Yêu cầu đề xuất dự án đổi thương hiệu

RFP này dành cho việc đổi mới toàn bộ thương hiệu của Western States Arts Federation (WESTAF), một tổ chức nghệ thuật khu vực và là nhà phát triển giàu kinh nghiệm về các giải pháp công nghệ cho ngành nghệ thuật và sáng tạo. Chúng tôi đang tìm kiếm một công ty hoặc cơ quan có kinh nghiệm quản lý các trang web WordPress và có công việc phù hợp với các giá trị sau của tổ chức:

Sự đa dạng, công bằng, hòa nhập và khả năng tiếp cận
Đổi mới, hợp tác và chia sẻ kiến thức
Nghệ sĩ, sự sáng tạo và sức sống sáng tạo 
Vận động cho nghệ thuật ở cấp địa phương, tiểu bang và quốc gia

Trang web hiện tại: www.westaf.org
Ngân sách cho việc đổi mới thương hiệu hoàn toàn: $80.000-$100.000 
Ngày ra mắt thương hiệu mới: 02/01/2023

Bối cảnh tổ chức

WESTAF (Liên đoàn Nghệ thuật các Tiểu bang miền Tây) là một tổ chức dịch vụ nghệ thuật phi lợi nhuận khu vực chuyên củng cố cơ sở hạ tầng tài chính, tổ chức và chính sách của nghệ thuật ở miền Tây. WESTAF hỗ trợ các cơ quan nghệ thuật, tổ chức nghệ thuật và nghệ sĩ của tiểu bang trong nỗ lực phục vụ nhiều đối tượng khán giả khác nhau, làm phong phú thêm cuộc sống của cộng đồng địa phương và cung cấp quyền tiếp cận nghệ thuật và giáo dục nghệ thuật cho tất cả mọi người. Thông qua chương trình sáng tạo, vận động, nghiên cứu, công nghệ và tài trợ, WESTAF khuyến khích sự phát triển sáng tạo và bảo tồn nghệ thuật ở cấp khu vực và thông qua mạng lưới khách hàng và liên minh quốc gia.

Được thành lập vào năm 1974, WESTAF có trụ sở tại Denver, Colorado và được quản lý bởi một hội đồng quản trị gồm 22 thành viên bao gồm các nhà lãnh đạo nghệ thuật ở miền Tây. WESTAF phục vụ cho lãnh thổ thành phần lớn nhất trong sáu Tổ chức Nghệ thuật Khu vực Hoa Kỳ (RAO) và bao gồm Alaska, Arizona, California, Colorado, Hawai'i, Idaho, Montana, Nevada, New Mexico, Oregon, Utah, Washington và Wyoming. Cùng với sáu RAO khác (một tập thể quốc gia gồm các tổ chức dịch vụ nghệ thuật phi lợi nhuận tại địa phương cam kết củng cố cơ sở hạ tầng của Hoa Kỳ bằng cách tăng cường khả năng tiếp cận sáng tạo cho tất cả người Mỹ), WESTAF hoạt động trên khắp Hoa Kỳ để kích hoạt và vận hành các sáng kiến nghệ thuật quốc gia, khuyến khích và hỗ trợ sự hợp tác giữa các khu vực, tiểu bang và cộng đồng, đồng thời tối đa hóa sự phối hợp giữa các nguồn lực công và tư được đầu tư vào các chương trình nghệ thuật. 

Tuyên bố sứ mệnh: “WESTAF kết hợp công nghệ, tư duy lãnh đạo đa dạng và sự đổi mới để tiếp thêm năng lượng, kết nối và tài trợ cho các cơ quan nghệ thuật và cộng đồng thuộc khu vực công”.

Mục tiêu của Dự án

WESTAF đã có cùng một logo và bản sắc trực quan trong nhiều thập kỷ. Tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức này phần lớn vẫn không thay đổi. Chúng tôi muốn tái hiện thương hiệu WESTAF để tươi mới hơn, hiện đại hơn và phản ánh cách tổ chức đã phát triển — củng cố hoạt động năng động và đa dạng của tổ chức trên khắp các tiểu bang miền Tây, cũng như trên toàn quốc với năm sản phẩm công nghệ riêng biệt dành cho lĩnh vực nghệ thuật và văn hóa. Trong năm qua, nhóm lãnh đạo cấp cao của WESTAF đã tham gia vào các cuộc thảo luận chiến lược để làm rõ bản sắc của chúng tôi, bao gồm tuyên bố về các giá trị được làm mới, các nguyên tắc chỉ đạo và sứ mệnh và tầm nhìn rõ ràng hơn.

Đối tượng mục tiêu

Quỹ Quốc gia hỗ trợ nghệ thuật
Cơ quan nghệ thuật của tiểu bang và khu vực pháp lý
Tổ chức nghệ thuật khu vực
Các tổ chức dịch vụ nghệ thuật quốc gia
Các cơ quan chính phủ quốc gia
Cơ quan nghệ thuật nhà nước
nghệ sĩ 
Các tổ chức văn hóa 
Các tổ chức nghệ thuật (tiểu bang, thành phố và địa phương)
Người ủng hộ nghệ thuật 
Các nhà tài trợ công và tư: các tổ chức từ thiện, tập đoàn, cơ quan chính phủ
Cựu sinh viên của tổ chức Lãnh đạo da màu mới nổi (ELC)
Người nhận tài trợ hiện tại/trước đây
Chuyên gia giáo dục nghệ thuật
Các tổ chức cộng đồng/đối tác
Hội đồng quản lý WESTAF
Khách hàng của sản phẩm công nghệ WESTAF
Các thành viên của phương tiện truyền thông: nghệ thuật, kinh tế sáng tạo, chính sách và vận động

Bối cảnh và thách thức

WESTAF có một số thương hiệu con không chỉ trong các chương trình tài trợ và hội nghị mà còn với năm sản phẩm công nghệ, mỗi sản phẩm có bản sắc thương hiệu riêng. Có một thách thức trong việc giải thích cách các sản phẩm công nghệ của WESTAF kết nối, đóng góp và duy trì các chương trình và dịch vụ dựa trên sự ủng hộ, chính sách và công bằng của chúng tôi trong WESTAF, cũng như cách tốt nhất để nâng cao sự hiểu biết này trong số các đối tượng khác nhau của chúng tôi. 

Khi danh tiếng khu vực và quốc gia của WESTAF về hoạt động vận động, chính sách, trách nhiệm xã hội và sự hòa nhập tiếp tục được củng cố, điều quan trọng là các chương trình và dịch vụ của chúng tôi và các giá trị của WESTAF phải được đặt lên hàng đầu trong các sản phẩm công nghệ của chúng tôi, một hệ thống phân cấp không nổi bật hoặc không được nêu rõ trong thương hiệu hiện tại của chúng tôi. Chúng tôi tìm cách tái hiện câu chuyện của mình và cách chúng tôi kể câu chuyện WESTAF, cũng như câu chuyện của các nghệ sĩ và cộng đồng đa dạng ở phương Tây.

Hiện tại, chúng tôi đang trong quá trình cập nhật trang web của mình lên một mẫu mới hơn, hiện đại hơn, năng động hơn, trực quan hơn, dễ truy cập hơn và thân thiện với người dùng hơn. Chúng tôi dự kiến sẽ hoàn thành công việc này vào ngày 31 tháng 3 năm 2022. Trang web WESTAF hiện tại, được ra mắt cách đây hơn sáu năm, ban đầu được phát triển bởi một cựu nhân viên trên nền tảng WordPress. Sau đó, WESTAF đã thuê một công ty để hoàn thành dự án, tuy nhiên trang web được xây dựng theo cách khiến việc quản lý và cập nhật trở nên rất khó khăn. Chúng tôi duy trì trang web nội bộ, nhưng gặp nhiều thách thức. Thường cần phải có các giải pháp thay thế, với kết quả hỗn hợp.

Phạm vi dự án

Chúng tôi đang tìm kiếm một công ty hoặc cơ quan có nhiều kinh nghiệm trong việc đổi thương hiệu cho các tổ chức; kinh nghiệm đổi thương hiệu cho các tổ chức phi lợi nhuận và/hoặc nghệ thuật và sáng tạo được ưu tiên. Cơ quan thành công lý tưởng nhất sẽ nằm ở khu vực phía tây Hoa Kỳ và do BIPOC và/hoặc phụ nữ làm chủ hoặc lãnh đạo. Công ty được chọn sẽ làm việc chặt chẽ với Phòng Tiếp thị và Truyền thông của WESTAF để đưa ra khuyến nghị toàn diện cho việc đổi thương hiệu cho tổ chức, bao gồm phát triển logo, thông điệp và phát triển trang web. Tùy thuộc vào hướng đi của quá trình khám phá với các bên liên quan chính, việc đổi thương hiệu cũng có thể bao gồm việc đổi tên tổ chức. Công ty được chọn sẽ được tiếp cận phù hợp với ban lãnh đạo cấp cao, nhân viên và thành viên hội đồng quản trị của WESTAF trong suốt quá trình thực hiện dự án. Dự kiến công ty được chọn cũng sẽ tìm kiếm ý kiến đóng góp từ khách hàng và các bên liên quan chính của WESTAF.

Nỗ lực đổi thương hiệu sẽ bao gồm việc thiết kế lại logo hiện tại của WESTAF, được củng cố bằng một khẩu hiệu. Điều quan trọng cần lưu ý là ngoài logo và bản sắc chính của WESTAF, tổ chức này cũng có các logo riêng biệt và khác biệt cho tất cả năm sản phẩm công nghệ của mình, cũng như một số (nhưng không phải tất cả) các chương trình tài trợ, hội nghị/cuộc họp và một số chương trình của mình, ví dụ như Lãnh đạo da màu mới nổi (ELC). Mặc dù yêu cầu trong dự án này chỉ là thiết kế lại logo của WESTAF, các khuyến nghị được trình bày để đổi thương hiệu WESTAF sẽ cần xem xét các yếu tố bổ sung này trong hệ thống phân cấp của tổ chức WESTAF.

Khi kết thúc dự án, công ty được chọn sẽ cung cấp cho WESTAF danh pháp, logo và khẩu hiệu hoàn thiện, một gói thương hiệu có thể thực hiện được bao gồm cách xử lý chi tiết các tài liệu tiếp thị (có các yếu tố đồ họa, phông chữ và bảng màu) và một sổ tay tiêu chuẩn sẽ hướng dẫn nhân viên thực hiện thương hiệu mới một cách liền mạch.

Việc đổi thương hiệu cũng sẽ bao gồm thiết kế và phát triển một trang web tổ chức mới. Nội dung trang web từ trang web WESTAF tạm thời hiện đang được phát triển sẽ cần được di chuyển sang một mẫu mới, thân thiện với người dùng, đẹp mắt và hiện đại, tích hợp ảnh, nội dung trực quan và văn bản trong khi vẫn giữ nguyên sơ đồ trang web cơ bản của trang web hiện tại. Các ưu tiên của chúng tôi đối với thiết kế trang web mới bao gồm di chuyển sang một mẫu hiện đại hỗ trợ kể chuyện trực quan, đảm bảo rằng trang web có thể truy cập được, hợp lý hóa và sáng tạo, cập nhật trang chủ để năng động hơn và làm nổi bật các hoạt động và thông tin chính tốt hơn.

Ít nhất một thành viên trong nhóm công nghệ của WESTAF sẽ có mặt để hỗ trợ phát triển back-end, cấu hình wordpress và các nhiệm vụ hành chính khác như bảo mật, SEO và lưu trữ. Trang web WESTAF mới phải tương thích với tất cả các trình duyệt chính (Chrome, Firefox, Safari và Edge) và phản hồi với các thiết bị di động và máy tính để bàn. Ngoài ra, trang web mới phải tuân thủ tất cả các hướng dẫn về khả năng truy cập ADA, đạt được sự tuân thủ WCAG-AA ADA.

Thời gian dự án ước tính

Dự kiến dự án đổi thương hiệu sẽ mất khoảng 8-10 tháng kể từ khi ký hợp đồng cho đến khi hoàn thành.

Quy trình tuyển chọn 

Việc lựa chọn đối tác cuối cùng cho dự án sẽ được xác định bởi Phòng MarComm cũng như một ủy ban tuyển chọn nội bộ sẽ đánh giá công ty nào đủ điều kiện nhất để hoàn thành dự án dựa trên thông tin được yêu cầu trong RFP. Ủy ban tuyển chọn có quyền quyết định số lượng ứng viên vào chung kết, nhưng dự kiến sẽ có tới ba công ty được chọn để xem xét thêm.  

Lịch trình cho quá trình tuyển chọn 

Phát hành RFP: Tuần ngày 10 tháng 1 năm 2022

Phản hồi đến hạn: 25 tháng 1 năm 2022

Những người vào chung kết được thông báo qua Email: Tuần ngày 31 tháng 1 năm 2022

Phỏng vấn chung kết: Tuần 7 tháng 2 năm 2022

Trao hợp đồng: Tuần ngày 14 tháng 2 năm 2022

Dự kiến khởi công dự án: Ngày 01 tháng 03 năm 2022

Dự kiến hoàn thành dự án: Ngày 30 tháng 12 năm 2022

Yêu cầu nộp hồ sơ 

Đề xuất phải được gửi ở định dạng .pdf qua email tới Leah Horn theo địa chỉ: Leah.Horn@westaf.org và phải bao gồm những thông tin sau: 

Hồ sơ công ty, thời gian hoạt động kinh doanh và mô tả về năng lực cốt lõi của công ty. 
Mô tả về triết lý và phương pháp thiết kế của công ty. 
Danh mục các tác phẩm tương tự đã hoàn thành cho các khách hàng trước đây bao gồm một gói toàn diện minh họa việc đổi thương hiệu thông qua việc phát triển khẩu hiệu và các yếu tố thiết kế cũng như màu sắc được thể hiện qua nhiều tác phẩm quảng cáo khác nhau. 
Mô tả về khả năng của công ty để bắt đầu dự án theo đúng lịch trình (xem bên dưới). Cung cấp mốc thời gian đề xuất để thực hiện và giao hàng. 
Danh sách phí dịch vụ để hoàn thành các yếu tố theo yêu cầu, cùng với tổng chi phí ước tính để hoàn thành dự án và phí theo giờ (cùng với số giờ ước tính) hoặc mức phí cố định để hoàn thành những công việc sau: 

Khẩu hiệu
Hình ảnh tích hợp và các yếu tố thiết kế bổ sung/phông chữ/phối màu 
Sổ tay tiêu chuẩn để thực hiện thương hiệu trên toàn tổ chức một cách liền mạch và nhất quán 

Tiểu sử của những cá nhân chủ chốt được giao cho dự án bao gồm thời gian công tác tại công ty. Xin lưu ý rằng nếu công ty của bạn được chọn vào vòng chung kết, bạn sẽ được yêu cầu chỉ mang những cá nhân chủ chốt sẽ làm việc cho tài khoản đến buổi phỏng vấn. 
Ba tài liệu tham khảo bao gồm loại công việc đã thực hiện cho mỗi tài liệu và ngày hoàn thành. Vui lòng bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và tên liên lạc. 
Tóm tắt giải thích lý do tại sao công ty của bạn có trình độ cao nhất. 

Phản hồi cho RFP này phải được nộp trước ngày 25 tháng 1 năm 2022 lúc 5 giờ chiều (MT). Sau khi xem xét, các nhà cung cấp có thể được yêu cầu gặp nhân viên WESTAF đang làm việc cho dự án này. Thông báo về giá thầu trúng thầu sẽ được đưa ra chậm nhất là ngày 14 tháng 2 năm 2022.

Đề xuất phải bao gồm các phần sau:

Tóm tắt nội dung
Thông tin công ty
Tiêu chuẩn, bao gồm danh sách 5 dự án web đã hoàn thành gần đây nhất cùng ngày hoàn thành, URL và thông tin liên hệ
Mô tả về quá trình phát triển của bạn
Các giai đoạn của dự án
Kiểm tra
Đội hình và trình độ đề xuất
Lịch trình đề xuất
Ước tính chi phí được chia nhỏ theo thành phần dự án cũng như mức giá thanh toán thông thường của bạn
Ước tính chi phí di chuyển trang web từ máy chủ hiện tại
Điều khoản và điều kiện