Solicitud de cotización para archivo de arte público

PAA-Business: Solicitud de cotización técnica para desarrollo externo 2022
SECCIÓN UNO
Introducción
El Public Art Archive™ (PAA), un servicio tecnológico impulsado por la Western States Arts Federation (WESTAF), solicita calificaciones de proveedores para un proyecto de expansión doble que incluye:

Una auditoría técnica que pueda identificar problemas en los sistemas, flujos de trabajo y funcionalidades actuales, e identificar soluciones para reducir los procesos manuales y que consumen mucho tiempo que acompañan el crecimiento del sistema; y
La creación de una hoja de ruta del producto y el posterior desarrollo y lanzamiento de nuevas características y cambios del sistema basados en los objetivos PAA establecidos y las recomendaciones de la auditoría técnica.

Descripción general de la organización
WESTAF (Western States Arts Federation) es una organización regional sin fines de lucro dedicada a brindar servicios de arte y fortalecer la infraestructura financiera, organizativa y de políticas de las artes en el oeste. WESTAF ayuda a las agencias de arte estatales, organizaciones de arte y artistas en su búsqueda por servir a públicos diversos, enriquecer las vidas de las comunidades locales y brindar acceso a las artes y la educación artística para todos. A través de una programación innovadora, defensa, investigación, tecnología y concesión de subvenciones, WESTAF fomenta el avance creativo y la preservación de las artes a nivel regional y a través de una red nacional de clientes y alianzas.
Fundada en 1974, WESTAF está ubicada en Denver, Colorado y es gobernada por una junta directiva de 22 miembros compuesta por líderes de las artes en el Oeste. WESTAF presta servicios al territorio constituyente más grande de las seis Organizaciones Regionales de las Artes (RAO) de los EE. UU. e incluye Alaska, Arizona, California, Colorado, Hawái, Idaho, Montana, Nevada, Nuevo México, Oregón, Utah, Washington y Wyoming. Junto con las otras seis RAO (un colectivo nacional de organizaciones de servicios de arte sin fines de lucro basadas en lugares comprometidos con el fortalecimiento de la infraestructura de los Estados Unidos al aumentar el acceso a la creatividad para todos los estadounidenses), WESTAF trabaja en todo Estados Unidos para activar y operar iniciativas nacionales de arte, alentar y apoyar la colaboración entre regiones, estados y comunidades, y maximizar la coordinación de los recursos públicos y privados invertidos en programas de arte. 
Acerca del Archivo de Arte Público
Desarrollado con la misión de hacer que el arte público sea más público, el Archivo de Arte Público (PAA), un programa creado y administrado por WESTAF, ofrece recursos gratuitos y de bajo costo para el campo del arte público. Creado para artistas, administradores, consultores, planificadores, educadores e investigadores, el público de todas las edades y orígenes puede interactuar con los servicios del PAA, que incluyen la capacidad de: 

Documentar obras de arte públicas de todo el mundo utilizando el sistema de gestión de colecciones basado en la web creado en colaboración con CollectionSpace específicamente para el campo del arte público;
Proporcionar acceso gratuito a información sobre obras de arte públicas en un repositorio central alojado en las plataformas publicartarchive.org y locate.publicartarchive.org;
Desarrollar recursos para informar a diversos públicos sobre la amplitud y profundidad de lo que constituye el arte público hoy en día;
Apoyar las mejores prácticas en la catalogación de arte público a través de la estandarización de tipos de registros y vocabularios;
Mostrar las variaciones de tipo de trabajo, función, material y tema, y permitir a los usuarios filtrar y ordenar diversos términos de búsqueda; y
Fomentar la participación sostenida con el arte público para apoyar la exploración física a través de capacidades de mapeo intuitivas en plataformas de escritorio y móviles.

La visión de la PAA
La visión del Archivo de Arte Público es capturar, indexar e inventariar cada pieza de arte público en los Estados Unidos y, eventualmente, en el mundo, y luego hacerla gratuita y universalmente accesible para todos. Desde el inicio del programa en 2010, su misión de "hacer que el arte público sea más público" ha guiado el crecimiento continuo hasta convertirse en una de las bases de datos de arte público más grandes y activas, con más de 17 000 registros que representan el trabajo de más de 6000 artistas. La documentación que abarca experiencias vividas, límites geográficos, presupuestos y tipos de trabajo se une por medio de organizaciones y artistas contribuyentes en un recurso centralizado y de libre acceso. Esta base de datos singular y autorizada ofrece oportunidades para descubrir y explorar el arte público más allá de las limitaciones de los sitios web específicos de colecciones.
SECCIÓN DOS
Objetivos del proyecto

Para este proyecto se han establecido los siguientes objetivos principales:

Establecer portales en línea que sustenten la participación del público con el arte público: un objetivo clave de este proyecto es ampliar y profundizar la participación del público con el arte público a través de una plataforma web fácil de usar, altamente visual y atractiva.
Fortalecer la infraestructura de la herramienta de gestión de colecciones: El sistema de gestión de colecciones se encuentra en su tercer año. La PAA puede fortalecer la infraestructura y la escalabilidad del proyecto desarrollando aún más herramientas de integración de datos para conjuntos de datos, creando flujos de trabajo más optimizados para la publicación de datos y ampliando las capacidades de generación de informes que puedan proporcionar datos actualmente no medidos al sector de la economía creativa.
Ampliar la variedad y el volumen de material del Archivo: Al fortalecer la capacidad de las herramientas de importación y la infraestructura tecnológica del PAA, el Archivo puede comenzar a aumentar el número total de registros en la base de datos de manera exponencial y a un ritmo más rápido. La creación de integraciones más intuitivas para la admisión de diversos tipos de medios proporcionará una imagen más completa de todo el proceso del arte público y ampliará la variedad de contenido.
Desarrollar un sitio que sea gratuito para el público, fácil de usar, accesible y financieramente sostenible: en consonancia con la filosofía de sostenibilidad de WESTAF, el sitio debe diseñarse de manera que sea financieramente autosostenible, de acceso y exploración gratuitos para el público y de libre acceso para la presentación de obras por parte de artistas y organizaciones de arte público. Si bien el objetivo final es brindar acceso gratuito al público, el objetivo aspiracional es que PAA sea financieramente sostenible mediante la concesión de licencias para la gestión de colecciones y herramientas de participación. 

Presupuesto del proyecto
El presupuesto para este proyecto es de $150.000 – $200.000, que incluye tanto la auditoría técnica como la planificación y desarrollo técnico.
Audiencia y usuarios
La audiencia y la base de usuarios de PAA se dividen en las siguientes categorías generales:

Artistas públicos colaboradores  
Agencias y organizaciones contribuyentes  
Usuarios generales  
Usuarios del sistema de gestión de cobros
Usuarios del complemento PAA  
Personal de WESTAF/PAA

Tecnologías de proyectos
Public Art Archive utiliza las siguientes tecnologías: WordPress, desarrollo de plugins de WP, Google Maps, MySQL, MongoDb, Apache Solr, CollectionSpace/Nuxeo, Angular, Python y PHP.
SECCIÓN TERCERA
Proceso de solicitud de cotización y criterios de evaluación
Esta solicitud de cotización se ha enviado a cada participante con los mismos plazos y requisitos desde su fecha de entrada en vigor, el 27 de enero de 2022. Las solicitudes se aceptan únicamente mediante el envío de formularios y correo electrónico. Los participantes serán evaluados internamente por miembros de los equipos de negocios, tecnología y liderazgo de WESTAF. El comité de evaluación realizará revisiones independientes de los materiales y enviará puntuaciones en una escala del 1 al 10, con las siguientes categorías ponderadas:

Experiencia relevante (33%) – Similitud con otros proyectos o capacidad demostrada para manejar un proyecto de alcance y tamaño similar. 
Conocimientos técnicos (33%): Diversidad en experiencia, plataformas/lenguajes utilizados y competencias técnicas básicas.
Alineación con WESTAF (33%) – Alineación con los valores, principios rectores, visión y prioridades de WESTAF. 

Tras la evaluación inicial y la puntuación, WESTAF seleccionará hasta tres candidatos para pasar a la siguiente fase. Los mejores candidatos serán invitados a participar en una entrevista de 60 a 90 minutos con WESTAF para analizar sus cualificaciones y habilidades. Una vez realizadas todas las entrevistas, se identificará y seleccionará a un único candidato proveedor para el proyecto.
Cronología
Emisión de RFQ: Semana del 27 de enero de 2022
Fecha límite para enviar respuestas: 18 de febrero de 2022
Finalistas notificados por correo electrónico: 8 de marzo de 2022
Entrevistas a los finalistas: del 9 al 18 de marzo de 2022
Adjudicación del contrato: 21 al 31 de marzo de 2022
Fecha tentativa de inicio del proyecto: 1 de abril de 2022
Fecha tentativa de finalización del proyecto: 30 de diciembre de 2022
Tenga en cuenta que las fechas de inicio y finalización previstas para este proyecto son tentativas. Esperamos que el trabajo técnico comience en marzo de 2022 y que el desarrollo siga. Las fechas de finalización del proyecto pueden extenderse más allá de diciembre de 2022.
SECCIÓN CUATRO
Requisitos de presentación
Se debe enviar un formulario completo a WESTAF antes de las 5:00 p. m. MST del 18 de febrero de 2022. Cargue materiales complementarios a través del formulario de Google o envíelos por correo electrónico en formato PDF a PAArchive@westaf.org con el asunto: Respuesta a la solicitud de cotización del Archivo de Arte Público. Debe iniciar sesión con su cuenta de Google para acceder al formulario en línea. Haga clic aquí para acceder al formulario de solicitud de cotización o escriba https://bit.ly/paarfq.
También puede descargar esta versión PDF del mismo formulario y enviarla directamente a PAArchive@westaf.org.
Esta información se compartirá internamente con el personal de WESTAF únicamente con el propósito de evaluar y comparar a los encuestados.