Demande de devis pour les archives d'art public

PAA-Business : Appel d'offres technique pour développement externe 2022
SECTION UN
Introduction
La Public Art Archive™ (PAA), un service technologique alimenté par la Western States Arts Federation (WESTAF), demande des qualifications de fournisseurs pour un projet d'expansion en deux volets comprenant :

Un audit technique qui permet d'identifier les problèmes dans les systèmes, les flux de travail et les fonctionnalités actuels, et d'identifier des solutions pour réduire les processus chronophages et manuels qui accompagnent la croissance du système ; et
La création d'une feuille de route produit, puis le développement et le lancement ultérieurs de nouvelles fonctionnalités et de modifications du système en fonction des objectifs PAA établis et des recommandations de l'audit technique.

Présentation de l'organisation
WESTAF (Western States Arts Federation) est une organisation régionale de services artistiques à but non lucratif qui se consacre au renforcement de l'infrastructure financière, organisationnelle et politique des arts dans l'Ouest. WESTAF aide les agences artistiques des États, les organisations artistiques et les artistes dans leur quête de servir des publics divers, d'enrichir la vie des communautés locales et de donner accès aux arts et à l'éducation artistique à tous. Grâce à une programmation innovante, à des activités de plaidoyer, à la recherche, à la technologie et à l'octroi de subventions, WESTAF encourage l'avancement créatif et la préservation des arts au niveau régional et à travers un réseau national de clients et d'alliances.
Fondée en 1974, WESTAF est située à Denver, dans le Colorado, et est dirigée par un conseil d'administration de 22 membres composé de leaders artistiques de l'Ouest. WESTAF dessert le plus grand territoire constitutif des six organisations artistiques régionales (RAO) des États-Unis et comprend l'Alaska, l'Arizona, la Californie, le Colorado, Hawaï, l'Idaho, le Montana, le Nevada, le Nouveau-Mexique, l'Oregon, l'Utah, Washington et le Wyoming. Aux côtés des six autres RAO (un collectif national d'organisations de services artistiques à but non lucratif basées sur le territoire et engagées à renforcer l'infrastructure de l'Amérique en augmentant l'accès à la créativité pour tous les Américains), WESTAF travaille à travers les États-Unis pour activer et gérer des initiatives artistiques nationales, encourager et soutenir la collaboration entre les régions, les États et les communautés, et maximiser la coordination des ressources publiques et privées investies dans les programmes artistiques. 
À propos des Archives d'art public
Développé avec la mission de rendre l'art public plus public, le programme Public Art Archive (PAA), créé et géré par WESTAF, fournit des ressources gratuites et à faible coût pour le domaine de l'art public. Conçu pour les artistes, les administrateurs, les consultants, les planificateurs, les éducateurs et les chercheurs, le public de tous âges et de tous horizons peut utiliser les services du PAA, qui incluent la possibilité de : 

Documentez les œuvres d'art publiques du monde entier en utilisant le système de gestion de collection en ligne construit en partenariat avec CollectionSpace spécifiquement pour le domaine de l'art public ;
Fournir un accès gratuit aux informations sur les œuvres d'art publiques dans un référentiel central hébergé sur les plateformes publicartarchive.org et locate.publicartarchive.org ;
Développer des ressources pour informer des publics divers sur l’étendue et la profondeur de ce qui constitue l’art public aujourd’hui ;
Soutenir les meilleures pratiques en matière de catalogage de l’art public grâce à la normalisation des types d’enregistrements et des vocabulaires ;
Présentez les variations de type de travail, de fonction, de matériau et de sujet, et permettez aux utilisateurs de filtrer et de trier divers termes de recherche ; et
Encourager un engagement soutenu avec l’art public pour soutenir l’exploration physique grâce à des capacités de cartographie intuitives sur des plateformes de bureau et mobiles.

La vision de l'AAP
La vision de Public Art Archive est de capturer, d'indexer et d'inventorier chaque œuvre d'art public aux États-Unis et éventuellement dans le monde, puis de la rendre gratuite et universellement accessible à tous. Depuis la création du programme en 2010, sa mission « rendre l'art public plus public » a guidé une croissance continue dans l'une des plus grandes bases de données actives d'art public, avec plus de 17 000 enregistrements représentant des œuvres de plus de 6 000 artistes. La documentation couvrant les expériences vécues, les frontières géographiques, les budgets et les types d'œuvres est réunie par les organisations et les artistes contributeurs dans une ressource centralisée et librement accessible. Cette base de données singulière et faisant autorité offre des opportunités de découvrir et d'explorer l'art public au-delà des contraintes des sites Web spécifiques aux collections.
DEUXIÈME SECTION
Objectifs du projet

Les principaux objectifs suivants ont été fixés pour ce projet :

Établir des portails en ligne qui soutiennent l’engagement envers l’art public : L’un des objectifs clés de ce projet est d’élargir et d’approfondir l’engagement du public envers l’art public à travers une plateforme Web conviviale, hautement visuelle et attrayante.
Renforcer l’infrastructure des outils de gestion des collections : le système de gestion des collections en est maintenant à sa troisième année. Le PAA peut renforcer l’infrastructure et l’évolutivité du projet en développant davantage les outils d’intégration de données pour les ensembles de données, en créant des flux de travail plus rationalisés pour la publication des données et en élargissant les capacités de reporting qui peuvent fournir des données actuellement non mesurées au secteur de l’économie créative.
Élargir la gamme et le volume du matériel dans les archives : en renforçant la capacité des outils d'importation et de l'infrastructure technologique de la PAA, les archives peuvent commencer à augmenter le nombre total d'enregistrements dans la base de données de manière exponentielle et à un rythme plus rapide. La création d'intégrations plus intuitives pour intégrer divers types de médias fournira une image plus complète de l'ensemble du processus de l'art public et élargira la gamme de contenu.
Développer un site gratuit pour le public, facile à utiliser, accessible et financièrement viable : conformément à la philosophie de WESTAF en matière de durabilité, le site doit être conçu de manière à être financièrement autonome, accessible et explorable gratuitement par le public, et gratuit pour la soumission d'œuvres par des artistes et des organisations artistiques publiques. Si l'objectif ultime est de fournir un accès gratuit au public, l'objectif ambitieux est que la PAA soit financièrement viable grâce à l'octroi de licences pour des outils de gestion et d'engagement des collections. 

Budget du projet
Le budget de ce projet est de 150 000 à 200 000 T, ce qui comprend à la fois l’audit technique et la planification et le développement techniques.
Audience et utilisateurs
L'audience et la base d'utilisateurs de PAA sont réparties dans les catégories générales suivantes :

Artistes publics contributeurs  
Organismes/organisations contributeurs  
Utilisateurs généraux  
Utilisateurs du système de gestion des collections
Utilisateurs du module complémentaire PAA  
Personnel de la WESTAF/PAA

Technologies du projet
Public Art Archive utilise les technologies suivantes : WordPress, développement de plugins WP, Google Maps, MySQL, MongoDb, Apache Solr, CollectionSpace/Nuxeo, Angular, Python et PHP.
SECTION TROIS
Processus de demande de devis et critères d'évaluation
Cette demande de devis a été transmise à chaque répondant avec les mêmes délais et exigences depuis sa date d'entrée en vigueur le 27 janvier 2022. Les soumissions sont acceptées par soumission de formulaire et par courrier électronique uniquement. Les répondants seront évalués en interne par les membres des équipes commerciales, technologiques et de direction de WESTAF. Le comité d'évaluation procédera à des examens indépendants des documents et soumettra des notes sur une échelle de 1 à 10, avec les catégories pondérées suivantes :

Expérience pertinente (33%) – Similitude avec d’autres projets ou capacité démontrée à gérer un projet de portée et de taille similaires. 
Connaissances techniques (33%) – Diversité des expériences, des plateformes/langages utilisés et des compétences techniques de base.
Alignement avec WESTAF (33%) – Alignement avec les valeurs, les principes directeurs, la vision et les priorités de WESTAF. 

Après une évaluation et une notation initiales, WESTAF sélectionnera jusqu'à trois candidats pour passer à la phase suivante. Les meilleurs candidats seront invités à participer à un entretien de 60 à 90 minutes avec WESTAF pour discuter de leurs qualifications et de leurs compétences. Une fois tous les entretiens menés, un seul candidat fournisseur sera identifié et sélectionné pour le projet.
Chronologie
Lancement de l'appel d'offres : semaine du 27 janvier 2022
Date limite de réponse : 18 février 2022
Les finalistes seront informés par courriel : 8 mars 2022
Entretiens avec les finalistes : du 9 au 18 mars 2022
Attribution du contrat : 21 – 31 mars 2022
Début provisoire du projet : 1er avril 2022
Date d'achèvement provisoire du projet : 30 décembre 2022
Veuillez noter que les dates de début et de fin prévues pour ce projet sont provisoires. Nous prévoyons que les travaux techniques commenceront en mars 2022, et que le développement suivra. Les dates de fin du projet pourraient s'étendre au-delà de décembre 2022.
SECTION QUATRE
Conditions de soumission
Un formulaire complété doit être soumis à WESTAF avant 17 heures MST le 18 février 2022. Téléchargez des documents supplémentaires via le formulaire Google ou envoyez-les par e-mail au format PDF à PAArchive@westaf.org avec la ligne d'objet : Réponse à la demande de devis pour les archives d'art public. Vous devez vous connecter avec votre compte Google pour accéder au formulaire en ligne. Cliquez ici pour accéder au formulaire de demande de devis ou saisissez https://bit.ly/paarfq.
Vous pouvez également télécharger cette version PDF du même formulaire et le soumettre directement à PAArchive@westaf.org.
Ces informations seront partagées en interne avec le personnel de WESTAF uniquement dans le but d'évaluer et de comparer les répondants.