25 juillet 2022

Chère communauté WESTAF :

Nous sommes maintenant bien engagés dans notre quatrième et dernier trimestre de l’année ; l’équipe WESTAF se concentre sur la budgétisation, la planification et la définition des objectifs pour l’exercice 23, à compter du 1er octobre. L’équipe commerciale (qui supervise nos cinq services Web SaaS) a travaillé avec diligence pour développer un ensemble d’OKR (Objectifs et résultats clés) détaillés pour guider ses priorités pour l’année à venir. Cette année, en particulier, ils constituent une réalisation particulière, portant nos activités Web vers de nouveaux sommets de concentration, de transparence et de responsabilité. Merci, équipe commerciale ! De nombreux autres services, programmes et activités à découvrir dans les mises à jour ci-dessous, notamment le nouveau client de CaFÉ, la Society of American Graphic Artists (SAGA), un nouveau salon virtuel stimulant sur PAA et la série de vidéos DataEd by CVSuite™ qui plonge dans les questions, les méthodologies et les meilleures pratiques pour comprendre et analyser les données de l’économie créative. Ne manquez pas non plus le prochain webinaire du 26 juillet avec la députée Barbara Lee et le sénateur d'État Ben Allen de Santa Monica - beaucoup d'événements super en Californie cette bimensuelle ! De plus, des mises à jour sur l'excellent travail effectué par le comité directeur du State Arts Agency Innovation Fund (SAAIF) - un grand merci à vous aussi. Découvrez les dernières nouvelles sur le Creative Vitality™ Summit de cet automne, ainsi que sur l'évolution de TourWest et bien plus encore. Je suis très reconnaissant envers nos formidables WESTAFers, qui se concentrent si vivement sur le travail tout en se montrant chaleureux et humoristiques sur Slack ou Zoom, dans notre espace à l'Alliance Center ici à Denver, ou lors d'une réunion du conseil d'administration ou d'une réunion d'affaires. Merci à tous ! Vous voyez quelque chose ici sur lequel vous souhaitez en savoir plus ? N'hésitez pas à nous contacter ! Allons-y :

AFFAIRES GÉNÉRALES (CV)

Les deux dernières semaines ont été un véritable tourbillon au sein du département commercial. Christina s'est concentrée sur la gestion et l'administration du projet WACESP avec Kelly, en plus de l'examen et de l'analyse des revenus et des dépenses prévus pour l'exercice 23 dans les activités, dans ZAPP (qui dispose d'un budget distinct) et dans les dépenses techniques directes. Blair, Natalie et Christina ont également participé aux cinq réunions de récapitulation des OKR SaaS et ont finalisé le backlog produit pour tous les produits SaaS. Le backlog produit de cette année comprend une valeur attribuée à chaque fonctionnalité en termes d'impact ; il s'agit de catégorisations telles qu'une fonctionnalité orientée client, une fonctionnalité vendable, une amélioration du flux de travail interne, etc. Chaque fonctionnalité comprendra également une priorité marketing pour nous aider à mieux anticiper les besoins de communication entourant chaque nouvelle version de fonctionnalité.

CAFÉ (RV)

L'équipe CaFÉ a terminé une nouvelle série de tests de l'amélioration vidéo et audio liée qui sera bientôt publiée dans le portfolio de l'artiste. Pour les œuvres basées sur la vidéo et l'audio, cela signifie que les artistes peuvent désormais soumettre des œuvres en haute définition au lieu de fichiers à résolution limitée. Pour les organisations et les jurés, cela signifie qu'ils peuvent découvrir les œuvres complètes telles que l'artiste les a conçues. CaFÉ se prépare également à publier la logique du formulaire dans le générateur de formulaire de candidature. Lors de la création de leurs questions du formulaire d'appel à candidature, les administrateurs pourront désormais configurer des questions en fonction des réponses. Il s'agit d'une fonctionnalité demandée par de nombreuses organisations et qui sera particulièrement utile pour valider l'éligibilité des membres, les conditions de résidence des artistes et bien d'autres choses encore. En juin, nous avons accueilli la Society of American Graphic Artists (SAGA) au CaFÉ et, en juillet, nous avons accueilli le Vincent Price Art Museum.

CVSUITE (KE)

L'équipe de consultants de WACESP a soumis le deuxième livrable, la définition opérationnelle de l'économie créative, après avoir demandé une prolongation de délai de deux semaines. L'équipe continue de gérer et de planifier les réunions avec les parties prenantes et de poursuivre les recherches sur l'analyse économique et le modèle d'écosystème, qui est notre prochain livrable. CVSuite a tenu sa première réunion concernant le CVSummit avec l'équipe MarComm. Au cours de la réunion, l'équipe a discuté de la logistique de l'organisation, des rôles et responsabilités de l'équipe et a eu une conversation sur les objectifs de l'événement. Kelly a également assisté à la réunion de l'équipe de co-conception de l'AAP au cours de laquelle ils ont discuté de leurs panels. Du côté commercial, Common Notice était censé terminer l'entretien final du projet cette semaine, mais l'équipe n'a pas reçu de mise à jour de l'état d'avancement. Étant donné que le projet est tellement retardé, Kelly travaillera à redéfinir les priorités du projet et le calendrier avec Common Notice. Enfin, l'équipe a terminé sa réunion de récapitulation des OKR du troisième trimestre et a passé les deux dernières semaines à travailler sur le QBR, en planifiant les mois restants de l'exercice. 

GO SMART (JG)

Pas de mises à jour GO Smart cette fois-ci. Jessica profite d'une lune de miel reprogrammée. Youpi ! 

ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)

L'équipe de la PAA continue de travailler avec l'artiste de Boulder Kara Fellows sur la finalisation du projet de carte anniversaire de la PAA. Nous imaginons que l'œuvre d'art sera terminée d'ici la fin du mois de juillet et la PAA travaillera avec MarComm et Business pour consolider un plan de distribution. Les équipes de la PAA et de Business ont fait de grands progrès dans la migration de la base de données Public Art in Private Development (PAPD) de Sarah Conley Odenkirk vers le réseau de ressources de la PAA. L'équipe espère lancer ce projet à la fin de l'été. Un grand merci aux compétences organisationnelles de Natalie Villa et Blair Carpenter, qui ont rationalisé les efforts pour cette grande entreprise. La PAA a terminé le travail sur le projet Belmar History + Art, une exposition virtuelle spéciale organisée par Santa Monica Cultural Affairs et désormais disponible numériquement sur la PAA. Il s'agit d'un projet incroyable dirigé par l'artiste April Banks et l'historienne Dr Alison Rose Jefferson. Assurez-vous donc d'explorer le projet sur la PAA et, si vous êtes à Santa Monica, allez le voir en personne ! Enfin, le travail sur la nouvelle conception du front-end de PAA avec la société de technologie Bilberrry a fait de grands progrès, notamment la refonte du mobile en plus du bureau. Pour découvrir l'apparence, vous pouvez visiter ces wireframes sur Figma. Si vous souhaitez avoir un aperçu plus approfondi de ce sur quoi nous travaillons, n'hésitez pas à contacter l'équipe de PAA.

ZAPP (CV)

ZAPP a reçu environ huit nouveaux prospects au cours des deux dernières semaines, ce qui est inhabituellement élevé à cette période de l'année où les événements se produisent généralement. Ken a pu comprendre qu'un concurrent, BoothCentral, a récemment communiqué que ses perspectives financières étaient incertaines et qu'il ne savait pas combien de temps il pourrait poursuivre ses activités commerciales. L'équipe s'est rapidement mise à l'action, Mareike mettant en place une campagne publicitaire Google et profitant d'un crédit de $500 de Google, tandis que Ken établissait une liste de clients et élaborait un plan pour contacter chacun d'eux afin de les inciter à rejoindre ZAPP.

WESTAF INVITÉ À REJOINDRE LE GROUPE DE TRAVAIL DU CONSEIL DES ARTS ET DE LA CULTURE AUTOCHTONES EN TANT QUE PARTENAIRE DE RÉFLEXION ET PRÉSENTATEUR POTENTIEL (MPH)

Le projet est financé par la Fondation Ford et est dirigé par l'Association des archives, bibliothèques et musées tribaux (ATALM). L'un des objectifs du projet est de renforcer les liens entre les communautés autochtones et les agences artistiques des États et des régions, en utilisant les sept communautés de la cohorte comme exemple de la manière dont des relations bénéfiques peuvent être établies et maintenues.

WEBINAIRE ORGANISÉ PAR LA DÉLÉGUÉE BARBARA LEE, CALIFORNIANS FOR THE ARTS ET WESTAF LE 26 JUILLET (CC/DH)

Le mardi 26 juillet à 12 heures, heure des Rocheuses, l'artiste Sabra Williams modérera un webinaire comprenant des remarques de la membre du Congrès Barbara Lee et du sénateur d'État Ben Allen de Santa Monica et une discussion avec l'artiste et élue Kirstina Wong, l'ancien artiste incarcéré Major Bunton et David axée sur l'intersection des arts et de la justice sociale. 

LA TROISIEME SESSION DU SÉMINAIRE SUR LA POLITIQUE ET LE LEADERSHIP ARTISTIQUE DE LA RÉGION DE LA BAIE DE BAIE EST AXÉE SUR LE DÉVELOPPEMENT D'UN CADRE POLITIQUE DE COALITION (CC/MPH/DH)

La cohorte de Bay Area Arts Policy and Leadership s'est réunie pour la troisième fois virtuellement le 19 juillet. Lors de la troisième session, le groupe a suivi un processus visant à élaborer un cadre politique basé sur les problèmes identifiés lors des deux premières sessions. Les principaux domaines d'intérêt qui ressortent des discussions de groupe comprennent la promotion de l'équité et la correction du sous-investissement ; la capacité et les ressources des artistes, des petites organisations et des organisations dirigées par des BIPOC ; la résilience économique et culturelle de la communauté ; et des logements abordables et accessibles et des espaces créatifs pour la main-d'œuvre créative et tous les résidents. L'élaboration du cadre politique se poursuivra lors de la prochaine réunion, où la cohorte s'engagera avec des bailleurs de fonds privés, des dirigeants d'agences artistiques locales et des militants. La réunion aura lieu en personne le 23 août 2022 au Oakland Asian Cultural Center.

L'ÉQUIPE DE CO-CONCEPTION DU SOMMET CREATIVE VITALITY ™ ÉTABLIT LA STRUCTURE DU PANEL POUR LA CONFÉRENCE ET DÉPASSE LES DATES À NOVEMBRE 2022 (MPH/DH)

L'équipe de co-conception du Creative Vitality ™ Summit, ainsi que l'équipe de convocations WESTAF sont fières de présenter quatre panels dynamiques lors du rassemblement de cette année, qui porteront sur des sujets d'actualité tels que la technologie et l'économie créative, la gestion numérique des espaces, l'appartenance et l'imagination civique et les modèles d'investissement libérateurs pour l'économie créative. Pour accroître la portée et l'engagement, le sommet 2022 sera désormais proposé ouvertement à un public virtuel avec un événement en personne pour les conférenciers, panélistes, militants et animateurs invités au premier plan des sujets de panel susmentionnés. Le Creative Vitality Summit 2022 se tiendra au Colorado du 30 novembre au 1er décembre, et de plus amples informations, des liens d'inscription et des ressources devraient être disponibles fin août. L'équipe de co-conception a été élargie et comprend actuellement Cezanne Charles, rootoftwo ; Koven Smith, Knight Foundation ; Randy Engstrom, Third Way Creative ; Abdiel Lopez, Roanhorse Consulting ; Lauren Ruffin, Crux ; Moana Palelei HoChing, WESTAF ; Cameron Green, WESTAF; et David Holland, WESTAF.

L'ÉQUIPE DU PLAN STRATÉGIQUE DE L'ÉCONOMIE CRÉATIVE DE WASHINGTON SOUMET UNE DÉFINITION DE TRAVAIL DE L'ÉCONOMIE CRÉATIVE AU DÉPARTEMENT DU COMMERCE DE WASHINGTON ET LES DATES DE LA PREMIÈRE RÉUNION DU GROUPE DE TRAVAIL À L'ÉCHELLE DE L'ÉTAT SONT FIXÉES EN SEPTEMBRE (DH/CV/PN/KE/CC/MPH)

L’équipe du projet a soumis avec succès le deuxième livrable clé du projet de plan stratégique pour l’économie créative de Washington, une définition pratique de l’économie créative. À ce stade du cycle de vie du projet, l’équipe de recherche a examiné un large éventail de définitions descriptives (ou conceptuelles), mais a concentré ce livrable sur la construction d’une définition basée sur des données afin d’établir une base méthodologique pour le projet. Cette définition pratique comprend à la fois des regroupements de codes industriels et professionnels tirés d’un certain nombre de sources de données, notamment les ensembles de données Lightcast et CVSuite utilisés respectivement par le ministère du Commerce et ArtsWA. Une définition descriptive sera dérivée d’un examen plus approfondi de la littérature, de consultations avec les parties prenantes de l’ensemble de l’État et de délibérations avec le ministère du Commerce et les autorités compétentes. L’objectif de générer une définition dans le contexte du plan stratégique est de s’appuyer sur le travail que les principales parties prenantes ont déjà effectué pour définir l’économie créative de l’État de Washington et de l’approfondir.

PROCESSUS DE CONCEPTION DU « FONDS D’INNOVATION DE L’AGENCE ARTISTIQUE DE L’ÉTAT » PROLONGÉ JUSQU’À L’EXERCICE 23 (CGREEN/DH)

Le comité directeur du fonds d'innovation de l'agence artistique de l'État a prolongé son calendrier de conception du fonds d'innovation jusqu'en février et mars 2023. La décision de prolonger le délai visait à garantir que le programme puisse soutenir de manière innovante les agences artistiques de l'État de la région occidentale pour effectuer un travail de transformation, créer l'équité, renforcer les capacités et être réparateur dans le cadre des principes d'un bon gouvernement humain et inclusif. Les dates des réunions du comité directeur pour octobre, novembre et décembre seront finalisées plus tard cette semaine.

LA FONDATION HEWLETT RÉALISE UN INVESTISSEMENT SUPPLÉMENTAIRE DANS LE SÉMINAIRE SUR LA POLITIQUE ET LE LEADERSHIP ARTISTIQUE DE LA RÉGION DE LA BAIE DE BAIE (DH)

La Fondation Hewlett a augmenté son investissement dans le séminaire sur la politique et le leadership artistiques de la région de la baie de San Francisco afin d'étendre son soutien aux quelque 30 organisations et individus participant à la cohorte. Les fondations Hewlett et Rainin envisagent actuellement de prolonger le soutien au programme d'une année supplémentaire.

WESTAF ORGANISE DES PANELS DE SUBVENTIONS TOURWEST 2022 (AM/SVB/JG)

Pendant deux jours, le personnel de WESTAF a procédé à l'examen par un panel des demandes de subvention TourWest 2022. Les membres du panel ont examiné 199 demandes pour le prochain cycle. Ashanti McGee, responsable des subventions et de l'accès, et Sharon Van Boven, responsable des subventions et des finances, examineront l'éligibilité finale des candidats et les enverront au comité exécutif pour un examen final. Les candidats recevront une notification de l'attribution de leur subvention entre début et mi-août. Les membres du panel d'examen représentent plus de 601 États de la région WESTAF.

WESTAF PARTICIPERA À LA CONFÉRENCE LEAD (AM)

SRI participera à la conférence Leadership Exchange in Arts and Disability (LEAD) à Raleigh, en Caroline du Nord, du 1er au 5 août 2022. Organisée par le National Endowment for the Arts et le Kennedy Center, la conférence LEAD présente les nouveaux venus dans le domaine des solutions d'accessibilité culturelle, mais offre un soutien continu à l'apprentissage, la camaraderie et la motivation. La conférence LEAD propose également un développement professionnel aux dirigeants, aux professionnels en milieu de carrière et aux nouveaux professionnels travaillant dans l'accessibilité, la DEI, etc. Une session de la conférence organise une consultation sur le site Web au cours de laquelle les professionnels de l'accessibilité examineront le site Web actuel de WESTAF. Les informations reçues lors de cette consultation et les ateliers supplémentaires inclus dans la conférence offriront un aperçu et les outils nécessaires pour continuer à développer l'engagement de WESTAF à identifier et à amplifier l'accessibilité au sein de l'organisation et aux organisations et agences artistiques avec lesquelles nous soutenons et collaborons. 

ACTUALISATIONS DES ORGANISATIONS ARTISTIQUES RÉGIONALES (ORA) (CG)

Les six RAO ont bien évolué vers la nouvelle codirection de Torrie Allen (Arts Midwest) et Todd Stein (Mid-America Arts Alliance). Nous clarifions et comprenons deux programmes de subventions majeurs qui seront lancés en 2023 : Lessons in Thriving en partenariat avec la Fondation Wallace et la Pilot Equity Initiative de la NEA. Les directeurs généraux et le personnel des RAO se réunissent régulièrement pour continuer à peaufiner ces détails. Les RAO élaborent également un protocole d'accord qui reflète les valeurs et l'intention du collectif RAO, et une description de poste pour un nouveau poste de directeur national est en cours d'élaboration. Un nouveau site Web RAO qui reflète mieux les partenariats, les programmes et les activités des RAO est en cours d'élaboration et devrait être lancé prochainement. Les donateurs, les spécialistes du marketing et les professionnels de la finance des six RAO se réunissent régulièrement pour comparer leurs notes et explorer les efficacités collaboratives.

RETRAITE D'ÉQUIPE DE DIRECTION (CG)

Début août et deux mois avant le début du nouvel exercice financier, l'équipe de ressources en leadership (Amy Hollrah, Anika Kwinana, Christian Gaines, Christina Villa, David Holland, Leah Horn et Paul Nguyen) se rendra à Colorado Springs pour une retraite de deux jours. Cette année, la retraite sera animée par Kate Schenot de DEI Creative, l'agence qui gère le changement de marque de WESTAF. DEI animera la séance de planification stratégique de la retraite en clarifiant notre intention et notre vision par le biais d'activités interactives, d'une écoute approfondie de ce qui est dit et non dit, de questions réfléchies et d'un examen attentif de nos initiatives organisationnelles, dans le but de les mettre à jour et de les réviser pour l'exercice financier 23. C'est une période mouvementée, mais c'est un moment si précieux passé ensemble !

MARKETING (LH)

Maintenant que les réunions d’affaires OKR du troisième trimestre sont terminées, l’équipe va mettre à jour nos initiatives et tâches Asana pour s’assurer que nous atteignons avec succès nos objectifs de fin d’année. L’équipe est actuellement en train d’élaborer un plan de projet pour un audit technique SEO du site GO Smart. Une fois cette étape terminée, nous commencerons à travailler sur des plans similaires pour CaFÉ et les autres produits technologiques. Nous lancerons également cette semaine une campagne payante sur les réseaux sociaux GO Smart qui se déroulera sur Facebook pendant un mois et partagerons notre boîte à outils CVSuite DataEd pour les réseaux sociaux afin de mieux faire connaître le projet. Si vous connaissez quelqu’un qui souhaite en savoir plus sur la façon d’analyser les données de l’économie créative, aidez-nous à faire passer le message en partageant la boîte à outils avec lui et avec vos réseaux ! 

COMMUNICATIONS (LH)

L’équipe va bientôt commencer à travailler sur la rédaction d’un projet de conception pour le manuel des partenaires régionaux en collaboration avec la cohorte politique. Nous attendons également quelques annonces intéressantes de l’équipe SRI, notamment notre première annonce publique sur la bourse d’artiste BIPOC ainsi que sur le programme de bourses pilotes Leaders of Color. Nous avons également tenu notre réunion de planification du lancement du Creative Vitality™ Summit avec l’équipe AAP la semaine dernière et nous sommes ravis de commencer à élaborer le microsite de l’événement, le plan de communication, la stratégie et la boîte à outils des médias sociaux, et bien plus encore !

FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)

Amy continue d'affiner les rapports dans le nouvel outil de trésorerie et a découvert une méthode plus précise pour suivre les revenus en espèces de CaFE. Le nouveau processus a été partagé avec l'équipe de CaFE et sera mis en œuvre pour le reste de l'exercice. Becky a collecté le temps passé par le personnel au cours du dernier trimestre sur les nouvelles constructions pour mettre à jour nos immobilisations conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). Sharon et Amy ont coordonné la collecte des rapports financiers comme demandé par la demande de la Fondation Ford. Les gestionnaires de budget ont été invités à intégrer leur première série de chiffres budgétaires dans un document partagé par le COB vendredi dernier. Amy et Christian commenceront à examiner les chiffres cette semaine. Amy et Becky élaborent une stratégie pour la meilleure façon de construire le processus de projection mensuelle de l'exercice 23 pour les gestionnaires de budget. L'équipe de direction a confirmé que nous passerons à la méthode de comptabilité d'exercice pour le processus de projection de l'exercice 23. Amy se coordonne avec notre courtier et l'équipe de direction pour s'assurer que nous avons les liquidités disponibles pour le prochain trimestre de nos projets « d'investissement à court terme ». Amy, Christina et Lauren poursuivent les discussions pour affiner les besoins de l'équipe commerciale en termes de processus financiers ZAPP et CaFE. Amy et Moana sont en pourparlers concernant le soutien à verser aux juridictions du Pacifique.

RESSOURCES HUMAINES (DR)

La semaine dernière, Paul, Christina, Jon, Natalie et Becca ont terminé leurs entretiens pour le poste d'administrateur système. Nous nous réunirons bientôt pour discuter des candidats interviewés et espérons pouvoir avancer avec une offre. Becca est toujours en train de finaliser les budgets de l'exercice 23 et a contacté le Conseil des employeurs pour s'assurer que la politique de rémunération de WESTAF est équitable.

COHORTE DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE (CGREEN)

La cohorte d'équité a organisé la première des trois séances de formation sur la lutte contre les préjugés avec Team Dynamics. La première séance s'est très bien déroulée, avec une excellente participation du personnel. Les prochaines étapes consisteront à organiser une séance de coaching avec chacune des cohortes. Nous avons également envoyé l'enquête Equity Snapshot du troisième trimestre et espérons avoir des réponses d'ici la fin de la semaine.

RENCONTRES FUTURES (CGREEN)

La réunion de septembre du WAAN et du comité exécutif se tiendra simultanément à l'UCROSS et à Sheridan, dans le Wyoming, les 26 et 27 septembre. Cameron a soumis une demande de propositions au Marriott Fairfield Inn de Sheridan et continue de chercher un lieu pour le dîner commun entre les deux groupes. Cameron et Leah continuent de discuter des hôtels pour la réunion annuelle du conseil d'administration d'octobre à Denver, dans le Colorado.

SYSTÈME DE GESTION DE BORD EMBARQUÉ (CGREEN)

Vendredi dernier, l'équipe de ressources de direction a terminé la formation de créateur pour OnBoard. Au cours de cette formation, les membres de l'équipe de ressources de direction ont appris à créer des réunions, à gérer des ressources, à créer des actions, à contribuer au livre du conseil, etc., au sein du logiciel de gestion du conseil.

Respectueusement soumis,

chrétien