Запрос предложений на размещение в архиве общественного искусства

PAA-Business: Технический запрос предложений на внешнее развитие 2022
РАЗДЕЛ ПЕРВЫЙ
Введение
Public Art Archive™ (PAA), технологическая служба, поддерживаемая Федерацией искусств западных штатов (WESTAF), запрашивает квалификацию поставщиков для проекта по расширению в два раза, включающего:

Технический аудит, который может выявить проблемы в текущих системах, рабочих процессах и функциональности, а также найти решения для сокращения трудоемких и ручных процессов, сопровождающих рост системы; а также
Создание дорожной карты продукта, а также последующая разработка и запуск новых функций и изменений системы на основе установленных целей PAA и рекомендаций технического аудита.

Организационный обзор
WESTAF (Western States Arts Federation) — региональная некоммерческая организация, оказывающая услуги в сфере искусства, которая занимается укреплением финансовой, организационной и политической инфраструктуры искусств на Западе. WESTAF помогает государственным художественным агентствам, художественным организациям и художникам в их стремлении служить разнообразной аудитории, обогащать жизнь местных сообществ и предоставлять доступ к искусству и художественному образованию для всех. С помощью инновационного программирования, пропаганды, исследований, технологий и предоставления грантов WESTAF поощряет творческое развитие и сохранение искусств на региональном уровне и через национальную сеть клиентов и альянсов.
Основанная в 1974 году, WESTAF находится в Денвере, штат Колорадо, и управляется советом попечителей из 22 членов, состоящим из лидеров искусств на Западе. WESTAF обслуживает крупнейшую территорию из шести региональных организаций искусств США (RAOs) и включает Аляску, Аризону, Калифорнию, Колорадо, Гавайи, Айдахо, Монтану, Неваду, Нью-Мексико, Орегон, Юту, Вашингтон и Вайоминг. Наряду с другими шестью RAO (национальным коллективом некоммерческих организаций по обслуживанию искусств, базирующихся на местах и стремящихся укрепить инфраструктуру Америки путем расширения доступа к творчеству для всех американцев), WESTAF работает по всей территории Соединенных Штатов, чтобы активировать и управлять национальными инициативами в области искусства, поощрять и поддерживать сотрудничество между регионами, штатами и сообществами и максимизировать координацию государственных и частных ресурсов, инвестируемых в программы по искусству. 
О Публичном Художественном Архиве
Разработанный с целью сделать публичное искусство более публичным, Public Art Archive (PAA), программа, созданная и управляемая WESTAF, предоставляет бесплатные и недорогие ресурсы для сферы публичного искусства. Созданный для художников, администраторов, консультантов, планировщиков, педагогов и исследователей, аудитория всех возрастов и слоев общества может взаимодействовать с услугами PAA, которые включают возможность: 

Документируйте публичные произведения искусства по всему миру, используя веб-систему управления коллекциями, созданную в партнерстве с CollectionSpace специально для сферы публичного искусства;
Предоставить бесплатный доступ к информации о публичных произведениях искусства в центральном хранилище, размещенном на платформах publicartarchive.org и locate.publicartarchive.org;
Разрабатывать ресурсы для информирования различных аудиторий о широте и глубине того, что представляет собой сегодняшнее публичное искусство;
Поддерживать передовой опыт каталогизации произведений искусства посредством стандартизации типов записей и словарей;
Демонстрация вариантов типа работы, функции, материала и предмета, а также предоставление пользователям возможности фильтровать и сортировать различные поисковые термины;
Поощрять постоянное взаимодействие с общественным искусством для поддержки физического исследования с помощью интуитивно понятных возможностей картирования на настольных компьютерах и мобильных платформах.

Видение PAA
Видение Public Art Archive заключается в том, чтобы собирать, индексировать и инвентаризировать каждое произведение публичного искусства в Соединенных Штатах и, в конечном счете, во всем мире, а затем сделать его бесплатным и общедоступным для всех. С момента создания программы в 2010 году ее миссия «сделать публичное искусство более публичным» направляла непрерывный рост в одну из крупнейших активных баз данных публичного искусства, с более чем 17 000 записей, представляющих работы более 6000 художников. Документация, охватывающая жизненный опыт, географические границы, бюджеты и типы работ, объединяется организациями-участниками и художниками в централизованный и свободно доступный ресурс. Эта уникальная и авторитетная база данных предлагает возможности для открытия и изучения публичного искусства за пределами ограничений веб-сайтов, посвященных коллекциям.
РАЗДЕЛ ВТОРОЙ
Цели проекта

Для данного проекта были поставлены следующие основные цели:

Создание онлайн-порталов, поддерживающих взаимодействие с публичным искусством: ключевая цель этого проекта — расширить и углубить взаимодействие общественности с публичным искусством с помощью удобной, наглядной и привлекательной веб-платформы.
Укрепление инфраструктуры инструмента управления коллекциями: Система управления коллекциями существует уже третий год. PAA может укрепить инфраструктуру и масштабируемость проекта путем дальнейшей разработки инструментов интеграции данных для наборов данных, создания более оптимизированных рабочих процессов для публикации данных и расширения возможностей отчетности, которые могут предоставить сектору креативной экономики в настоящее время неизмеренные данные.
Расширьте диапазон и объем материалов в Архиве: Укрепляя возможности импортных инструментов и технологической инфраструктуры PAA, Архив может начать увеличивать общее количество записей в базе данных экспоненциально и более быстрыми темпами. Создание более интуитивных интеграций для приема различных типов медиа обеспечит более полную картину всего процесса публичного искусства и расширит диапазон контента.
Разработать сайт, который будет бесплатным для общественности, простым в использовании, доступным и финансово устойчивым: в соответствии с философией WESTAF по устойчивости, сайт должен быть разработан таким образом, чтобы он был финансово самодостаточным, бесплатным для общественности для доступа и изучения, а также бесплатным для представления работ художниками и общественными художественными организациями. Хотя конечной целью является предоставление свободного доступа для общественности, амбициозной целью для PAA является финансовая устойчивость посредством лицензирования инструментов управления коллекциями и взаимодействия. 

Бюджет проекта
Бюджет этого проекта составляет $150,000 – $200,000, что включает в себя как технический аудит, так и техническое планирование и разработку.
Аудитория и пользователи
Аудитория и пользовательская база PAA делится на следующие общие категории:

Вклад публичных художников  
Агентства/организации, предоставляющие помощь  
Обычные пользователи  
Пользователи системы управления коллекциями
Пользователи дополнений PAA  
Сотрудники WESTAF/PAA

Проектные технологии
Public Art Archive использует следующие технологии: WordPress, разработку плагинов WP, Google Maps, MySQL, MongoDb, Apache Solr, CollectionSpace/Nuxeo, Angular, Python и PHP.
РАЗДЕЛ ТРЕТИЙ
Процесс запроса цен и критерии оценки
Этот запрос предложений был предоставлен каждому респонденту с теми же сроками и требованиями с даты его вступления в силу 27 января 2022 года. Заявки принимаются только путем отправки формы и по электронной почте. Респонденты будут оцениваться внутри компании членами бизнес-, технологических и руководящих групп WESTAF. Оценочная комиссия проведет независимые обзоры материалов и выставит оценки по шкале от 1 до 10 со следующими весовыми категориями:

Соответствующий опыт (33%) – Схожесть с другими проектами или продемонстрированная способность управлять проектом аналогичного масштаба и размера. 
Технические знания (33%) – Разнообразие опыта, используемых платформ/языков и основных технических компетенций.
Соответствие WESTAF (33%) – соответствие ценностям, руководящим принципам, видению и приоритетам WESTAF. 

После первоначальной оценки и подсчета баллов WESTAF выберет до трех кандидатов для перехода к следующему этапу. Лучшие кандидаты будут приглашены на 60-90-минутное собеседование с WESTAF для обсуждения квалификации и навыков. После проведения всех собеседований будет определен и выбран для проекта один кандидат-поставщик.
Хронология
Выпуск запроса цен: неделя с 27 января 2022 г.
Срок подачи ответов: 18 февраля 2022 г.
Финалисты будут уведомлены по электронной почте: 8 марта 2022 г.
Интервью с финалистами: 9–18 марта 2022 г.
Присуждение контракта: 21–31 марта 2022 г.
Предполагаемое начало проекта: 1 апреля 2022 г.
Предварительное завершение проекта: 30 декабря 2022 г.
Обратите внимание, что предполагаемые даты начала и окончания этого проекта являются предварительными. Мы ожидаем, что технические работы начнутся в марте 2022 года, а затем последует разработка. Даты окончания проекта могут выйти за рамки декабря 2022 года.
РАЗДЕЛ ЧЕТВЕРТЫЙ
Требования к подаче
Заполненную форму необходимо отправить в WESTAF до 17:00 по московскому времени 18 февраля 2022 года. Загрузите дополнительные материалы через форму Google или отправьте по электронной почте в формате PDF на адрес PAArchive@westaf.org с темой: Response to Public Art Archive RFQ. Для доступа к онлайн-форме необходимо войти в систему с помощью учетной записи Google. Щелкните здесь, чтобы получить доступ к форме RFQ, или введите https://bit.ly/paarfq.
Вы также можете загрузить эту PDF-версию той же формы и отправить ее напрямую по адресу PAArchive@westaf.org.
Данная информация будет передана только сотрудникам WESTAF для целей оценки и сравнения респондентов.