WESTAF理事の皆さん、こんにちは。
皆さんの日々の仕事と同様、私たちも WESTAF 組織のさまざまな部分における COVID-19 パンデミックの影響に直面し、評価しています。事前の計画が許す限り柔軟に対応しようとしていますが、主に旅行の決定と制限により、一部のプログラムですでに混乱が生じています。とはいえ、WESTAF オフィスでは (この記事を書いている時点では) 順調に進んでおり、仕事を続けられるよう最善を尽くしています。状況を考えれば、皆さんが可能な限り元気でいられることを願っています。では、前へ…

有色人種の新進リーダー：サウスアーツエディションがスタートしました
現在、候補者の公募が進行中です。私たちは、この新しいプログラムを世界に発信できることをとても楽しみにしています。(South Arts ニュースレターより): 「South Arts と WESTAF のパートナーシップ プログラムには、11 ～ 13 名の参加者が選ばれます。これは、南部地域の 7 つの州に拠点を置く文化従事者と芸術管理者を対象とした、Emerging Leaders of Color (ELC) プログラムの南部でのパイロット プログラムです。2010 年以来、多様な芸術リーダーの新世代を惹きつけ、トレーニングし、ネットワークを構築し、促進してきた WESTAF の ELC プログラムの成功を基に、South Arts プログラムは、リーダーシップ開発を通じて芸術を通じて南部の活力を高めることに貢献します。」

執行委員会会議
先週、私たちは生産的な執行委員会会議を開催しました。テクノロジー事業やプログラムの更新に関する議論に加え、財務担当の Mike Lange 氏と WESTAF スタッフの Amy Hollrah 氏が、今年度前半のキャッシュ サマリー レポート (33%) の詳細な概要を説明しました。収益目標は 37%、費用は 32% に達しており、会計年度の 3 分の 1 が経過した時点では好調な状況です。また、予測文書の最初のバージョンも公開しました。これにより、すべての予算担当者が会計年度末までの収益と費用の予測を毎月作成 (必要に応じて修正) する作業が始まります。

コミュニケーション戦略計画コホート第 1 四半期の要約
(コホート メンバーの Kelly Ernst 氏による) エクイティ コホートと同様に、コミュニケーション コホートもまだワークショップ/会話/調査/理解の段階にあります。コホートは、会計年度の初めにチームに渡されたスコープ ドキュメントを処理してきました。チームとしてドキュメントに目を通し、ドキュメントの内容を理解するとともに、ドキュメントの内容をどのように実装するかを理解し始めるための調査戦略を設計する段階にあります。予備的な議論には、次の内容が含まれています。現在のブランドと資産はどのように提示されていますか? さまざまなステークホルダーはそれらをどのように認識していますか? 調査を使用してブランドの現在のエクイティを理解し、ステークホルダーとオーディエンスが最も重視するものと結び付けて、それを基に戦略を立て始めます。現在の資料とエクスペリエンスを監査します。現在、どこにいますか? 調査の最初のステップには、すべての製品のブランド分析を実施することが含まれていましたが、これはチームにとって非常に有益でした。現在、マーケティング プランの評価を行っています。私たちが密接に連携しているブランドに対する社内コミュニケーションと理解は多様であることがわかりました。これにより、WESTAF でのコミュニケーションに関する自然な会話のためのスペースが大きく広がりました。
チームは、いくつかの運用上の課題も経験しました。スコープ ドキュメントを理解して解釈し、それを自分たちのものにするプロセスは、タイムラインをどのように進めるかを正確に決定し、理解が目標と一致するようにするため、時間がかかりました。新しいメンバーのオンボーディング、コホートを離れる人とコホートに参加する人に関する明確なコミュニケーション、作業に適したリーダーシップ プロセスの確立、会議時間の中断 (主に休日や雪の日による) などの運用上の課題により、プロセスは困難を極めました。
コミュニケーション コホートの将来は楽しみです。第 2 四半期と第 3 四半期には、スコープ ドキュメントの作業に引き続き取り組み、WESTAF とそのプロジェクトのコミュニケーション資産、課題、強みの調査フェーズを継続します。SAAS プログラムと同様の OKR 計画プロセスに取り組むことを提案し、目標とその目標に関する取り組みをより深く理解します。さらに、コミュニケーション コホートは、WESTAF のコミュニケーションと文化の状態に、よりローカルで即時の影響を与えるプロジェクトに取り組みます。提案されたプロジェクトは、スタンドアップ、ソーシャル シェア、その他の集まりなどの接点を通じて、スタッフ同士がコミュニティを構築する方法に焦点を当て、評価します。

財務および管理
先週の執行委員会会議に従い、WESTAF は銀行口座に 2 人の新しい署名者を追加し、ZAPP と CaFE の両方で時間的に厳しいチェック プロセスで財務チームを支援します。時間のあるときに手伝ってくれた David と Chrissy に感謝します。F&A チームはパフォーマンス開発レビューの第 1 ラウンドを開始し、3 月 16 日までにプロセスを完了する予定です。チームが各メンバーが重点的に取り組みたい目標と改善について考えるため、これは有益なプロセスでした。Plante Moran がまとめた 990 納税申告書と FY19 監査は、現在も最終調整中で、今後数か月以内に執行委員会と理事会に共有される予定です。

カフェ
2 月は CaFE デモの活動が低調な月でしたが、先週は 14 社の新規クライアントが参加しました。また、2 月には 50 社近くの新規見込み顧客が「デモのスケジュール」フォームに記入しました。これは、今年開始した Google AdWords キャンペーンの成果かもしれません。私たちのチームは、ここ数週間で発生した 5 件の小さなバグにも対処中です。新しいオペレーション コーディネーターの Eliza Weatherill は、3 月 9 日に WESTAF に着任し、1 週間にわたって CaFE に没頭します。

CVスイート
コミュニケーション戦略家である Common Notice とのミーティングは成功し、CVSuite のメッセージ、ブランド ストーリー、目的についてブレインストーミングやクリエイティブな思考に時間を費やしました。また、3 月末の締め切りが迫る Creative Vitality List キャンペーンにも熱心に取り組んでいます。リストに載った都市の連絡先に、ストーリーを伝えるのに役立つ情報をメールで依頼しました。また、専門的インパクト レポートを強調するメール キャンペーンも送信し、メール内のリンクをクリックした人々にフォローアップしました。クライアントの維持で障害にぶつかったため、クライアント、契約額、更新しなかった理由を追跡することで、更新の失敗に集中するように焦点をシフトしています。

賢く行動する
弊社のクライアントであるノースダコタ州芸術評議会 ($ 年間 10,900) は、GO Smart の代替品を探しているが、検索が困難で成果がないと感じていることを伝えてきました。そのため、弊社は GO Smart を他のデータ製品と連携させるお手伝いをさせていただく機会を得ました。今後数週間から数か月間、弊社は彼らと緊密に連携し、彼らのニーズを満たす方法を検討します。技術チームは、管理ダッシュボードのタブの並べ替えと合理化を行う開発チケットの初期作業を完了しました。弊社はブロッカーと詳細なテストを行っており、2020 年 3 月 12 日までにライブ サイトにリリースしたいと考えています。

パブリックアートアーカイブ
Lori は CVSuite データ アナリストの Trevor と協力して、PAA のクライアント オンボーディングとデータ インポート プロセスを効率化するために、データ クリーニングとフォーマットの一部をスクリプト化しています。PAA は、カリフォルニア州サクラメント市とニューメキシコ州ロスアラモス郡の 2 つの CMS/Showcase 機能の販売を完了したいと考えていますが、予算会議のタイミングから判断すると、どちらのクライアントも 3 月に契約を結ぶ可能性は低いでしょう。Lori は、州のコレクション内のアート作品の特集ツアーに加えて、州の壁画コレクションをパブリック アート アーカイブでホストすることについて、アラバマ大学と初期協議を行っています。

ザップ
社内の技術チームは、フェアやフェスティバルで受賞者を決定するために使用するスコアリング ツールである ZAPP Onsite をモバイル対応にするためのアップデートを完了しました。チームは今週からテストを開始し、4 月初旬までにリリースする予定です。2 月 29 日の時点で、2020 年度の全体的な応募数は、2019 年度の同時期と比較して約 1% 減少しています。これは、毎年約 800 件の応募を集めていた大手クライアント 1 社がなくなったこと (イベントは無期限にキャンセルされました) と、標準ショー (定期的に 500 件以上の応募を集めるショー) への応募数がわずかに減少したことが原因であると考えられます。今年はチェックアウト ページと登録ページにログを追加して、最終的に ZAPP アカウントの作成や応募の送信を妨げる傾向や障害を特定できるようにします。
とりあえずこれで終わりです！
WESTAF 理事としての皆さんの尽力に感謝します!
いつものように、
キリスト教徒