RFP für Rebranding-Projekt

Diese Ausschreibung betrifft eine vollständige Umbenennung der Western States Arts Federation (WESTAF), einer regionalen Kunstorganisation und erfahrenen Entwicklerin von Technologielösungen für die Kunst- und Kreativbranche. Wir suchen eine Firma oder Agentur mit Erfahrung in der Verwaltung von WordPress-Sites, deren Arbeit mit den folgenden Werten der Organisation übereinstimmt:

Vielfalt, Gerechtigkeit, Inklusion und Zugänglichkeit
Innovation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch
Künstler, Kreativität und kreative Vitalität 
Eintreten für die Künste auf lokaler, staatlicher und nationaler Ebene

Aktuelle Website: www.westaf.org
Budget für vollständiges Rebranding: $80.000-$100.000 
Einführungstermin der neuen Marke: 2. Januar 2023

Hintergrund der Organisation

WESTAF (Western States Arts Federation) ist eine regionale gemeinnützige Kunstdienstleistungsorganisation, die sich der Stärkung der finanziellen, organisatorischen und politischen Infrastruktur der Künste im Westen widmet. WESTAF unterstützt staatliche Kunstagenturen, Kunstorganisationen und Künstler in ihrem Bestreben, ein vielfältiges Publikum anzusprechen, das Leben lokaler Gemeinschaften zu bereichern und allen Zugang zu Kunst und Kunsterziehung zu ermöglichen. Durch innovative Programmierung, Interessenvertretung, Forschung, Technologie und Zuschüsse fördert WESTAF die kreative Weiterentwicklung und Erhaltung der Künste auf regionaler Ebene und durch ein nationales Netzwerk von Kunden und Allianzen.

WESTAF wurde 1974 gegründet, hat seinen Sitz in Denver, Colorado, und wird von einem 22-köpfigen Kuratorium geleitet, das sich aus führenden Vertretern der westlichen Kunstszene zusammensetzt. WESTAF betreut das größte Gebiet der sechs Regional Arts Organizations (RAOs) der USA und umfasst Alaska, Arizona, Kalifornien, Colorado, Hawaii, Idaho, Montana, Nevada, New Mexico, Oregon, Utah, Washington und Wyoming. Gemeinsam mit den anderen sechs RAOs (einem nationalen Zusammenschluss ortsgebundener gemeinnütziger Kunstdienstleistungsorganisationen, die sich der Stärkung der amerikanischen Infrastruktur durch die Verbesserung des Zugangs zu Kreativität für alle Amerikaner verschrieben haben) arbeitet WESTAF in den gesamten Vereinigten Staaten, um nationale Kunstinitiativen zu aktivieren und durchzuführen, die Zusammenarbeit zwischen Regionen, Staaten und Gemeinden zu fördern und zu unterstützen und die Koordinierung der in Kunstprogramme investierten öffentlichen und privaten Ressourcen zu maximieren. 

Leitbild: „WESTAF verbindet Technologie, vielfältiges Meinungsführertum und Innovation, um Kunstagenturen und -gemeinschaften im öffentlichen Sektor zu motivieren, zu vernetzen und zu finanzieren.“

Ziele des Projekts

WESTAF hat seit vielen Jahrzehnten dasselbe Logo und dieselbe visuelle Identität. Auch sein Leitbild und seine Vision sind weitgehend unverändert geblieben. Wir möchten die Marke WESTAF neu gestalten, damit sie frischer und moderner wirkt und die Entwicklung der Organisation widerspiegelt – und ihre dynamische und vielfältige Arbeit in den westlichen Bundesstaaten sowie auf nationaler Ebene mit ihren fünf unterschiedlichen Technologieprodukten für den Kunst- und Kulturbereich verstärkt. Im vergangenen Jahr hat das oberste Führungsteam von WESTAF strategische Diskussionen geführt, um unsere Identität zu klären, einschließlich einer aktualisierten Werteerklärung, Leitlinien und einer klareren Mission und Vision.

Zielgruppe(n)

Das National Endowment for the Arts
Staatliche und gerichtliche Kunstagenturen
Regionale Kunstorganisationen
Nationale Kunstdienstleistungsorganisationen
Nationale Regierungsstellen
Staatliche Kunstagenturen
Künstler 
Kulturelle Organisationen 
Kunstorganisationen (staatlich, städtisch und lokal)
Befürworter der Künste 
Öffentliche und private Geldgeber: Stiftungen, Unternehmen, staatliche Stellen
Alumni des Programms „Emerging Leaders of Color“ (ELC)
Aktuelle/frühere Stipendiaten
Fachkräfte für künstlerische Bildung
Gemeinschaftsorganisationen/Partner
WESTAF Kuratorium
Kunden von WESTAF-Technologieprodukten
Mitglieder der Medien: Kunst, Kreativwirtschaft, Politik und Interessenvertretung

Hintergrund und Herausforderungen

WESTAF hat nicht nur bei seinen Förderprogrammen und -versammlungen mehrere Untermarken, sondern auch bei seinen fünf Technologieprodukten, die jeweils eine eigene, unverwechselbare Markenidentität haben. Es ist eine Herausforderung zu erklären, wie die Technologieprodukte von WESTAF mit unseren Programmen und Diensten für Interessenvertretung, Politik und Gleichberechtigung innerhalb von WESTAF verbunden sind, zu ihnen beitragen und sie aufrechterhalten, und wie wir dieses Verständnis bei unseren verschiedenen Zielgruppen am besten fördern können. 

Da WESTAFs regionaler und nationaler Ruf für Engagement, Politik, soziale Verantwortung und Inklusion weiter zunimmt, ist es wichtig, dass unsere Programme und Dienstleistungen sowie die Werte von WESTAF im Mittelpunkt unserer Technologieprodukte stehen, eine Hierarchie, die in unserer aktuellen Marke nicht deutlich erkennbar oder klar artikuliert ist. Wir möchten unsere Erzählung neu erfinden und die Art und Weise, wie wir die Geschichte von WESTAF sowie die Geschichten der verschiedenen Künstler und Gemeinschaften im Westen erzählen, neu definieren.

Wir sind gerade dabei, unsere Website auf eine aktuellere Vorlage zu aktualisieren, die moderner, dynamischer, visueller, zugänglicher und benutzerfreundlicher ist. Wir gehen davon aus, dass diese Arbeit bis zum 31. März 2022 abgeschlossen sein wird. Die aktuelle WESTAF-Website, die vor mehr als sechs Jahren gestartet wurde, wurde ursprünglich von einem ehemaligen Mitarbeiter auf einer WordPress-Plattform entwickelt. WESTAF beauftragte dann eine Firma mit der Fertigstellung des Projekts, die Website wurde jedoch auf eine Weise aufgebaut, die ihre Verwaltung und Aktualisierung sehr aufwändig macht. Wir pflegen die Website intern, aber mit vielen Herausforderungen. Oft sind Workarounds erforderlich, mit gemischten Ergebnissen.

Projektumfang

Wir suchen ein Unternehmen oder eine Agentur mit umfassender Erfahrung in der Umbenennung von Organisationen; Erfahrung in der Umbenennung von gemeinnützigen und/oder Kunst- und Kreativorganisationen ist wünschenswert. Die erfolgreiche Agentur befindet sich idealerweise in der westlichen Region der Vereinigten Staaten und ist im Besitz von BIPOC und/oder Frauen oder wird von diesen geleitet. Das ausgewählte Unternehmen wird eng mit der Marketing- und Kommunikationsabteilung von WESTAF zusammenarbeiten, um eine umfassende Empfehlung für die Umbenennung der Organisation abzugeben, einschließlich Logoentwicklung, Messaging und Website-Entwicklung. Je nachdem, in welche Richtung der Findungsprozess mit den wichtigsten Stakeholdern geht, kann die Umbenennung auch eine Änderung des Organisationsnamens umfassen. Das ausgewählte Unternehmen erhält im Laufe des Projekts angemessenen Zugang zur Führungsebene, den Mitarbeitern und Vorstandsmitgliedern von WESTAF. Es wird erwartet, dass das ausgewählte Unternehmen auch Input von den Kunden und wichtigen Stakeholdern von WESTAF einholt.

Die Neugestaltung umfasst eine Neugestaltung des aktuellen Logos von WESTAF, unterstrichen durch einen Slogan. Es ist wichtig zu beachten, dass die Organisation neben dem Hauptlogo und der Identität von WESTAF auch separate und eindeutige Logos für alle fünf ihrer Technologieprodukte sowie für einige (aber nicht alle) ihrer Förderprogramme, Versammlungen/Konferenzen und einige ihrer Programme hat, z. B. Emerging Leaders of Color (ELC). Während die Anforderung im Rahmen dieses Projekts nur darin besteht, das WESTAF-Logo neu zu gestalten, müssen die vorgelegten Empfehlungen zur Neugestaltung von WESTAF diese zusätzlichen Elemente innerhalb der Hierarchie der WESTAF-Organisation berücksichtigen.

Am Ende des Projekts wird das ausgewählte Unternehmen WESTAF eine endgültige Nomenklatur, ein Logo und einen Slogan, ein umsetzbares Markenpaket einschließlich einer detaillierten Aufbereitung der Marketingmaterialien (mit grafischen Elementen, Schriftarten und Farbpaletten) sowie ein Standardshandbuch liefern, das den Mitarbeitern Anleitungen für die reibungslose Umsetzung der neuen Marke bietet.

Die Umbenennung umfasst auch die Gestaltung und Entwicklung einer neuen Organisationswebsite. Die Website-Inhalte der derzeit in Entwicklung befindlichen vorläufigen WESTAF-Website müssen auf eine neue, benutzerfreundliche, elegante und moderne Vorlage migriert werden, die Fotos, visuelle Inhalte und Text integriert und gleichzeitig die grundlegende Sitemap der vorhandenen Website beibehält. Unsere Prioritäten für das neue Website-Design umfassen die Migration auf eine moderne Vorlage, die visuelles Storytelling unterstützt, die Gewährleistung, dass die Website zugänglich, rationalisiert und innovativ ist, sowie die Aktualisierung der Homepage, um sie dynamischer zu gestalten und wichtige Aktivitäten und Informationen besser hervorzuheben.

Mindestens ein Mitglied des WESTAF-Technologieteams steht für Unterstützung bei der Backend-Entwicklung, der WordPress-Konfiguration und anderen Verwaltungsaufgaben wie Sicherheit, SEO und Hosting zur Verfügung. Die neue WESTAF-Site muss mit allen gängigen Browsern (Chrome, Firefox, Safari und Edge) kompatibel sein und auf Mobil- und Desktopgeräten reagieren. Darüber hinaus muss die neue Site alle ADA-Zugänglichkeitsrichtlinien erfüllen und die WCAG-AA-ADA-Konformität erreichen.

Geschätzte Projektdauer

Es wird erwartet, dass das Rebranding-Projekt von der Vertragsunterzeichnung bis zur Fertigstellung etwa 8–10 Monate dauern wird.

Auswahlverfahren 

Die Auswahl eines endgültigen Partners für das Projekt erfolgt durch die MarComm-Abteilung sowie durch ein internes Auswahlkomitee, das anhand der im RFP angeforderten Informationen beurteilt, welches Unternehmen am besten für die Durchführung des Projekts geeignet ist. Das Auswahlkomitee behält sich das Recht vor, die Anzahl der Finalisten zu bestimmen, es wird jedoch erwartet, dass bis zu drei Unternehmen für eine weitere Prüfung ausgewählt werden.  

Zeitplan für das Auswahlverfahren 

Veröffentlichung der RFP: Woche vom 10. Januar 2022

Antworten fällig: 25. Januar 2022

Benachrichtigung der Finalisten per E-Mail: Woche vom 31. Januar 2022

Finalisteninterviews: Woche vom 7. Februar 2022

Auftragsvergabe: Woche vom 14. Februar 2022

Voraussichtlicher Projektbeginn: 1. März 2022

Voraussichtlicher Projektabschluss: 30. Dezember 2022

Anforderungen an die Einreichung 

Vorschläge müssen im PDF-Format per E-Mail an Leah Horn unter Leah.Horn@westaf.org gesendet werden und Folgendes enthalten: 

Firmenprofil, Geschäftsjahresdauer und Beschreibung der Kernkompetenzen des Unternehmens. 
Beschreibung der Designphilosophie und -methodik des Unternehmens. 
Portfolio ähnlicher Arbeiten, die für frühere Kunden ausgeführt wurden, einschließlich eines umfassenden Pakets, das die Rebranding-Maßnahmen durch die Entwicklung eines Slogans sowie Designelemente und Farben veranschaulicht, die in verschiedenen Werbematerialien umgesetzt wurden. 
Beschreibung der Verfügbarkeit des Unternehmens, das Projekt gemäß dem Zeitplan (siehe unten) zu beginnen. Geben Sie einen vorgeschlagenen Zeitplan für die Implementierung und Lieferung an. 
Liste der Servicegebühren für die Fertigstellung der angeforderten Elemente mit den geschätzten Gesamtkosten für die Fertigstellung des Projekts sowie Stundengebühren (mit geschätzter Stundenzahl) oder Pauschalsätzen für die Fertigstellung der folgenden Elemente: 

Slogan
Integrierte Bilder und ergänzende Designelemente/Schriftarten/Farbschemata 
Handbuch mit Standards für die nahtlose und einheitliche Umsetzung der Marke im gesamten Unternehmen 

Biografien der Schlüsselpersonen, die dem Projekt zugewiesen sind, einschließlich der Beschäftigungsdauer im Unternehmen. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen als Finalist ausgewählt wird, nur die Schlüsselpersonen zum Vorstellungsgespräch mitbringen dürfen, die an dem Kunden arbeiten werden. 
Drei Referenzen mit Angabe der Art der jeweils ausgeführten Arbeiten und dem Datum der Fertigstellung. Bitte geben Sie Firmennamen, Adresse, Telefonnummer und Ansprechpartner an. 
Eine Zusammenfassung, in der erläutert wird, warum Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. 

Antworten auf diese RFP müssen bis zum 25. Januar 2022 um 17:00 Uhr (MT) eingereicht werden. Nach der Prüfung können die Anbieter gebeten werden, sich mit den an diesem Projekt arbeitenden WESTAF-Mitarbeitern zu treffen. Die Benachrichtigung über das erfolgreiche Angebot erfolgt spätestens am 14. Februar 2022.

Vorschläge sollten die folgenden Abschnitte enthalten:

Zusammenfassung
Informationen zum Unternehmen
Qualifikationen, einschließlich einer Liste der letzten 5 abgeschlossenen Webprojekte mit Abschlussdaten, URLs und Kontaktinformationen
Eine Beschreibung Ihres Entwicklungsprozesses
Projektphasen
Testen
Vorgeschlagenes Team und Qualifikationen
Vorgeschlagener Zeitplan
Kostenvoranschläge aufgeschlüsselt nach Projektkomponenten sowie Ihr regulärer Abrechnungssatz
Kostenvoranschlag für die Migration der Site vom aktuellen Host
Geschäftsbedingungen