Appel d'offres pour un projet de rebranding

Cet appel d'offres concerne une refonte complète de la Western States Arts Federation (WESTAF), une organisation artistique régionale et un développeur expérimenté de solutions technologiques pour les arts et les industries créatives. Nous recherchons une entreprise ou une agence ayant de l'expérience dans la gestion de sites WordPress et dont le travail s'aligne sur les valeurs suivantes de l'organisation :

Diversité, équité, inclusion et accessibilité
Innovation, collaboration et partage des connaissances
Artistes, créativité et vitalité créatrice 
Défense des arts aux niveaux local, étatique et national

Site Web actuel : www.westaf.org
Budget pour une refonte complète de la marque : $80 000-$100 000 
Date de lancement de la nouvelle marque : 2 janvier 2023

Contexte de l'organisation

WESTAF (Western States Arts Federation) est une organisation régionale de services artistiques à but non lucratif qui se consacre au renforcement de l'infrastructure financière, organisationnelle et politique des arts dans l'Ouest. WESTAF aide les agences artistiques des États, les organisations artistiques et les artistes dans leur quête de servir des publics divers, d'enrichir la vie des communautés locales et de donner accès aux arts et à l'éducation artistique à tous. Grâce à une programmation innovante, à des activités de plaidoyer, à la recherche, à la technologie et à l'octroi de subventions, WESTAF encourage l'avancement créatif et la préservation des arts au niveau régional et à travers un réseau national de clients et d'alliances.

Fondée en 1974, WESTAF est située à Denver, dans le Colorado, et est dirigée par un conseil d'administration de 22 membres composé de leaders artistiques de l'Ouest. WESTAF dessert le plus grand territoire constitutif des six organisations artistiques régionales (RAO) des États-Unis et comprend l'Alaska, l'Arizona, la Californie, le Colorado, Hawaï, l'Idaho, le Montana, le Nevada, le Nouveau-Mexique, l'Oregon, l'Utah, Washington et le Wyoming. Aux côtés des six autres RAO (un collectif national d'organisations de services artistiques à but non lucratif basées sur le territoire et engagées à renforcer l'infrastructure de l'Amérique en augmentant l'accès à la créativité pour tous les Américains), WESTAF travaille à travers les États-Unis pour activer et gérer des initiatives artistiques nationales, encourager et soutenir la collaboration entre les régions, les États et les communautés, et maximiser la coordination des ressources publiques et privées investies dans les programmes artistiques. 

Énoncé de mission : « WESTAF allie technologie, leadership éclairé diversifié et innovation pour dynamiser, mettre en réseau et financer les agences et les communautés artistiques du secteur public. »

Objectifs du projet

La WESTAF a conservé le même logo et la même identité visuelle depuis plusieurs décennies. Sa mission et sa vision sont également restées en grande partie inchangées. Nous souhaitons réinventer la marque WESTAF pour qu'elle soit plus fraîche, plus moderne et pour refléter l'évolution de l'organisation, en renforçant son travail dynamique et diversifié dans les États de l'Ouest, ainsi qu'à l'échelle nationale avec ses cinq produits technologiques distincts pour le domaine des arts et de la culture. Au cours de l'année écoulée, l'équipe de direction de la WESTAF a engagé des discussions stratégiques pour clarifier notre identité, notamment une déclaration de valeurs actualisée, des principes directeurs et une mission et une vision plus claires.

Public(s) cible(s)

Le Fonds national pour les arts
Agences artistiques étatiques et juridictionnelles
Organisations artistiques régionales
Organismes nationaux de services artistiques
Entités gouvernementales nationales
Agences artistiques d'État
Artistes 
Organismes culturels 
Organisations artistiques (étatiques, municipales et locales)
Défenseurs des arts 
Bailleurs de fonds publics et privés : fondations, entreprises, entités gouvernementales
Anciens élèves du programme Emerging Leaders of Color (ELC)
Bénéficiaires actuels/anciens
Professionnels de l'éducation artistique
Organismes/partenaires communautaires
Conseil d'administration de WESTAF
Clients des produits technologiques WESTAF
Membres des médias : arts, économie créative, politique et plaidoyer

Contexte et défis

WESTAF possède plusieurs sous-marques non seulement dans ses programmes de subventions et ses rassemblements, mais aussi dans ses cinq produits technologiques, chacun avec sa propre identité de marque distincte. Il est difficile d'expliquer comment les produits technologiques de WESTAF se connectent, contribuent et soutiennent nos programmes et services de plaidoyer, de politique et d'équité au sein de WESTAF, ainsi que la meilleure façon d'améliorer cette compréhension auprès de nos différents publics. 

Alors que la réputation régionale et nationale de WESTAF en matière de plaidoyer, de politique, de responsabilité sociale et d'inclusion continue de se renforcer, il est important que nos programmes et services ainsi que les valeurs de WESTAF soient au premier plan de nos produits technologiques, une hiérarchie qui n'est pas proéminente ou clairement articulée dans notre marque actuelle. Nous cherchons à réimaginer notre récit et la manière dont nous racontons l'histoire de WESTAF, ainsi que les histoires des divers artistes et communautés de l'Ouest.

Nous sommes actuellement en train de mettre à jour notre site Web vers un modèle plus actuel, plus moderne, plus dynamique, plus visuel, plus accessible et plus convivial. Nous prévoyons de terminer ce travail d'ici le 31 mars 2022. Le site Web actuel de WESTAF, lancé il y a plus de six ans, a été initialement développé par un ancien membre du personnel sur une plateforme WordPress. WESTAF a ensuite embauché une entreprise pour mener à bien le projet, mais le site a été construit d'une manière qui le rend très onéreux à gérer et à mettre à jour. Nous maintenons le site en interne, mais avec de nombreux défis. Des solutions de contournement sont souvent nécessaires, avec des résultats mitigés.

Portée du projet

Nous recherchons une entreprise ou une agence possédant une vaste expérience dans le changement de marque d'organisations ; une expérience dans le changement de marque d'organisations à but non lucratif et/ou artistiques et créatives est préférable. L'agence retenue sera idéalement située dans la région ouest des États-Unis et sera détenue ou dirigée par des BIPOC et/ou des femmes. L'entreprise sélectionnée travaillera en étroite collaboration avec le département marketing et communication de WESTAF pour fournir une recommandation complète pour le changement de marque de l'organisation, y compris le développement du logo, de la messagerie et du site Web. Selon la direction que prendra le processus de découverte avec les principales parties prenantes, le changement de marque peut également inclure un changement de nom de l'organisation. L'entreprise sélectionnée bénéficiera d'un accès approprié à la haute direction, au personnel et aux membres du conseil d'administration de WESTAF au cours du projet. Il est prévu que l'entreprise sélectionnée sollicite également l'avis des clients et des principales parties prenantes de WESTAF.

L'effort de changement de marque comprendra une refonte du logo actuel de WESTAF, renforcé par un slogan. Il est important de noter qu'en plus du logo et de l'identité principaux de WESTAF, l'organisation dispose également de logos distincts pour chacun de ses cinq produits technologiques, ainsi que pour certains (mais pas tous) de ses programmes de subventions, ses réunions/conférences et certains de ses programmes, par exemple Emerging Leaders of Color (ELC). Bien que la demande dans le cadre de ce projet ne concerne que la refonte du logo de WESTAF, les recommandations présentées pour le changement de marque de WESTAF devront prendre en compte ces éléments supplémentaires dans la hiérarchie de l'organisation WESTAF.

À la fin du projet, l'entreprise sélectionnée fournira à WESTAF une nomenclature, un logo et un slogan finalisés, un package de marque exécutable comprenant un traitement détaillé des supports marketing (avec des éléments graphiques, des polices et des palettes de couleurs) et un manuel de normes qui guidera le personnel dans l'exécution transparente de la nouvelle marque.

La refonte de l'image de marque comprendra également la conception et le développement d'un nouveau site Web organisationnel. Le contenu du site Web provisoire de WESTAF, actuellement en cours de développement, devra être migré vers un nouveau modèle convivial, élégant et moderne qui intègre des photos, du contenu visuel et du texte tout en préservant le plan de site de base du site existant. Nos priorités pour la nouvelle conception du site incluent la migration vers un modèle moderne qui prend en charge la narration visuelle, en veillant à ce que le site Web soit accessible, rationalisé et innovant, en mettant à jour la page d'accueil pour qu'elle soit plus dynamique et pour mieux mettre en évidence les activités et informations clés.

Au moins un membre de l'équipe technique de WESTAF sera disponible pour vous aider dans le développement du back-end, la configuration de WordPress et d'autres tâches administratives telles que la sécurité, le référencement et l'hébergement. Le nouveau site WESTAF doit être compatible avec tous les principaux navigateurs (Chrome, Firefox, Safari et Edge) et réactif aux appareils mobiles et de bureau. De plus, le nouveau site doit suivre toutes les directives d'accessibilité ADA, atteignant la conformité WCAG-AA ADA.

Durée estimée du projet

Il est prévu que le projet de changement de marque prendra environ 8 à 10 mois à compter de la signature du contrat.

Processus de sélection 

Le choix du partenaire final du projet sera déterminé par le département MarComm ainsi que par un comité de sélection interne qui évaluera quelle entreprise est la plus qualifiée pour mener à bien le projet en fonction des informations demandées dans l'appel d'offres. Le comité de sélection se réserve le droit de déterminer le nombre de finalistes, mais il est prévu que jusqu'à trois entreprises seront sélectionnées pour un examen plus approfondi.  

Calendrier du processus de sélection 

Lancement de l'appel d'offres : semaine du 10 janvier 2022

Date limite de réponse : 25 janvier 2022

Les finalistes seront informés par courriel : semaine du 31 janvier 2022

Entretiens avec les finalistes : semaine du 7 février 2022

Attribution du contrat : semaine du 14 février 2022

Début prévu du projet : 1er mars 2022

Date prévue d'achèvement du projet : 30 décembre 2022

Exigences de soumission 

Les propositions doivent être soumises au format .pdf par courrier électronique à Leah Horn à l'adresse suivante : Leah.Horn@westaf.org et doivent inclure les éléments suivants : 

Profil de l’entreprise, ancienneté de l’entreprise et description des compétences de base de l’entreprise. 
Description de la philosophie et de la méthodologie de conception de l'entreprise. 
Portfolio de travaux similaires réalisés pour des clients précédents, y compris un package complet illustrant le changement de marque à travers le développement de slogans et d'éléments de conception et de couleurs utilisés dans une variété de pièces promotionnelles. 
Description de la disponibilité de l'entreprise à débuter le projet conformément au calendrier (voir ci-dessous). Fournir un calendrier proposé pour la mise en œuvre et la livraison. 
Liste des frais de service pour la réalisation des éléments demandés, avec le coût total estimé pour terminer le projet, et les honoraires horaires (avec le nombre d'heures estimé) ou les taux forfaitaires pour réaliser les éléments suivants : 

Slogan
Images intégrées et éléments de conception/polices/schémas de couleurs complémentaires 
Manuel de normes pour la mise en œuvre de la marque dans toute l'organisation de manière transparente et cohérente 

Biographies des personnes clés affectées au projet, y compris leur ancienneté dans l'entreprise. Veuillez noter que si votre entreprise est sélectionnée comme finaliste, vous devrez vous présenter à l'entretien uniquement avec les personnes clés qui travailleront sur le projet. 
Trois références incluant le type de travail effectué pour chacune d'elles et la date d'achèvement. Veuillez inclure le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone et le nom de la personne à contacter. 
Un résumé expliquant pourquoi votre entreprise est la plus qualifiée. 

Les réponses à cet appel d'offres doivent être reçues avant le 25 janvier 2022 à 17 heures (heure des Rocheuses). Après examen, les fournisseurs pourront être invités à rencontrer le personnel de WESTAF travaillant sur ce projet. La notification de l'offre gagnante sera faite au plus tard le 14 février 2022.

Les propositions doivent contenir les sections suivantes :

Résumé exécutif
Informations sur l'entreprise
Qualifications, y compris une liste des 5 derniers projets Web terminés avec les dates de fin, les URL et les coordonnées
Une description de votre processus de développement
Étapes du projet
Essai
Equipe proposée et qualifications
Calendrier proposé
Estimations des coûts ventilées par composante du projet, ainsi que votre tarif facturable habituel
Estimation des coûts pour la migration du site depuis l'hébergeur actuel
Termes et conditions