Запрос предложений на проект ребрендинга

Этот запрос предложений касается полного ребрендинга Western States Arts Federation (WESTAF), региональной организации искусств и опытного разработчика технологических решений для искусств и творческих индустрий. Мы ищем фирму или агентство с опытом управления сайтами WordPress и чья работа соответствует следующим ценностям организации:

Разнообразие, равенство, инклюзивность и доступность
Инновации, сотрудничество и обмен знаниями
Художники, креативность и творческая энергия 
Пропаганда искусства на местном, государственном и национальном уровнях

Текущий веб-сайт: www.westaf.org
Бюджет на полный ребрендинг: $80,000-$100,000 
Дата запуска нового бренда: 2 января 2023 г.

История организации

WESTAF (Western States Arts Federation) — региональная некоммерческая организация, оказывающая услуги в сфере искусства, которая занимается укреплением финансовой, организационной и политической инфраструктуры искусств на Западе. WESTAF помогает государственным художественным агентствам, художественным организациям и художникам в их стремлении служить разнообразной аудитории, обогащать жизнь местных сообществ и предоставлять доступ к искусству и художественному образованию для всех. С помощью инновационного программирования, пропаганды, исследований, технологий и предоставления грантов WESTAF поощряет творческое развитие и сохранение искусств на региональном уровне и через национальную сеть клиентов и альянсов.

Основанная в 1974 году, WESTAF находится в Денвере, штат Колорадо, и управляется советом попечителей из 22 членов, состоящим из лидеров искусств на Западе. WESTAF обслуживает крупнейшую территорию из шести региональных организаций искусств США (RAOs) и включает Аляску, Аризону, Калифорнию, Колорадо, Гавайи, Айдахо, Монтану, Неваду, Нью-Мексико, Орегон, Юту, Вашингтон и Вайоминг. Наряду с другими шестью RAO (национальным коллективом некоммерческих организаций по обслуживанию искусств, базирующихся на местах и стремящихся укрепить инфраструктуру Америки путем расширения доступа к творчеству для всех американцев), WESTAF работает по всей территории Соединенных Штатов, чтобы активировать и управлять национальными инициативами в области искусства, поощрять и поддерживать сотрудничество между регионами, штатами и сообществами и максимизировать координацию государственных и частных ресурсов, инвестируемых в программы по искусству. 

Заявление о миссии: «WESTAF объединяет технологии, разнообразное лидерство и инновации для активизации, налаживания связей и финансирования государственных учреждений и сообществ в сфере искусств».

Цели проекта

WESTAF имеет один и тот же логотип и визуальную идентичность на протяжении многих десятилетий. Его миссия и видение также в значительной степени остались неизменными. Мы хотели бы переосмыслить бренд WESTAF, чтобы он стал более свежим, современным и отражал развитие организации — усиливая ее динамичную и разнообразную работу в западных штатах, а также на национальном уровне с помощью ее пяти отдельных технологических продуктов для сферы искусства и культуры. За последний год команда высшего руководства WESTAF участвовала в стратегических обсуждениях, чтобы прояснить нашу идентичность, включая обновленное заявление о ценностях, руководящие принципы и более четкую миссию и видение.

Целевая аудитория(и)

Национальный фонд искусств
Государственные и юрисдикционные учреждения по делам искусств
Региональные организации искусств
Национальные организации по обслуживанию искусств
Национальные государственные органы
Государственные учреждения по искусству
Художники 
Культурные организации 
Художественные организации (государственные, городские и местные)
Защитники искусств 
Государственные и частные спонсоры: фонды, корпорации, государственные учреждения
Выпускники программы «Восходящие лидеры цветного мира» (ELC)
Текущие/предыдущие получатели грантов
Профессионалы в области художественного образования
Общественные организации/партнеры
Совет попечителей WESTAF
Клиенты технологической продукции WESTAF
Представители СМИ: искусство, креативная экономика, политика и пропаганда

Предыстория и проблемы

WESTAF имеет несколько суббрендов не только в своих грантовых программах и конференциях, но и в своих пяти технологических продуктах, каждый из которых имеет свою собственную отличительную идентичность бренда. Сложно объяснить, как технологические продукты WESTAF связывают, способствуют и поддерживают наши программы и услуги по защите интересов, политике и справедливости в рамках WESTAF, а также как лучше всего улучшить это понимание среди нашей различной аудитории. 

Поскольку региональная и национальная репутация WESTAF в области адвокации, политики, социальной ответственности и инклюзивности продолжает укрепляться, важно, чтобы наши программы и услуги, а также ценности WESTAF были на переднем плане и в центре наших технологических продуктов, иерархия, которая не является заметной или четко выраженной в нашем текущем бренде. Мы стремимся переосмыслить наше повествование и то, как мы рассказываем историю WESTAF, а также истории различных художников и сообществ на Западе.

Сейчас мы находимся в процессе обновления нашего веб-сайта до более актуального шаблона, который является более современным, динамичным, наглядным, доступным и удобным для пользователя. Мы рассчитываем завершить эту работу к 31 марта 2022 года. Текущий веб-сайт WESTAF, запущенный более шести лет назад, изначально был разработан бывшим сотрудником на платформе WordPress. Затем WESTAF нанял фирму для завершения проекта, однако сайт был создан таким образом, что его очень сложно управлять и обновлять. Мы поддерживаем сайт внутри компании, но с множеством проблем. Часто необходимы обходные пути, которые дают неоднозначные результаты.

Объем проекта

Мы ищем фирму или агентство с большим опытом в ребрендинге организаций; опыт ребрендинга некоммерческих и/или художественных и творческих организаций предпочтителен. Успешное агентство в идеале будет расположено в западном регионе Соединенных Штатов и будет принадлежать или возглавляться BIPOC и/или женщинами. Выбранная фирма будет тесно сотрудничать с отделом маркетинга и коммуникаций WESTAF, чтобы предоставить комплексные рекомендации по ребрендингу организации, включая разработку логотипа, сообщений и веб-сайта. В зависимости от направления процесса знакомства с ключевыми заинтересованными сторонами, ребрендинг может также включать изменение названия организации. Выбранной фирме будет предоставлен соответствующий доступ к высшему руководству, персоналу и членам совета директоров WESTAF в ходе проекта. Ожидается, что выбранная фирма также будет искать мнения клиентов и ключевых заинтересованных сторон WESTAF.

Ребрендинговые усилия будут включать редизайн текущего логотипа WESTAF, усиленного слоганом. Важно отметить, что в дополнение к основному логотипу и идентичности WESTAF, организация также имеет отдельные и отличительные логотипы для всех пяти своих технологических продуктов, а также некоторых (но не всех) своих грантовых программ, собраний/конференций и некоторых своих программ, например, Emerging Leaders of Color (ELC). Хотя запрос в рамках этого проекта заключается только в редизайне логотипа WESTAF, рекомендации, представленные для ребрендинга WESTAF, должны будут учитывать эти дополнительные элементы в иерархии организации WESTAF.

По завершении проекта выбранная фирма предоставит WESTAF окончательную номенклатуру, логотип и слоган, исполняемый пакет бренда, включая подробную обработку маркетинговых материалов (с графическими элементами, шрифтами и цветовыми палитрами), а также руководство по стандартам, которое будет служить руководством для персонала по бесперебойной работе с новым брендом.

Ребрендинг также будет включать в себя проектирование и разработку нового организационного веб-сайта. Контент сайта с находящегося в разработке временного веб-сайта WESTAF необходимо будет перенести на новый, удобный для пользователя, элегантный и современный шаблон, который объединяет фотографии, визуальный контент и текст, сохраняя при этом базовую карту сайта существующего сайта. Наши приоритеты для нового дизайна сайта включают в себя переход на современный шаблон, поддерживающий визуальное повествование, обеспечение доступности, упрощения и инновационности веб-сайта, обновление домашней страницы для большей динамичности и лучшего выделения ключевых мероприятий и информации.

По крайней мере один член технологической команды WESTAF будет доступен для помощи с разработкой бэкэнда, настройкой WordPress и другими административными задачами, такими как безопасность, SEO и хостинг. Новый сайт WESTAF должен быть совместим со всеми основными браузерами (Chrome, Firefox, Safari и Edge) и реагировать на мобильные и настольные устройства. Кроме того, новый сайт должен соответствовать всем рекомендациям по доступности ADA, достигая соответствия WCAG-AA ADA.

Предполагаемая продолжительность проекта

Ожидается, что проект ребрендинга займет около 8–10 месяцев с момента подписания контракта до его завершения.

Процесс отбора 

Выбор окончательного партнера для проекта будет определяться Департаментом MarComm, а также внутренним отборочным комитетом, который оценит, какая фирма наиболее квалифицирована для завершения проекта на основе информации, запрашиваемой в RFP. Отборочный комитет оставляет за собой право определять количество финалистов, но ожидается, что для дальнейшего рассмотрения будет отобрано до трех фирм.  

График процесса отбора 

Выпуск запроса предложений: неделя с 10 января 2022 г.

Срок подачи ответов: 25 января 2022 г.

Финалисты будут уведомлены по электронной почте: неделя с 31 января 2022 г.

Интервью с финалистами: неделя с 7 февраля 2022 г.

Присуждение контракта: неделя с 14 февраля 2022 г.

Ожидаемое начало проекта: 1 марта 2022 г.

Ожидаемое завершение проекта: 30 декабря 2022 г.

Требования к подаче 

Предложения должны быть отправлены в формате .pdf по электронной почте Лие Хорн по адресу: Leah.Horn@westaf.org и должны включать следующее: 

Профиль фирмы, продолжительность деятельности и описание основных компетенций фирмы. 
Описание философии и методологии дизайна фирмы. 
Портфолио аналогичных работ, выполненных для предыдущих клиентов, включая комплексный пакет, иллюстрирующий ребрендинг посредством разработки слогана, а также элементов дизайна и цветов, использованных в различных рекламных материалах. 
Описание готовности фирмы начать проект в соответствии с графиком (см. ниже). Укажите предполагаемые сроки реализации и поставки. 
Список сборов за услуги по завершению запрошенных элементов с указанием общей предполагаемой стоимости завершения проекта и почасовых ставок (с предполагаемым количеством часов) или фиксированных ставок за выполнение следующих работ: 

Слоган
Интегрированные изображения и дополнительные элементы дизайна/шрифты/цветовые схемы 
Руководство по стандартам для бесперебойного и последовательного внедрения бренда во всей организации 

Биографии ключевых лиц, назначенных на проект, включая срок работы в фирме. Обратите внимание, что если ваша фирма будет выбрана в качестве финалиста, вас попросят привести на собеседование только тех ключевых лиц, которые будут работать над счетом. 
Три ссылки, включая тип выполненной работы для каждой и дату завершения. Пожалуйста, укажите название компании, адрес, номер телефона и имя контактного лица. 
Краткое изложение того, почему ваша фирма наиболее квалифицирована. 

Ответы на этот запрос предложений должны быть поданы до 25 января 2022 г., 17:00 (по горному времени). После рассмотрения поставщики могут быть приглашены на встречу с сотрудниками WESTAF, работающими над этим проектом. Уведомление о победившей заявке будет сделано не позднее 14 февраля 2022 г.

Предложения должны содержать следующие разделы:

Управляющее резюме
Корпоративная информация
Квалификации, включая список последних 5 завершенных веб-проектов с датами окончания, URL-адресами и контактной информацией
Описание вашего процесса разработки
Этапы проекта
Тестирование
Предлагаемая команда и квалификация
Предлагаемый график
Смета расходов с разбивкой по компонентам проекта, а также ваша обычная тарифная ставка
Оценка стоимости переноса сайта с текущего хостинга
Условия и положения