Solicitud de propuestas para proyectos de renovación de marca

Esta solicitud de propuestas es para renovar por completo la marca de Western States Arts Federation (WESTAF), una organización regional de arte y desarrollador experimentado de soluciones tecnológicas para las industrias artísticas y creativas. Buscamos una empresa o agencia con experiencia en la gestión de sitios de WordPress y cuyo trabajo se alinee con los siguientes valores de la organización:

Diversidad, equidad, inclusión y accesibilidad
Innovación, colaboración e intercambio de conocimientos
Artistas, creatividad y vitalidad creativa 
Defensa de las artes a nivel local, estatal y nacional

Sitio web actual: www.westaf.org
Presupuesto para renovación total de marca: $80,000-$100,000 
Fecha de lanzamiento de la nueva marca: 2 de enero de 2023

Antecedentes de la organización

WESTAF (Western States Arts Federation) es una organización regional sin fines de lucro dedicada a brindar servicios de arte y fortalecer la infraestructura financiera, organizativa y de políticas de las artes en el oeste. WESTAF ayuda a las agencias de arte estatales, organizaciones de arte y artistas en su búsqueda por servir a públicos diversos, enriquecer las vidas de las comunidades locales y brindar acceso a las artes y la educación artística para todos. A través de una programación innovadora, defensa, investigación, tecnología y concesión de subvenciones, WESTAF fomenta el avance creativo y la preservación de las artes a nivel regional y a través de una red nacional de clientes y alianzas.

Fundada en 1974, WESTAF está ubicada en Denver, Colorado y es gobernada por una junta directiva de 22 miembros compuesta por líderes de las artes en el Oeste. WESTAF presta servicios al territorio constituyente más grande de las seis Organizaciones Regionales de las Artes (RAO) de los EE. UU. e incluye Alaska, Arizona, California, Colorado, Hawái, Idaho, Montana, Nevada, Nuevo México, Oregón, Utah, Washington y Wyoming. Junto con las otras seis RAO (un colectivo nacional de organizaciones de servicios de arte sin fines de lucro basadas en lugares comprometidos con el fortalecimiento de la infraestructura de los Estados Unidos al aumentar el acceso a la creatividad para todos los estadounidenses), WESTAF trabaja en todo Estados Unidos para activar y operar iniciativas nacionales de arte, alentar y apoyar la colaboración entre regiones, estados y comunidades, y maximizar la coordinación de los recursos públicos y privados invertidos en programas de arte. 

Declaración de misión: “WESTAF combina tecnología, liderazgo intelectual diverso e innovación para dinamizar, establecer redes y financiar agencias y comunidades artísticas del sector público”.

Objetivos del proyecto

WESTAF ha tenido el mismo logotipo e identidad visual durante muchas décadas. Su declaración de misión y visión también se han mantenido prácticamente sin cambios. Nos gustaría reimaginar la marca WESTAF para que sea más fresca, más moderna y refleje cómo ha evolucionado la organización, reforzando su trabajo dinámico y diverso en los estados del Oeste, así como a nivel nacional con sus cinco productos tecnológicos distintos para el campo de las artes y la cultura. Durante el año pasado, el equipo de liderazgo sénior de WESTAF participó en debates estratégicos para aclarar nuestra identidad, incluida una declaración de valores renovada, principios rectores y una misión y visión más claras.

Público objetivo

El Fondo Nacional para las Artes
Agencias estatales y jurisdiccionales de arte
Organizaciones artísticas regionales
Organizaciones nacionales de servicios de arte
Entidades gubernamentales nacionales
Agencias estatales de arte
Artistas 
Organizaciones culturales 
Organizaciones artísticas (estatales, municipales y locales)
Defensores de las artes 
Financiadores públicos y privados: fundaciones, corporaciones, entidades gubernamentales
Exalumnos de Líderes Emergentes de Color (ELC)
Beneficiarios actuales/anteriores
Profesionales de la educación artística
Organizaciones comunitarias/socios
Junta Directiva de WESTAF
Clientes de los productos tecnológicos de WESTAF
Miembros de los medios de comunicación: artes, economía creativa, políticas y defensa de derechos

Antecedentes y desafíos

WESTAF tiene varias submarcas no solo en sus programas de subvenciones y reuniones, sino también en sus cinco productos tecnológicos, cada uno con su propia identidad de marca distintiva. Es un desafío explicar cómo los productos tecnológicos de WESTAF se conectan, contribuyen y sostienen nuestros programas y servicios de promoción, políticas y equidad dentro de WESTAF, así como la mejor manera de mejorar esta comprensión entre nuestras distintas audiencias. 

A medida que la reputación regional y nacional de WESTAF en materia de promoción, políticas, responsabilidad social e inclusión continúa fortaleciéndose, es importante que nuestros programas y servicios y los valores de WESTAF ocupen un lugar central en nuestros productos tecnológicos, una jerarquía que no es prominente ni está claramente articulada en nuestra marca actual. Buscamos reinventar nuestra narrativa y la forma en que contamos la historia de WESTAF, así como las historias de los diversos artistas y comunidades del Oeste.

Actualmente estamos en el proceso de actualizar nuestro sitio web a una plantilla más actual que sea más moderna, dinámica, visual, accesible y fácil de usar. Esperamos completar este trabajo antes del 31 de marzo de 2022. El sitio web actual de WESTAF, lanzado hace más de seis años, fue desarrollado inicialmente por un ex miembro del personal en una plataforma WordPress. Luego, WESTAF contrató a una empresa para completar el proyecto, sin embargo, el sitio se construyó de una manera que hace que sea muy oneroso administrarlo y actualizarlo. Mantenemos el sitio internamente, pero con muchos desafíos. A menudo son necesarias soluciones alternativas, con resultados mixtos.

Alcance del proyecto

Buscamos una empresa o agencia con amplia experiencia en el cambio de marca de organizaciones; se prefiere experiencia en el cambio de marca de organizaciones sin fines de lucro y/o artísticas y creativas. La agencia seleccionada idealmente estará ubicada en la región occidental de los Estados Unidos y será propiedad o dirigida por BIPOC y/o mujeres. La empresa seleccionada trabajará en estrecha colaboración con el Departamento de Marketing y Comunicaciones de WESTAF para brindar una recomendación integral para el cambio de marca de la organización, incluido el desarrollo del logotipo, el mensaje y el desarrollo del sitio web. Dependiendo de la dirección que tome el proceso de descubrimiento con las partes interesadas clave, el cambio de marca también puede incluir un cambio de nombre organizacional. La empresa seleccionada tendrá acceso adecuado a la alta dirección, el personal y los miembros de la junta directiva de WESTAF durante el transcurso del proyecto. Se espera que la empresa seleccionada también busque aportes de los clientes y las partes interesadas clave de WESTAF.

El esfuerzo de renovación de la marca incluirá un rediseño del logotipo actual de WESTAF, reforzado con un eslogan. Es importante señalar que, además del logotipo y la identidad principales de WESTAF, la organización también tiene logotipos separados y distintos para sus cinco productos tecnológicos, así como para algunos (pero no todos) de sus programas de subvenciones, reuniones/conferencias y algunos de sus programas, por ejemplo, Emerging Leaders of Color (ELC). Si bien la solicitud dentro de este proyecto es solo rediseñar el logotipo de WESTAF, las recomendaciones presentadas para renovar la marca de WESTAF deberán considerar estos elementos adicionales dentro de la jerarquía de la organización WESTAF.

Al finalizar el proyecto, la empresa seleccionada proporcionará a WESTAF una nomenclatura, un logotipo y un eslogan finalizados, un paquete de marca ejecutable que incluye un tratamiento detallado de los materiales de marketing (con elementos gráficos, fuentes y paletas de colores) y un manual de estándares que orientará al personal para ejecutar sin problemas la nueva marca.

El cambio de marca también incluirá el diseño y desarrollo de un nuevo sitio web organizacional. El contenido del sitio web provisional de WESTAF, que actualmente se encuentra en desarrollo, deberá migrarse a una nueva plantilla fácil de usar, elegante y moderna que integre fotos, contenido visual y texto, al mismo tiempo que conserve el mapa del sitio básico del sitio existente. Nuestras prioridades para el nuevo diseño del sitio incluyen migrar a una plantilla moderna que admita la narración visual, garantizar que el sitio web sea accesible, optimizado e innovador, actualizar la página de inicio para que sea más dinámica y destaque mejor las actividades e información clave.

Al menos un miembro del equipo de tecnología de WESTAF estará disponible para brindar asistencia con el desarrollo de back-end, la configuración de WordPress y otras tareas administrativas como seguridad, SEO y alojamiento. El nuevo sitio de WESTAF debe ser compatible con todos los navegadores principales (Chrome, Firefox, Safari y Edge) y responder a dispositivos móviles y de escritorio. Además, el nuevo sitio debe cumplir con todas las pautas de accesibilidad de la ADA, alcanzando el cumplimiento de la norma WCAG-AA ADA.

Duración estimada del proyecto

Se prevé que el proyecto de cambio de marca tardará aproximadamente entre 8 y 10 meses desde la firma del contrato hasta su finalización.

Proceso de selección 

La selección de un socio final para el proyecto será determinada por el Departamento de MarComm, así como por un comité de selección interno que evaluará qué empresa está mejor calificada para completar el proyecto en función de la información solicitada en la solicitud de propuestas. El comité de selección se reserva el derecho de determinar el número de finalistas, pero se espera que se seleccionen hasta tres empresas para su posterior consideración.  

Cronograma del proceso de selección 

Emisión de RFP: Semana del 10 de enero de 2022

Fecha límite para enviar respuestas: 25 de enero de 2022

Finalistas notificados por correo electrónico: semana del 31 de enero de 2022

Entrevistas a los finalistas: semana del 7 de febrero de 2022

Adjudicación del contrato: Semana del 14 de febrero de 2022

Inicio previsto del proyecto: 1 de marzo de 2022

Fecha prevista de finalización del proyecto: 30 de diciembre de 2022

Requisitos de presentación 

Las propuestas deben enviarse en formato .pdf por correo electrónico a Leah Horn a: Leah.Horn@westaf.org y deben incluir lo siguiente: 

Perfil de la empresa, antigüedad en el negocio y una descripción de las competencias principales de la empresa. 
Descripción de la filosofía y metodología de diseño de la firma. 
Portafolio de trabajos similares realizados para clientes anteriores, incluido un paquete integral que ilustra el cambio de marca a través del desarrollo de eslóganes y elementos de diseño y colores aplicados a una variedad de piezas promocionales. 
Descripción de la disponibilidad de la empresa para iniciar el proyecto de acuerdo con el cronograma (ver a continuación). Proponer un cronograma propuesto para la implementación y entrega. 
Lista de tarifas de servicios para la finalización de los elementos según lo solicitado, con el costo total estimado para completar el proyecto y tarifas por hora (con número de horas estimado) o tarifas fijas para completar lo siguiente: 

Lema
Imágenes integradas y elementos de diseño complementarios/esquemas de fuentes/colores 
Manual de estándares para implementar la marca en toda la organización de manera fluida y consistente 

Biografías de las personas clave asignadas al proyecto, incluida la experiencia en la empresa. Tenga en cuenta que si su empresa es seleccionada como finalista, se le solicitará que lleve a la entrevista únicamente a las personas clave que trabajarán en la cuenta. 
Tres referencias que incluyan el tipo de trabajo realizado para cada una y la fecha de finalización. Incluya el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y el nombre de contacto. 
Un resumen que explica por qué su empresa es la más calificada. 

Las respuestas a esta solicitud de propuestas deben presentarse antes del 25 de enero de 2022 a las 5:00 p. m. (hora de las Montañas Rocosas). Luego de la revisión, se les puede solicitar a los proveedores que se reúnan con el personal de WESTAF que trabaja en este proyecto. La notificación de la oferta ganadora se realizará a más tardar el 14 de febrero de 2022.

Las propuestas deberán contener las siguientes secciones:

Resumen ejecutivo
Información corporativa
Calificaciones, incluida una lista de los últimos 5 proyectos web completados con fechas de finalización, URL e información de contacto
Una descripción de su proceso de desarrollo
Etapas del proyecto
Pruebas
Equipo propuesto y cualificaciones
Calendario propuesto
Estimaciones de costos desglosadas por componente del proyecto, así como su tarifa facturable regular
Estimación de costos para migrar un sitio desde el host actual
Términos y condiciones