Yêu cầu báo giá lưu trữ nghệ thuật công cộng

PAA-Business: RFQ kỹ thuật cho phát triển bên ngoài năm 2022
PHẦN MỘT
Giới thiệu
Public Art Archive™ (PAA), một dịch vụ công nghệ do Liên đoàn Nghệ thuật các tiểu bang miền Tây (WESTAF) cung cấp, yêu cầu các nhà cung cấp đủ điều kiện cho dự án mở rộng gấp đôi bao gồm:

Kiểm toán kỹ thuật có thể xác định các vấn đề trong hệ thống, quy trình làm việc và chức năng hiện tại, đồng thời xác định các giải pháp để giảm các quy trình thủ công và tốn thời gian đi kèm với sự phát triển của hệ thống; và
Việc tạo lộ trình sản phẩm, phát triển và ra mắt các tính năng mới và thay đổi hệ thống sau đó dựa trên các mục tiêu PAA đã thiết lập và các khuyến nghị từ cuộc kiểm toán kỹ thuật.

Tổng quan về tổ chức
WESTAF (Liên đoàn Nghệ thuật các Tiểu bang miền Tây) là một tổ chức dịch vụ nghệ thuật phi lợi nhuận khu vực chuyên củng cố cơ sở hạ tầng tài chính, tổ chức và chính sách của nghệ thuật ở miền Tây. WESTAF hỗ trợ các cơ quan nghệ thuật, tổ chức nghệ thuật và nghệ sĩ của tiểu bang trong nỗ lực phục vụ nhiều đối tượng khán giả khác nhau, làm phong phú thêm cuộc sống của cộng đồng địa phương và cung cấp quyền tiếp cận nghệ thuật và giáo dục nghệ thuật cho tất cả mọi người. Thông qua chương trình sáng tạo, vận động, nghiên cứu, công nghệ và tài trợ, WESTAF khuyến khích sự phát triển sáng tạo và bảo tồn nghệ thuật ở cấp khu vực và thông qua mạng lưới khách hàng và liên minh quốc gia.
Được thành lập vào năm 1974, WESTAF có trụ sở tại Denver, Colorado và được quản lý bởi một hội đồng quản trị gồm 22 thành viên bao gồm các nhà lãnh đạo nghệ thuật ở miền Tây. WESTAF phục vụ cho lãnh thổ thành phần lớn nhất trong sáu Tổ chức Nghệ thuật Khu vực Hoa Kỳ (RAO) và bao gồm Alaska, Arizona, California, Colorado, Hawai'i, Idaho, Montana, Nevada, New Mexico, Oregon, Utah, Washington và Wyoming. Cùng với sáu RAO khác (một tập thể quốc gia gồm các tổ chức dịch vụ nghệ thuật phi lợi nhuận tại địa phương cam kết củng cố cơ sở hạ tầng của Hoa Kỳ bằng cách tăng cường khả năng tiếp cận sáng tạo cho tất cả người Mỹ), WESTAF hoạt động trên khắp Hoa Kỳ để kích hoạt và vận hành các sáng kiến nghệ thuật quốc gia, khuyến khích và hỗ trợ sự hợp tác giữa các khu vực, tiểu bang và cộng đồng, đồng thời tối đa hóa sự phối hợp giữa các nguồn lực công và tư được đầu tư vào các chương trình nghệ thuật. 
Về Lưu trữ Nghệ thuật Công cộng
Được phát triển với sứ mệnh làm cho nghệ thuật công cộng trở nên công khai hơn, Kho lưu trữ nghệ thuật công cộng (PAA), một chương trình do WESTAF tạo ra và quản lý, cung cấp các nguồn tài nguyên miễn phí và chi phí thấp cho lĩnh vực nghệ thuật công cộng. Được xây dựng cho các nghệ sĩ, quản trị viên, cố vấn, nhà lập kế hoạch, nhà giáo dục và nhà nghiên cứu, khán giả ở mọi lứa tuổi và xuất thân có thể tham gia vào các dịch vụ của PAA, bao gồm khả năng: 

Ghi lại các tác phẩm nghệ thuật công cộng trên toàn cầu bằng hệ thống quản lý bộ sưu tập dựa trên web được xây dựng dựa trên sự hợp tác với CollectionSpace dành riêng cho lĩnh vực nghệ thuật công cộng;
Cung cấp quyền truy cập miễn phí vào thông tin về các tác phẩm nghệ thuật công cộng trong kho lưu trữ trung tâm được lưu trữ trên nền tảng publicartarchive.org và locate.publicartarchive.org;
Phát triển các nguồn lực để cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau về chiều rộng và chiều sâu của nghệ thuật công cộng ngày nay;
Hỗ trợ các biện pháp thực hành tốt nhất trong việc lập danh mục nghệ thuật công cộng thông qua việc chuẩn hóa các loại hồ sơ và thuật ngữ;
Hiển thị các biến thể của loại công việc, chức năng, vật liệu và chủ đề, và cho phép người dùng lọc và sắp xếp các thuật ngữ tìm kiếm khác nhau; và
Khuyến khích sự tham gia bền vững vào nghệ thuật công cộng để hỗ trợ khám phá thực tế thông qua khả năng lập bản đồ trực quan trên nền tảng máy tính để bàn và thiết bị di động.

Tầm nhìn của PAA
Tầm nhìn của Public Art Archive là thu thập, lập chỉ mục và lập danh mục mọi tác phẩm nghệ thuật công cộng tại Hoa Kỳ và cuối cùng là trên toàn thế giới, sau đó làm cho chúng miễn phí và có thể truy cập được cho tất cả mọi người. Kể từ khi chương trình ra đời vào năm 2010, sứ mệnh "làm cho nghệ thuật công cộng trở nên công khai hơn" đã dẫn dắt sự phát triển liên tục thành một trong những cơ sở dữ liệu nghệ thuật công cộng đang hoạt động lớn nhất, với hơn 17.000 hồ sơ đại diện cho tác phẩm của hơn 6.000 nghệ sĩ. Tài liệu bao gồm các trải nghiệm sống, ranh giới địa lý, ngân sách và loại tác phẩm được các tổ chức và nghệ sĩ đóng góp hợp nhất thành một nguồn tài nguyên tập trung và có thể truy cập miễn phí. Cơ sở dữ liệu độc đáo và có thẩm quyền này cung cấp các cơ hội để khám phá và tìm hiểu nghệ thuật công cộng vượt ra ngoài những hạn chế của các trang web dành riêng cho bộ sưu tập.
PHẦN HAI
Mục tiêu của dự án

Các mục tiêu chính sau đây đã được thiết lập cho dự án này:

Thiết lập các cổng thông tin trực tuyến duy trì sự tham gia vào nghệ thuật công cộng: Một mục tiêu chính của dự án này là mở rộng và làm sâu sắc hơn sự tham gia của công chúng vào nghệ thuật công cộng thông qua một nền tảng web thân thiện với người dùng, trực quan và hấp dẫn.
Tăng cường cơ sở hạ tầng công cụ quản lý bộ sưu tập: Hệ thống quản lý bộ sưu tập hiện đang ở năm thứ ba. PAA có thể tăng cường cơ sở hạ tầng và khả năng mở rộng của dự án bằng cách phát triển thêm các công cụ tích hợp dữ liệu cho các tập dữ liệu, tạo ra các quy trình làm việc hợp lý hơn để xuất bản dữ liệu và mở rộng khả năng báo cáo có thể cung cấp dữ liệu hiện chưa được đo lường cho lĩnh vực kinh tế sáng tạo.
Mở rộng phạm vi và khối lượng tài liệu trong Lưu trữ: Bằng cách tăng cường năng lực của các công cụ nhập khẩu và cơ sở hạ tầng công nghệ của PAA, Lưu trữ có thể bắt đầu tăng tổng số bản ghi trong cơ sở dữ liệu theo cấp số nhân và với tốc độ nhanh hơn. Xây dựng các tích hợp trực quan hơn để tiếp nhận nhiều loại phương tiện truyền thông khác nhau sẽ cung cấp bức tranh toàn diện hơn về toàn bộ quá trình nghệ thuật công cộng và sẽ mở rộng phạm vi nội dung.
Phát triển một trang web miễn phí cho công chúng, dễ sử dụng, dễ tiếp cận và bền vững về mặt tài chính: Phù hợp với triết lý của WESTAF về tính bền vững, trang web sẽ được thiết kế theo cách tự duy trì về mặt tài chính, miễn phí cho công chúng truy cập và khám phá, và miễn phí cho các nghệ sĩ và tổ chức nghệ thuật công cộng gửi tác phẩm. Trong khi mục tiêu cuối cùng là cung cấp quyền truy cập miễn phí cho công chúng, mục tiêu đầy tham vọng là PAA phải bền vững về mặt tài chính thông qua việc cấp phép cho các công cụ quản lý và thu hút bộ sưu tập. 

Ngân sách dự án
Ngân sách cho dự án này là $150.000 – $200.000, bao gồm cả kiểm toán kỹ thuật và lập kế hoạch và phát triển kỹ thuật.
Đối tượng và Người dùng
Đối tượng và cơ sở người dùng PAA được chia thành các danh mục chung sau:

Nghệ sĩ công chúng đóng góp  
Các cơ quan/tổ chức đóng góp  
Người dùng chung  
Người dùng Hệ thống quản lý bộ sưu tập
Người dùng tiện ích bổ sung PAA  
Nhân viên WESTAF/PAA

Công nghệ dự án
Public Art Archive sử dụng các công nghệ sau: WordPress, phát triển plugin WP, Google Maps, MySQL, MongoDb, Apache Solr, CollectionSpace/Nuxeo, Angular, Python và PHP.
PHẦN BA
Quy trình RFQ và Tiêu chí đánh giá
RFQ này đã được cung cấp cho mỗi người trả lời với cùng thời hạn và yêu cầu kể từ ngày có hiệu lực là 27 tháng 1 năm 2022. Chỉ chấp nhận nộp hồ sơ qua biểu mẫu và email. Người trả lời sẽ được đánh giá nội bộ bởi các thành viên trong nhóm kinh doanh, công nghệ và lãnh đạo của WESTAF. Ủy ban đánh giá sẽ tiến hành đánh giá độc lập các tài liệu và gửi điểm theo thang điểm từ 1-10, với các hạng mục có trọng số sau:

Kinh nghiệm liên quan (33%) – Tương tự với các dự án khác hoặc đã chứng minh được năng lực xử lý một dự án có phạm vi và quy mô tương tự. 
Kiến thức kỹ thuật (33%) – Đa dạng về kinh nghiệm, nền tảng/ngôn ngữ được sử dụng và năng lực kỹ thuật cốt lõi.
Phù hợp với WESTAF (33%) – Phù hợp với các giá trị, nguyên tắc chỉ đạo, tầm nhìn và ưu tiên của WESTAF. 

Sau khi đánh giá và chấm điểm ban đầu, WESTAF sẽ chọn tối đa ba ứng viên để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các ứng viên hàng đầu sẽ được mời tham gia phỏng vấn kéo dài 60-90 phút với WESTAF để thảo luận về trình độ và kỹ năng. Sau khi tất cả các cuộc phỏng vấn được thực hiện, một ứng viên nhà cung cấp duy nhất sẽ được xác định và lựa chọn cho dự án.
Dòng thời gian
Phát hành RFQ: Tuần ngày 27 tháng 1 năm 2022
Phản hồi đến hạn: 18 tháng 2 năm 2022
Những người vào chung kết được thông báo qua Email: Ngày 8 tháng 3 năm 2022
Phỏng vấn chung kết: 9 – 18 tháng 3 năm 2022
Trao hợp đồng: Ngày 21 – 31 tháng 3 năm 2022
Dự kiến khởi công dự án: Ngày 1 tháng 4 năm 2022
Hoàn thành dự kiến của dự án: Ngày 30 tháng 12 năm 2022
Xin lưu ý rằng ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến cho dự án này chỉ là tạm thời. Chúng tôi dự kiến công việc kỹ thuật sẽ bắt đầu vào tháng 3 năm 2022, sau đó là phát triển. Ngày kết thúc dự án có thể kéo dài sau tháng 12 năm 2022.
PHẦN BỐN
Yêu cầu nộp bài
Biểu mẫu đã hoàn thành phải được nộp cho WESTAF trước 5 giờ chiều MST ngày 18 tháng 2 năm 2022. Tải lên các tài liệu bổ sung thông qua biểu mẫu Google hoặc gửi email ở định dạng PDF đến PAArchive@westaf.org với dòng tiêu đề: Phản hồi cho RFQ của Public Art Archive. Bạn phải đăng nhập bằng tài khoản Google của mình để truy cập biểu mẫu trực tuyến. Nhấp vào đây để truy cập biểu mẫu RFQ hoặc nhập https://bit.ly/paarfq.
Bạn cũng có thể tải xuống phiên bản PDF của mẫu đơn này và gửi trực tiếp đến PAArchive@westaf.org.
Thông tin này sẽ chỉ được chia sẻ nội bộ với nhân viên WESTAF nhằm mục đích đánh giá và so sánh những người trả lời.