WESTAF理事会の皆さん、こんにちは。
ここ数週間、WESTAF では大きな進展がありましたので、この隔週のニュースに特別な注目をしていただきありがとうございます。今回の更新は少し長くなりますが (申し訳ありませんが)、素晴らしい内容が詰まっています。約束します!
非常に有能な WESTAF チーム メンバーは、引き続き組織の業務を効果的にバーチャルに管理しています。リーダーシップ リソース チーム (LRT) は、毎日 30 分の朝のチェックインを継続し、各 WESTAF 部門で何が予定されているかを共有しています。個々のビジネス チームとプロジェクト チームは、個人が 1 対 1 でミーティングを行うのと同様に、バーチャルで頻繁にミーティングを行っています。Slack、Zoom、G Suite などのツールは、引き続きデスク、対面での集まり、会議室の代わりとして使用されています。物理的に離れている間も、密接なコミュニケーションを維持できており、行動に対する素晴らしい姿勢が、プロジェクト、プログラム、ビジネスを容赦なく前進させています。在宅勤務プログラムの現在の状況と、オフィス復帰計画の最初の兆しについては、以下で更新されています。それでは始めましょう。

リモートワークとオフィス復帰計画
ご記憶にある方もいるかもしれませんが、現在の WESTAF 在宅勤務 (WFH) 指令は 4 月 30 日木曜日まで続きました。その日付が近づくにつれ、私たちはチームの健康と安全が引き続き最優先事項であると決定しました。私たちにとって重要な情報源の 1 つはコロラド州であり、ポリス知事は最近 Safer-at-Home プログラムを発表しました。このレベル 2 フェーズは、レベル 1 の在宅命令が 4 月 26 日日曜日に解除された後、コロラドを段階的に再開することを目的としています。WESTAF では、これらの指令を念頭に置いて独自のオフィス復帰計画を策定しています。この計画は、Safer-at-Home の最初の数日間はできるだけ家にいることで健康を維持し、全体的な公共の利益にも貢献するという前提で策定しています。また、私たちは比較的効率的に在宅勤務ができる会社であることも幸運です。これらの理由から、WESTAF の現在の WFH プロトコルをすべて、5 月 17 日金曜日までさらに 2 週間延長しました。オフィス復帰計画の作業を開始しており、物理的なオフィス スペースに戻る可能性を毎週検討し始めます。これは、入手可能なすべてのデータを注意深く監視し、時間の経過とともに新規感染者数が有望で着実かつ一貫して減少していることが示された場合にのみ行います。私たちの状況では、この取り組みの先駆者になる必要はなく、躊躇している WESTAF 社員を物理的なオフィス スペースに戻す必要もありません。オフィス復帰計画は、オフィス復帰に関する全体的な意欲をより明確に把握するために、今週実施された 2 つの詳細なスタッフ アンケート (1 つは全スタッフ向け、もう 1 つは監督者向け) から始まりました。開発中の計画には、チーム メンバーの段階的な自主的な復帰、隔日のオフィス勤務スケジュールの作成、社会的距離の維持、長期間にわたる職場でのマスク着用、手洗い、その他の安全対策の義務付けが含まれる可能性があります。

WESTAFのCOVID-19対応
WESTAF は、ウェブサイトの COVID-19 アップデートとリソースのウェブページを継続的に改訂しています。また、より深い洞察を提供するプレゼンテーション/リソースも毎週改訂されており、この分野に救済を提供する方法を議論する中で、西部および全国の芸術サービス組織や芸術資金提供者と共有され続けています。WESTAF COVID-19 芸術影響調査には数百件の回答が寄せられており、このレポートでは最初の調査結果を分析しています。調査は 5 月 1 日に終了し、完全な調査結果は同月中に公開される予定です。
WESTAF CARES — 団体向け救援基金
以前お伝えしたように、WESTAF は、西部諸州の芸術団体向けの COVID-19 救済プログラムの開発と実施にあたり、Arts Endowment や姉妹 RAO と緊密に連携してきました。Chrissy Deal と David Holland が主導し、WESTAF 実行委員会や西部諸州の芸術機関などの主要な関係者の意見も取り入れながら、このプログラムの申請受付が今週の水曜日、5 月 6 日より開始されることを嬉しく思います。これは競争ではありませんが (もちろん競争ではありません)、当チームの献身的で熱心な取り組みにより、当団体が CARES 救済プログラムを立ち上げる最初の RAO になることは言うまでもありません。申請、パネリストの審査、助成金受給者への通知、契約の締結、資金の支払いプロセスは、今から 7 月中旬までに行われます。詳細については、今週公開予定のプレスリリースの下書きをご覧ください。
ウェスタフ・ケアズ — 北マリアナ諸島連邦
WESTAF は、芸術基金から北マリアナ諸島の非営利芸術団体に対する CARES 法資金の管理も依頼されており (そして同意しました!)、これは、同諸島の芸術機関である連邦芸術文化評議会 (CCAC) が、COVID-19 によって引き起こされた困難により、この目的を十分に果たすことができないためです。先週、CCAC のエグゼクティブ ディレクターであるパーカー ヨベイと電話で連絡を取り、タイミングやパネリストのプロセスは異なる可能性がありますが、メインの WESTAF CARES プログラムに可能な限り準拠した申請プロセスを概説しました。北マリアナ諸島では、適格な団体が約 8 団体申請すると予想しています。
メロン地域芸術復興基金（*機密*）
過去 1 か月間、6 つの地域芸術組織 (RAO) のエグゼクティブ ディレクターは、RAO をこのプロセスの全国ネットワークとして活用し、全国の芸術組織のための救済および復興基金を開発することに興味を持っているメロン財団と連絡を取り合ってきました。ご存知かもしれませんが、メロン財団はすでに、ニューヨークを拠点とするアーティスト救済基金と全国救済基金の両方に多額の資金を拠出しています。先週の金曜日、この可能性について最終会議を開きました。メロン地域芸術復興基金は $10MM の基金となり、芸術基金の資金と同様の方法で 6 つの RAO に配分されることをお知らせします。そのため、WESTAF は西部諸州の芸術組織に再分配するために約 $2MM を受け取る可能性があります。 WESTAF CARES のような資金の公募ではなく、メロンと RAO の間では、各州の個々の SAA と協力して、都市部と地方の組織のバランス、公平性、疎外されたコミュニティへの重点、組織の存続可能性などを含む適格基準に基づいて推奨事項を提出するという点で合意しているようです。彼らは、各 RAO が能力、CARES の支出のタイミング、その他の要因に基づいて独立した管理プロセスを持つことに留意していますが、哲学的な統一と概念的な整合性において私たちは一致しています。メロンは当初、25% の地域マッチングに関心を示していましたが、その後の話し合いで、その関心は、厳格な要件や義務としてではなく、メロンの認可を使用して地域でより多くの資金を調達するのを支援するインセンティブを RAO に提供することにあることがわかりました。今後 1 週間、RAO は協力してコンセプト ペーパーを作成し、メロンに提出します。メロンはこれを 6 月 3 日のメロン財団理事会で最終承認し、その後すぐに RAO に資金を支払います。WESTAF がメロン財団と協力するのは今回が初めてです。この資金は、西部諸州の芸術団体にさらなる救援および復興支援を提供するとともに、進行中の地域復興基金のための追加募金の可能性も開きます。このプログラムはまだ開発中であるため、公開通知を受け取るまで、この新しいプログラムのニュースを特に秘密にしてください。ありがとうございます。
クリエイティブバイタリティリスト
今週、CVSuite は初の Creative Vitality List「アメリカで最もクリエイティブな小都市 30」を発表しました。私たちはリストに掲載された各都市の観光地マーケティング担当者と協力し、リストを広めるためにソーシャル メディア キットを提供しました。私たちはこの発表に非常に満足しています。プレス リリースの全文は、こちらでご覧いただけます。このプロジェクトに特に期待しているのは、WESTAF の戦略目標である、データ、ポリシー、テクノロジー、アドボカシー活動を通じて毎日現れるプロジェクト、人々、場所についてのストーリーを伝えるという目標に大きく近づくことになるからです。Creative Vitality List プロジェクトは、情報も充実し、デザインも素晴らしく、写真も興味深く、大胆なソーシャル メディアのサムネイル仕上げは、これに似た今後のコミュニケーション活動の基準を高く設定しています。今後 2 週間ごとに、このキャンペーンがソーシャル メディアでどのように機能したかについての確かなデータをお届けしますが、ボルダー、ミズーラ、サンタフェ、アイオワ シティなど、リストに掲載されている他の都市からすぐに素晴らしいシェアが見られ、メール キャンペーンの開封率も非常に高かったです。私たちは、このような新しいリストを年間 3 ～ 4 件リリースする予定です。それぞれのリストは、CVSuite データが表す場所に声を与え、私たちをその場所に連れて行ってくれます。Leah Horn、Kelly Ernst、Ben Casalino、Sam Ortega などがここで素晴らしい仕事をしてくれました。私たちはこのプログラムの将来に期待しています。
ツアーウェスト
COVID-19 の出現により、Chrissy Deal、Lani Morris、Madalena Salazar は、既存の TourWest プログラムの見直しと改良に熱心に取り組んでおり、申請期限を 5 月 1 日まで延長し、助成金の実施期間を 2020 年 12 月 31 日まで延長しました。このプロジェクトを過去に所有していた Seyan Lucero も、このプロジェクトが可能な限りスムーズに進むよう、貴重なアドバイスと専門知識を提供してくれました。先週の金曜日、5 月 1 日が TourWest 申請の締め切りでしたが、プログラムへの申請総数は前年と同数でした。COVID-19 を考慮してこのプログラムを修正し、同時に WESTAF CARES プログラムの準備を進めながらも、計画通りに進めてくれたこのチームに称賛を送ります。
ウエスタンアートアドボカシーネットワーク会議
WESTAF は、州および連邦の芸術擁護活動に長い間投資しており、4 月 24 日には、Zoom を介して西部芸術擁護ネットワーク会議を開催するために、地域全体の芸術擁護組織のリーダーを集めました。WESTAF は、このネットワークが、現在の差し迫ったニーズに対応し、将来を見据える州の芸術擁護リーダーに正式に利益をもたらすため、地域全体の芸術擁護者を集めることを長い間検討してきました。今後数週間でより詳細なレポートが発表されますが、David Holland は、西部のほぼすべての州を代表するグループを招集し、司会するという素晴らしい仕事をしました。また、このグループを引き続き招集して西部の州特有の擁護問題に焦点を当てることに、良いコメント、仲間意識、幅広い熱意が見られました。
コーチング/チームハッピーアワー
ウェル ストリート コンサルティングのヴァル アトキンについては、以前の隔週のコラムで触れたことがありますが、彼女は 2019 年 5 月に戦略計画プロセスを開始する上で大きな役割を果たしてくれました。ヴァルは先週の金曜日、4 月 24 日に WESTAF Zoom ハッピー アワーに立ち寄って、コロナウイルスの流行中の身体的、感情的、精神的な回復力に関する優れた指導とアドバイスを提供してくれました。LRT は 5 月から 9 月にかけて、ヴァルとより多くの時間を過ごし、認識、信頼、リーダーシップ、信頼、生産的な対立などのトピックについて検討する 90 分間のセッションを 5 回開催する予定です。この困難な時期に、専門能力開発の取り組みを継続することが重要です。おそらくこれまで以上に重要です。電話会議に参加してくれたタマラにも感謝します。WESTAF の議長がこの浄化作用のあるハッピー アワーに参加してくれたことは、チーム全員にとって本当に素晴らしいことでした。
5月の理事会会議の計画
5 月 21 日木曜日の午後 2 時から午後 4 時 30 分 (MDT) に予定されている 2.5 時間の Zoom 理事会会議の議題の計画が続いています。私たちの計画では、議題をできるだけ効率的に進めながら、いくつかの重要な問題についての議論にも十分な時間を残すことです。たとえば、WESTAF では伝統的に 5 月が最初の組織予算の説明の時期であり、これは 10 月の会議で正式に承認される FY21 予算の構成に役立ちます。話し合う必要があると思われることや、議題に追加したい具体的なことはありますか? 議長が最終的な権限を持ちますが、理事会はいつでも議題に項目を追加するよう要求できます。
10月の理事会会議の計画
現在、私たちは、2020 年 10 月 28 日〜29 日にデンバーで予定されている秋の理事会会議の計画を、慎重かつ慎重な楽観主義で進めています。私たちは再びブラウン パレスと協力して、理事会の宿泊施設と、当初 5 月に予定されていたが 10 月に延期された新しい公平性と包括性委員会 (EIC) の初会議を含む委員会の会議室を提供しています。その時までに移動への自信が十分に育っていない場合は、仮想会議に切り替えることができるように計画するために最善を尽くしています。心配しないでください。私たちは、あなたが不安に思うことを決して強制しません。
理事ヴィッキー・ボーンのソルトレイク・トリビューン紙への寄稿
WESTAF 理事のビクトリア・パネラ・ボーンズ氏は、4 月 23 日のソルトレイクシティ・トリビューン紙に、この前例のない時代における芸術の回復力と重要性について心のこもった論説記事を寄稿しました。ありがとう、ヴィッキー!
理事会秘書カルメン・ロッシ氏とのブリーフィング
WESTAF 会長の Alvarado、事務局長の Rossi と私は、WESTAF 理事会の事務局長の役割と責任について非常に有意義な会議を行いました。これらの責任を引き受け、理事会のプロセスをさらに組織的かつ効率的にしてくれた Karmen に感謝します。
COVID-19時代の州立法環境
理事会の州立芸術機関のエグゼクティブディレクターはNASAAのニュースレターを受け取っており、これらの問題にも精通していますが、私はNASAAのケリー・バーズデイトが米国の州立芸術機関に、芸術コミュニティが直面しているCOVID-19の傾向と、経済的影響に対する説得力のある対応を準備する方法についてのヒントについて最近伝えたことを必ず共有したいと考えました。特に、芸術を「回復の資産」とするこの重要な考えが明確になっています。芸術はCOVID-19からの回復に不可欠です。デビッド・ホランド（上記参照）が主催した4月24日の地域の州立芸術擁護団体のズーム会議で、カリフォルニア州のジュリー・ベイカーはアーティストと芸術団体を「セカンド・レスポンダー」と呼びましたが、これは私にとって共感できる言葉です。これは、擁護活動が効果を発揮し続けるためには、常に変化する環境に適応する必要があり、これまでで最大の課題に直面している可能性があることを思い出させてくれる素晴らしい例です。
財務および管理
WESTAF の給与保護プログラムの第 2 ラウンドの資金調達の申請は、先週初めに SBA に提出されました。今週の土曜日、銀行から、ローンの申請が SBA に承認され、融資を保証するローン番号を受け取ったという通知を受け取りました。融資は、契約が成立すれば保証されるので、うまくいくことを祈っています。財務チームは、先週の金曜日から、ZAPP と CaFE のチェック実行や銀行の調整など、月末の処理に注力しています。ZAPP のキャンセルに対する払い戻しは引き続き行われており、チームは必要に応じて Jessica が払い戻しを処理するのを支援しています。Amy は Christian と協力して FY21 の予算タイムラインを作成しており、Becca はスタッフを調査して、在宅勤務の快適さやオフィスへの復帰への意欲を把握しています。WESTAF は、タイムシート ツールとして Google ドキュメントから Paychex オンライン ポータルに移行します。これは給与管理を行っているベンダーと同じなので、低コストでサービスの拡張に役立ちます。
戦略計画
ナタリーは、洞察力やその他の戦略計画リソースを得るために、デイビッド・ホランドに連絡を取りました。彼らは来週、戦略目標に向かって進むための最善の方法について話し合うために会う予定です。ナタリーは、今後のプロジェクトでマーケティングおよびコミュニケーション チームと協力することを申し出ており、次のステップを特定して調整するためにリアと会っています。ジェシカ・グロニッチとともに、ナタリーは来週、ツアー ウェスト チームの申請処理やその他のパネル前タスクの支援にも参加する予定です。
カフェ
ZAPP とともに、CaFE チームは PandaDoc の使用を開始しました。これは、年間クライアント契約の送信と署名のためのデジタル ソリューションです。さらに、Raquel は、年間契約への移行を進めているクライアントのために、CRM プラットフォーム Zoho で更新リマインダーを自動化するプロセスに取り組んでいます。Justine は、CaFE の Instagram で、Way out West コールの一環として西部のアーティストから提出されたアートワークを使用した #artoftheday キャンペーンを開始しました。
CVスイート
以前報告したように、CVSuite は WESTAF の 30 の最もクリエイティブな小都市を発表しました。これは CVSuite チームが開発する一連のリストの最初のものです。私たちの目標は、CVSuite で実行できる作業を強調し、ストレスの多いこの時期に芸術に前向きな焦点を当てることでした。これまでに受け取ったフィードバックに励まされています。トップ 30 リストに合わせてマーケティング キャンペーンが開始され、これらの素晴らしい都市に良いニュースを共有するためのプレス キットが提供されます。
賢く行動する
新たな COVID 救済プログラムの開設と管理は、今後も続くクライアントによって続けられています。WESTAF は、GO Smart を使用して、毎年恒例の TourWest プログラムと、新しい COVID 救済プログラムである WESTAF Cares を管理しています。TourWest の締め切りは 2020 年 5 月 1 日で、GO Smart チームは次の 1 週間、申請者からの質問やパネル前の一般的な管理タスクに対応する予定です。CARES 基金は 2020 年 5 月 6 日に開設され、ジェシカは社会責任およびインクルージョン チームと緊密に連携して、基金の完成に取り組んでいます。
パブリックアートアーカイブ
PAA は、COVID-19 による遅延にもかかわらず、チームが PAA の最新の CMS クライアントであるインディアナ州バーソロミュー郡の請求書と契約プロセスを完了したことを喜んで報告します。さらに、ブロワード郡公共芸術デザインとテキサス工科大学の両方が PAA CMS サブスクリプションを更新し、PAA の更新率を 100% に引き上げます。PAA は、ソーシャル メディアでのエンゲージメントの増加に向けて引き続き取り組みながら、サイトの可視性を高めるために、第 3 四半期にマーケティング チームと協力して Google Ad Words キャンペーンを作成します。
ザップ
前述のとおり、ZAPP は新規および更新クライアント契約の送信にも PandaDoc を採用しました。この作業は 2020 年度に予定されていましたが、スタッフとクライアントがリモートで作業しているため、優先度が上がりました。2020 年のイベントのキャンセルや延期については引き続き対応中であり、第 3 四半期を通じてチームがこれに重点的に取り組む必要があると予想しています。毎月の管理者向けウェビナーでは、キャンセルまたは延期されたイベントを ZAPP がどのように支援できるかについて話し合い、これまでで最大の 70 人以上の参加者がありました。また、COVID-19 を考慮してショーの広告コスト削減を支援するために、50% オフの電子メール キャンペーンを開始しました。
IMTOUR
WESTAFでは、プログラムとプラットフォームを常に評価しています。2012年以来、IMTourはパイロットツアープログラムから、非営利のプレゼンターに助成金を提供することで独立系ミュージシャンをサポートするWESTAFウェブプラットフォームへと進化してきました。WESTAF組織の優先事項と能力、そしてIMTourを競争の激しい環境でプレーヤーにするために必要な多大な投資を考えると、以前に報告したように、IMTourはまもなく終了します。2020年4月1日現在、助成金はすべて分配され、助成金プログラムは終了しました。IMTour.orgウェブサイトは新規登録を受け付けておらず、5月15日には完全に閉鎖されます。ご存知のとおり、これはWESTAFが昨年終了した2番目のビジネスプラットフォーム（YouJudgeItと並んで）であり、最も実行可能でミッションに沿ったウェブプラットフォームビジネスに焦点を合わせ、合理化し、リソースを投入するために廃止されました。

今日はこれで終わりです。いつも WESTAF の活動にご尽力いただき、西部地域および国内の代理店、提携先、顧客のネットワークを代表していただき、ありがとうございます。感謝いたします。

いつものように、

キリスト教徒