Salutations au Conseil d’administration de WESTAF :
J'espère que ce message vous trouve en bonne santé et heureux. J'ai pensé que je devais vous rendre visite après mes deux premières semaines de travail ici à WESTAF pour vous offrir une très brève mise à jour sur la façon dont les choses se passent.
Intégration
Comme vous le savez probablement, j'en suis aux deux tiers d'un rigoureux processus d'intégration de WESTAF. Au cours des deux dernières semaines, j'ai eu des réunions immersives généralement composées d'historique, de présentations et de discussions sur la plupart des principaux produits et services de WESTAF. Depuis le 14 janvier, nous avons couvert les opérations générales de WESTAF, la gestion du budget, les programmes multiculturels, la communication, le marketing et les programmes de développement professionnel, ZAPP, CaFE, Public Art Archive, GO, YouJudgeIt et Creative Vitality Suite. La semaine prochaine, du 28 janvier au 1er février, je couvrirai IMTour et participerai à une série de réunions avec Anthony pour me concentrer sur le travail de WESTAF avec les agences artistiques nationales, les organisations artistiques régionales, la NEA, la NASAA, l'AFTA, les fondations privées et les ONG. D'ici vendredi 1er février, j'aurai obtenu mon diplôme de la WESTAF Academy et je serai prêt à me lancer !
À chaque étape, j’ai été impressionné par le niveau de soin et de préparation apporté à ce processus d’intégration. Par exemple, en collaboration avec l’équipe, Anthony a préparé un aperçu fiable de l’historique, des opérations et de la réflexion actuelle autour de chaque projet technologique. Passer autant de temps à la préparation et à l’exécution de ces réunions a été une perturbation nécessaire pour l’équipe, mais extrêmement utile à tous égards. Je lui en suis reconnaissant.
Premier contact avec les administrateurs, les collègues sur le terrain et les parties prenantes
C'est un processus en cours, mais j'ai pu me mouiller les pieds ces dernières semaines. J'ai pris contact et programmé des déjeuners avec certains leaders artistiques locaux du Colorado, y compris d'anciens administrateurs de WESTAF. J'ai eu un premier appel avec le président du conseil d'administration et j'ai également reçu le plan de transition au niveau du conseil d'administration qui aborde les priorités autour de mes 90 premiers jours à WESTAF. La semaine prochaine, je contacterai les présidents des comités pour planifier un rendez-vous par téléphone afin de me concentrer sur les priorités. La semaine du 4 février, je contacterai chaque agence artistique d'État et organisation artistique régionale pour leur dire un « bonjour » officiel. Au cours des deux prochains mois, je prendrai des dispositions pour passer du temps en personne avec chaque SAA, en commençant par participer à la journée de plaidoyer de la Wyoming Arts Alliance le 7 février. Nous avons également une réunion avec notre partenaire de développement Web de longue date, Brownrice, prévue pour le 13 février.
Plan stratégique
Bien que le travail d'intégration ait occupé la majeure partie de mon temps ces dernières semaines, le plan stratégique a été au cœur de mes préoccupations. J'ai accroché la grille Kanban dans mon bureau (temporairement) pour commencer à assimiler les éléments du plan et aligner notre réflexion quotidienne autour de celui-ci. Grâce à la présentation d'Erin au personnel (avant mon arrivée), je peux détecter un empressement et un appétit au sein de l'équipe pour se lancer dans ce processus, ce qui est merveilleux. L'équipe et moi-même avons hâte de rencontrer Erin et Tamara du 5 au 6 février pour commencer à élaborer ce processus.
Culture d'équipe et de bureau
À partir du lundi 28 janvier, nous organiserons des réunions quotidiennes de 10 à 15 minutes avec toute l'équipe le matin, au cours desquelles toute l'équipe se réunira en cercle et fera très brièvement le point sur ses priorités individuelles, ses dépendances, ses réunions, ses délais, etc. J'espère que cela contribuera à renforcer l'appropriation et l'appréciation de l'ensemble des projets et programmes formidables de WESTAF. Au minimum, cela m'aidera à identifier les noms, les visages et les rôles ! J'ai également instauré des réunions hebdomadaires de contrôle en tête-à-tête de 30 minutes avec les subordonnés directs pour passer en revue les priorités et les tâches à accomplir. Il convient de mentionner ici que le bureau de WESTAF maintient un lieu de travail extrêmement ordonné et professionnel, ce qui témoigne véritablement du leadership de WESTAF.
AEN
Un mot rapide sur l'impact de la fermeture du gouvernement sur WESTAF : au 12 décembre, WESTAF avait environ $300 000 de demandes de financement soumises au National Endowment for the Arts. Ce montant reste impayé en raison de la fermeture partielle du gouvernement. Sur ce total, environ la moitié soutient le travail du programme général de WESTAF et a un impact direct sur les flux de trésorerie. Il semble y avoir du mouvement sur la fermeture aujourd'hui, le président ayant ouvert le gouvernement pendant au moins trois semaines. Le personnel financier ne manquera pas de vérifier le compte bancaire pour le paiement retardé de $300 000 et de soumettre la demande de financement de janvier pour un montant supplémentaire de $74 000. Même avec un bref répit de la fermeture, toute fermeture future et l'effet correspondant sur les flux de trésorerie peuvent être gérés.
 
Il y a bien sûr beaucoup plus de choses à dire, mais j'essaie de ne pas nous submerger. Cependant, si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à m'écrire !
 
En attendant, j'ai hâte de revoir bon nombre d'entre vous à la réunion du conseil d'administration à Salt Lake City les 27 et 28 février.
 
Merci pour le privilège de diriger WESTAF et pour le bon travail que vous faites.
 
Comme toujours,
 
chrétien