à approcher des partenaires philanthropiques potentiels cet hiver.

WESTAF FAIT UNE PRÉSENTATION SUR LES TENDANCES RÉGIONALES ET FÉDÉRALES EN MATIÈRE DE PLAIDOYER POUR LE COMITÉ DES AFFAIRES DU COLORADO POUR LES ARTS (DH), MEMBRE DE WAAN
Le 30 novembre, David a fait une présentation au Comité de défense des intérêts du Colorado Business Committee for the Arts (CBCA) sur les tendances régionales et fédérales en matière de défense des intérêts alors qu'ils planifient leur programme annuel de défense des intérêts. WESTAF gérera à nouveau le cabinet de lobbying BBMK en consultation avec le CBCA.

WESTAF RENCONTRE LES DIRECTEURS EXÉCUTIFS ET LE PERSONNEL DE L'AGENCE ARTISTIQUE DE L'ÉTAT POUR DISCUTER DES PRIORITÉS LÉGISLATIVES ET DES ALLOCATIONS DE FONDS DE PLAIDOYER DE L'ÉTAT POUR L'EXERCICE 22 (DH)
David a rencontré les dirigeants des agences artistiques des États de l'Arizona, du Colorado, de l'Idaho et du Nouveau-Mexique pour discuter des priorités législatives pour les prochaines sessions et de l'allocation des fonds de plaidoyer des États de la WESTAF dans leurs États. Des réunions avec l'Oregon et la Californie sont prévues. L'équipe de l'AAP rencontrera chaque agence artistique d'État de la région au fur et à mesure que les demandes de financement seront soumises par les organisations de défense des arts et les lobbyistes pour discuter du soutien de la WESTAF dans chaque État alors que nous évoluons vers l'élaboration de plans au niveau de l'État sur une base annuelle.

WESTAF PRODUIT LA PREMIÈRE ANALYSE DES PROGRAMMES SRI ET AAP (DH)
Pour la première fois, WESTAF a produit un examen annuel des programmes, en tenant compte des données d'enquête et des commentaires d'autres parties prenantes dans les programmes de responsabilité sociale et d'inclusion et d'alliances, de plaidoyer et de politique publique. L'examen présente six conclusions clés qui équilibrent les réalisations et les commentaires positifs des parties prenantes avec des recommandations pour le développement et l'amélioration continus des programmes. Il convient de noter que 601 TP3T des répondants interrogés dans le cadre des programmes de WESTAF (en particulier les programmes de leadership et les rassemblements) étaient extrêmement/très satisfaits du programme auquel ils ont participé. 851 TP3T des répondants interrogés étaient satisfaits ou très satisfaits du programme auquel ils ont participé. Les directeurs exécutifs des agences artistiques des États interrogés ont évalué la qualité des programmes et services de WESTAF pour les États de la région à 8,8/10 en moyenne. 701 TP3T des directeurs exécutifs des agences artistiques des États interrogés ont évalué les programmes et services pour les États à 9/10 ou plus.

L'ÉQUIPE DE L'AAP PRODUIT LE RAPPORT D'ACTIVITÉS SUR LES ALLIANCES, LE PLAIDOYER ET LES POLITIQUES PUBLIQUES POUR L'EXERCICE 21 (DH/MH)
L'équipe de l'AAP a produit un rapport d'activité pour l'exercice 21 qui présente les activités et les réalisations de la division dans son travail collaboratif aligné sur le plan stratégique de WESTAF, en particulier les services et le plaidoyer de l'agence artistique des États, les services nationaux et le plaidoyer, et les axes de travail Leadership éclairé et Portée. Il convient de noter que WESTAF a soutenu les 13 États de la région par l'engagement des agences artistiques des États, des organisations de défense des arts des États et des lobbyistes, pour obtenir plus de 14,9 milliards de dollars en secours, en relance et en nouveaux investissements dans les programmes pour le secteur créatif de la part des gouvernements des États de la région depuis l'exercice 20. Cette année, la division a engagé plus de 65 partenaires et collaborateurs organisationnels à l'échelle nationale et mondiale dans la mise en œuvre du programme ainsi que 55 intervenants externes, dont la moitié étaient des femmes et l'autre moitié étaient des BIPOC. Au total, il y a eu plus de 600 inscriptions aux réunions et aux expériences de développement professionnel dirigées par l'AAP, et les taux de satisfaction pour ces événements étaient élevés. Les retours qualitatifs issus des enquêtes montrent que ces programmes sont considérés comme très utiles et qu’ils ont contribué à ce que les acteurs du secteur se forgent une opinion sur la WESTAF en tant que leader et facilitateur du dialogue sur le terrain en matière d’économie créative, d’équité et de politique. Cette année, la division a également directement collaboré avec les législatures des États, les membres du Congrès, l’équipe de transition de la Maison Blanche et la Maison Blanche.

COHORTES DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE (CGREEN)
La cohorte d’équité est en train de finaliser une déclaration d’équité pour les offres d’emploi. L’utilisation de cette déclaration commencera à partir du prochain poste que l’organisation embauchera. Ils travaillent également sur une formation anti-biais pour tout le personnel. Enfin, ils espèrent collaborer avec le comité de bien-être et les RH pour répondre aux besoins en matière de santé mentale et éventuellement fournir un encadrement ou une thérapie au personnel.

TECHNOLOGIE (PN)
Nous avons progressé dans notre objectif de sécurité en regroupant nos documents de conformité PCI sur notre wiki interne afin que toutes les parties prenantes internes aient accès à nos politiques. L'exigence 6 de conformité PCI stipule que nous développons et maintenons des systèmes et des applications sécurisés. Dans le cadre de cette exigence, nous avons configuré l'un de nos outils de vulnérabilité SumoLogic pour collecter les journaux de serveur de nos services dans un tableau de bord d'alerte central. Grâce à ces tableaux de bord, nous pouvons facilement surveiller les événements de sécurité critiques, tels que la création ou la suppression d'utilisateurs et les tentatives de connexion infructueuses. SumoLogic nous permet de voir ce qui se passe au sein de notre infrastructure dans un seul panneau de contrôle.

MARKETING (LH)
L'équipe MarComm est occupée à élaborer un plan de projet pour le site Web GO Smart, à travailler sur un plan marketing pour une nouvelle campagne PAA et à collaborer avec le département commercial pour créer une matrice de fonctionnalités et d'avantages pour les cinq produits technologiques qui aideront à guider nos efforts de marketing dans les mois à venir. Nous avons récemment envoyé notre newsletter CVSuite du premier trimestre et continuons à travailler sur plusieurs documents de planification pour le nouveau site Web westaf.org. Nous avons invité le personnel de chaque équipe et de chaque département à former un comité de collaboration pour le nouveau site et nous organiserons notre réunion de lancement avec ce groupe après le Nouvel An.

COMMUNICATIONS (LH)
L'équipe MarComm était sur le pont cette semaine pour soutenir GO Smart lors de la présentation des produits philanthropiques de la Technology Association of Grantmakers (TAG), où GO Smart a été présenté parmi plusieurs fournisseurs de produits de premier plan dans le secteur philanthropique. L'équipe se prépare également pour la deuxième partie d'une collaboration entre ZAPP et GO Smart. La dernière newsletter WESTAF Now de 2021 est actuellement en préparation et sera envoyée avant les vacances. (Gardez également un œil sur un message spécial de vacances de nous tous à WESTAF !) L'équipe travaille également actuellement sur une date et une invitation pour la réunion du conseil d'administration d'Hawaï et examinera le contrat d'hôtel pour la réunion cette semaine. Le travail s'intensifie également pour le changement de marque, avec plusieurs recommandations pour les agences et les entreprises que l'équipe examinera bientôt.

Respectueusement soumis,

chrétien